كيف تساعد أنظمة إدارة الموارد البشرية في حساب أجور الإجازات السنوية

من الجيد الاستمتاع بإجازة من عامٍ إلى آخر، فهي تدعّم الصحة العقلية والجسدية وتحفظ التوازن بين الحياة المهنية والشخصية. فالإنسان ليس بآلة، أي أننا بحاجة استراحاتٍ لنستردّ عافيتنا. وللتوازن الصحّي بين الحياة المهنية والشخصية فوائد كثيرة، من بينها: خفض مستويات التوتّر وإمكانية الإصابة بالإرهاق الشديد، ورفع مستويات الإنتاجية والعافية، فضلاً عن استفادة كلا الطرفين من الإجازة؛ حيث تقلل الشركات أيضاً من المصاريف ونسبة الغيابات، وتحظى بفريقٍ متفانٍ ونشيط.

من بين جميع سياسات الموارد البشرية، تحظى سياسة الاجازة باهتمام عظيم على الفور. حيث يأخذ الموظفون إجازات باستمرار واضعين سياسة إجازات شركتك تحت الاختبار بشكل يوميّ.

سيتناول هذا المقال جميع جوانب تصميم سياسة حساب أجر الإجازات السنوية، كما سيقدم اقتراحات لأفضل الممارسات لأخصائي الموارد البشرية.

فوائد نظام إدارة الإجازات الجيد

تقتصر فائدة اعتماد نظام إدارة حساب أجور الإجازات السنوية على تقليل الأخطاء فحسب، بل يمنح النظام الجيد عدد من المزايا الأخرى للمؤسسة. سيوفّر لك النظام الممتاز كلاً مما يلي:

• لا مزيد من الأعمال الورقية:

يوجد ما هو أكثر كفاءة من السجلات التقليدية. حيث تحدّ أنظمة إدارة حساب أجور الإجازات السنوية من كمية تلك الأعمال الورقية الشاقة. فالتعامل اليدويّ مع أحجام ضخمة من البيانات باستخدام الجداول أمرٌ فوضوي وقد يؤدي إلى حذفها أو تحديثها أو تعديلها عن طريق الخطأ. بحلول عام 2020، تعطّل عالمياً حوالي 0.86٪ من محركات الأقراص الصلبة. لذلك، أفضل استراتيجية لتقليل الأخطاء البشرية واحتمال فقدان البيانات هي تخزين تفاصيل إجازات الموظفين في نظام إدارة الإجازات.

• سهولة الوصول:

من الضروري السماح للموظفين بالوصول إلى بياناتهم بسهولة، وفي ذات الوقت حفظ تلك البيانات بصيغة يستحيل تعديلها من غير إذن. لكن هذا التوازن صعب التحقيق، فغالباً ما تتطلب الموافقة على الإجازة إذن مسؤولين غير المدير، مثل مدير الموارد البشرية ومدير المشروع والمشرف وغيرهم.

يحتاج جميع أولئك الخبراء إلى الوصول إلى جداول وسجلات وأرصدة إجازات أي موظف قد يأتي إليهم بطلب. تحلّ لوحة التحكم الواحدة لنظام إدارة حساب أجور الإجازات السنوية كل تلك المشكلات. كما يصبح بمقدور جميع الأطراف الوصول إلى بيانات إجازات الموظفين بفضل تقنية HRmatters العالمية بالتخزين السحابيّ.

• تواصل محسّن::

يمكنك التحقق من تفرّغ أعضاء الفريق ضمن إطار زمني معيّن باستخدام النظام المركزي وقاعدة البيانات التي تضم جميع التفاصيل المتعلقة بالإجازات السنوية المخططة. وتوفر قنوات الاتصال المحسنة وضوحاً أكبر. غير أنّ باستطاعتك إدارة إجازات أعضاء الفريق المساهمين في شتّى عمليات الشركة بمساعدة نظام إدارة الدوام والإجازات.

• توفير الوقت:

وفقاً لموقع Salary.com فإن متوسط دخل مدراء الموارد البشرية في الولايات المتحدة هو 105,880$ سنوياً. على فرض أن المدير يقضي 7 ساعات شهرياً لمراقبة الإجازات وتحديث رصيد 50 موظف، سيستغرق ذلك 84 ساعة عمل سنوياً. ما يمثل عبئاً مادياً ضخماً على الشركة ويقلل من الإنتاجية.

ومع توسع أعمال الشركة، سيزداد الوقت المستغرق لتجميع طلبات الإجازة. بينما يمكن إنجاز كل ذلك بتكلفة أقلّ وكفاءة أعلى باستخدام نظام إدارة الدوام والإجازات. ويوضّح الرسم المرافق عائد الاستثمار الضخم (ROI) لأتمتة أنظمة إدارة الدوام والإجازات.

• تصفّح آني للبيانات:

سيصبح اتخاذ قرارات سديدة أسهل عليك بتوافر المعلومات الملائمة. فقد يهدر إدخال البيانات وحفظها ضمن الجداول الوقت، مؤخّراً عملية اتخاذ القرار. هذا غير إمكانية الحاجة لتحديث البيانات، الأمر الذي قد يتسبب بسوء التقدير.

باستخدام نظام متطور لإدارة الدوام والإجازات، بإمكانك حفظ البيانات واستعادتها على وجه السرعة. وتستطيع أيضاً الاستفادة من آخر البيانات المقدمة من برنامجك لاتخاذ قرارات سريعة ودقيقة نظراً لإمكانية التصفح الآني للبيانات.

عدة طرق تسهل من حساب أجور الإجازات السنوية

يساعد نظام إدارة الموارد البشرية في تحليل حسابات أجور الإجازات السنوية بطرق عديدة:

• أتمتة العملية:

يمكن لنظام إدارة الموارد البشرية أتمتة حساب أجور الإجازات السنوية، مما يقلل خطر وقوع الأخطاء ويوفر الوقت على قسم الموارد البشرية.

• متابعة إجازات الموظفين:

يمكن للنظام متابعة طلبات إجازات الموظفين والموافقة عليها أو رفضها بناءً على سياسات الشركة. ويضمن هذا حصول الموظفين على رواتب دقيقة من غير زيادة أو نقصان عند حساب أجور إجازاتهم السنوية.

• دقّة السجلات:

يمكن للنظام الاحتفاظ بسجلات دقيقة لإجازات الموظفين، بما في ذلك عدد أيام وتاريخ كل إجازة والأجور المستحقة. تفيد هذه المعلومات في حساب أجور الإجازات السنوية وضمان توافقها مع قوانين العمل.

• إدارة المستحقات:

يمكن لنظام إدارة الموارد البشرية تنسيق الإجازات المستحقة سنوياً، ما يضمن نيل كل موظفٍ إجازات تتناسب مع عدد ساعات عمله وأقدميّته في الشركة.

• إعداد التقارير:

يمكن للنظام إنشاء تقارير عن إجازات الموظفين، بما في ذلك عدد الأيام والأجور المستحقة. تفيد معلومات كهذه في التخطيط للإجازات المستقبلية والميزانية المخصصة لأجورها.

• التكامل مع نظام الرواتب:

يمكن دمج نظام الإجازات مع نظام الرواتب وأتمتة حساب ودفع أجور الإجازات السنوية.

عموماً، يمكن لنظام إدارة الموارد البشرية المساعدة في ضمان الامتثال لقوانين العمل، وتبسيط عملية حساب أجور الإجازات السنوية، وتوفير سجلات دقيقة تستخدم لاحقاً للتخطيط للإجازات والميزانية المخصصة لأجورها.

اقتراحات لتعزيز نظام إدارة الإجازات

يعمل نظام إدارة الإجازات على تبسيط عمليات الشركة والموظفين من خلال أتمتة حساب أجور الإجازات السنوية وإدارتها، وبالنتيجة، تصبح العملية أقلّ تعقيداً. كما يوفر حل إدارة الإجازات الوقت. فيما يلي ستة مقترحات لتطوير نظام إدارة إجازات كفؤ:

• وضوح سياسة الإجازات:

تتمثّل الخطوة الأولى لتحسين إدارة الإجازات في وضع سياساتها. الأمر الذي يحفظ التوازن بين مصالح الشركة وضمان إدراك الموظفين لحقوقهم.

من صفات نظام إدارة الإجازات المثالي تمكينه قسم الموارد البشرية من تطوير سياسات الإجازات المفتوحة والإشراف عليها. حيث يسمح البرنامج بوضع أحكام تضبط حسابات نصف الدوام والأيام المرضية وإجازات الأمومة والأبوة والعطلات الرسمية وغيرها. إضافةً إلى تمكين إدارة الموارد البشرية من تبسيط عملية الموافقة باستخدام التسلسل الهرمي للإدارة.

• لوحة تحكم شاملة:

من حقّ العاملين رؤية المتبقي من عطلهم بالإضافة إلى أيام عطلة زملائهم عند تقديم طلب إجازة. ومجدداً، يتطلب هذا وجود لوحة تحكم واحدة يمكن استعراضها من قبل جميع الموظفين.

تزيد لوحة التحكم المتكاملة إلى حدّ كبير من قابلية استخدام نظام إدارة حساب أجور الإجازات السنوية وفعاليته. ولتقييم طلب الإجازة بدقة، يحتاج قادة الأقسام ومتخصصو الموارد البشرية الوصول إلى سجل إجازات كل موظف ورصيده وتقويم القسم وقوائم العطلات وتغطية القوى العاملة.

• برنامج إدارة الإجازات:

يمكنك شراء برامج لمتابعة طلبات الاستراحة والعطل والإجازات. تتمثّل فائدة مثل هذه البرامج في تبسيط عملية الموافقة على طلب الإجازة وحفظ سجل بالإجازات المتاحة وغير المتاحة.

يوفر نظام إدارة الدوام والإجازات بتخزين سحابيّ إمكانية الوصول من أي مكان مع تعدد المستخدمين، ما ينفي الحاجة لتثبيت البرامج وتحديثها. ولهذا السبب، فقد أصبح النظام الآن قابلاً للتنقل ومتاحاً في كل الأوقات. يمكن لموظفيك تقديم طلبات الإجازة أو رفضها أو الموافقة عليها أو إلغاؤها في أي وقت ومن أي مكان.

• أرصدة الإجازات:

عادة ما يتم إدخال رصيد إجازة كل موظف يدوياً، وهو أمر غير مجد ومكلف ويستغرق وقتاً طويلاً. في حال عدم قدرة نظام إدارة الإجازات على تحديد رصيد الإجازة، فلا فائدة من شرائه. يتتبع نظام إدارة الدوام والإجازات الجيد الإجازات التي استفاد منها الموظف ويوثقها. ويمكن عرض جميع طلبات الإجازة السابقة على منصة واحدة شاملة. يعزز هذا من خدمة إدارة الإجازات ويزيد من الانفتاح التنظيمي.

• التواصل الفعّال:

يعد تواصل الموظفين الفعال جوهرياً في تطوير نظام متين لإدارة الدوام والإجازات. فيجب أن يكون الموظف على دراية تامة بمسؤولياته قبل وخلال وبعد العطلة. وبالنتيجة، تصبح بيئة العمل مبهجة أكثر، ويبدأ الناس بالوثوق في الشركة.

• الامتثال القانوني:

من واجب كل مؤسسة إدارة الدوام والإجازات بما يتوافق مع قوانين ولوائح العمل المعتمدة، ويجب أن تعكس سياسة الإجازات المعايير الحكومية والشركيّة. ويعد إبلاغ الموظفين بحقوقهم أمراً مفصلياً، ذلك لتعريفهم بمزاياهم الوظيفية.

يسهُل على الموظفين وضع قواعد تضبط أوقات راحتهم بما يتوافق مع قوانين الدولة واللوائح المحلية عبر أتمتة نظام إدارة الإجازات. على سبيل المثال، يُرسَل تنبيه تلقائي في حالة تجاوز الإجازات المسموحة سنوياً، ما يضمن عدم تخطّي السقف المحدد مسبقاً. غير أن عدم الامتثال يؤدي إلى الإضرار بسمعة الشركة، وقد يرفع عدد من الموظفين دعاوى ضدك إذا طبقت سياسة إجازات تعسفية. ولذلك، من الضروري الاطلاع دوماً على تشريعات وقوانين العمل الحالية

في الختام

يمكن أن يساعد نظام إدارة الموارد البشرية في حساب أجور الإجازات السنوية عن طريق أتمتة العملية وضمان دقتها. فيمكن للنظام مثلاً تتبع أرصدة إجازات الموظف وحساب المدفوعات تلقائياً بحسب راتبه وطول الإجازة المأخوذة، فضلاً عن تحديث معلومات السجلّ. بالمقارنة مع الحسابات اليدوية، قد يوفر أيضاً الكثير من الوقت ويقلل احتمالية وقوع الأخطاء. كما يمكن للنظام إنشاء تقارير عن الإجازات المأخوذة والمستحقات، الأمر الذي يمكن استغلاله لأغراض الميزانية والتنبؤات.

أسئلة شائعة

• كيف يساعد نظام إدارة الموارد البشرية في حساب أجور الإجازات السنوية؟

يمكن لنظام إدارة الموارد البشرية أتمتة حساب أجور الإجازات السنوية عن طريق إدخال تفاصيل راتب الموظف ومدة عمله لتحديد معدل استحقاق الإجازة والدفع. مما يوفر الوقت ويقلل من خطر وقوع الأخطاء مقارنة بالحسابات اليدوية.

• هل يمكن للنظام استيعاب عدة سياسات إجازات لمختلف الأقسام أو المواقع؟

يمكن ضبط إعدادات نظام إدارة الموارد البشرية ليعمل بسياسات إجازات مختلفة لأقسام أو مواقع أخرى. يسمح ذلك بحساب أجور الإجازات السنوية بدقة بناءً على النهج المحدد الذي ينطبق على موظف معين.

• كيف يحسب النظام معدلات الأجور المختلفة للموظفين الآخرين؟

يمكن ضبط إعدادات نظام إدارة الموارد البشرية لاستخدام معدلات أجور مختلفة للموظفين الآخرين بحسب عوامل كالمسمى الوظيفي أو الأقدمية أو العضوية النقابية. ما يسمح للنظام باحتساب أجور الإجازة السنوية لكل موظف بدقة.

• هل يمكن للنظام تتبع وتسجيل رصيد الموظف واستفادته من إجازاته؟

نعم، يمكن لنظام إدارة الموارد البشرية تتبع وتسجيل استخدام إجازات الموظف ورصيده. يتيح ذلك حساب أجور الإجازات السنوية بدقة وضمان عدم تجاوز الموظفين سقف إجازاتهم المستحقة.

• هل يمكن للنظام حساب أجور الإجازات الموزعة على الموظفين المنضمين أو المغادرين منتصف العام؟

نعم، يمكن لنظام إدارة الموارد البشرية حساب أجور الإجازات الموزعة على الموظفين المنضمين أو المغادرين منتصف العام. مما يسمح بحساب أجور الإجازات السنوية بدقة بحسب الوقت الذي قضاه الموظف مع الشركة.