ما هو نظام مراقبة الدوام؟ آلية عمل نظام مراقبة الدوام

لطالما كان تتبع ساعات عمل الموظفين أمرًا جوهريًا، سواء باستخدام البطاقات المثقبة قديمًا أو بطاقات الدخول الإلكترونية وأجهزة القياس الحيوية حديثًا. ويُفترض عادةً أن يتابع الموظفون وقت دخولهم ومغادرتهم عند الحضور إلى مكان العمل. لذا، يُسارع معظم الموظفين إلى تعبئة صحيفة الدوام اليومية قبل مغادرتهم.

تؤجل هذه العملية في أسوأ الحالات إلى آخر يوم من الأسبوع أو الشهر، تمامًا قبل تسليم صحيفة الدوام إلى قسم الموارد البشرية. نلاحظ أن أساليب ضبط الدوام اليدوية تؤثر سلباً على معنويات الموظفين وإنتاجيتهم. فلن يفضي تسجيل الموظف لساعات عمله عند انتهاء يوم العمل الفعلي إلا إلى وقوع أخطاء متعمدة أو غير متعمدة في جداول الدوام من بين مشكلات أخرى.

على المؤسسات حلّ مشاكل الامتثال وأخطاء كشوف المرتبات وغيرها من المهام دون الاعتماد على نظام مراقبة دوام الموظفين. بينما يمكن للمؤسسات تقليل كمية الأعمال الإدارية وتحرير سجلات دوام دقيقةٍ وتذليل معوقات العملية عبر تبديل جداول الدوام الورقية ببرنامج مراقبة الدوام المناسب.

إذا كنت تود معرفة المزيد عن نظام مراقبة الدوام وفوائده المحتملة على شركتك، فتفضل بقراءة هذا المقال.

ما هو نظام مراقبة الدوام؟

نظام مراقبة الدوام هو برنامج يساعد المؤسسات على إدارة وتتبع مدة وتفاصيل دوام الموظفين. يمكنه أتمتة العديد من المهام المتعلقة بالحضور بما في ذلك مراقبة الدوام وتحديد ساعات العمل وإدارة العمل الإضافي وإعداد التقارير.

يتكون النظام عادةً من عدة أدوات: واجهة تسجيل الدخول/المغادرة وقاعدة بيانات تُخزّن تفاصيل الحضور ووحدة إعداد تقارير تُقدّم مختلف أنواع كشوف الدوام. تتضمّن بعض أنظمة مراقبة الدوام وظائف أخرى مثل الجدولة ودمج كشوف المرتبات وإدارة الإجازات أيضًا.

يمكن تطبيق النظام البرمجيّ باستخدام العديد من الوسائل التقنية بما في ذلك أجهزة المقاييس الحيوية وبطاقات التعريف بموجات الراديو (RFID) وتطبيقات الهاتف وواجهات الويب. كما يتمتع نظام مراقبة الدوام بمستويات كفاءة ودقة وأمان أعلى بفضل توظيفه أحدث التقنيات.

أنظمة مراقبة الدوام مفيدة للشركات من كافة الأحجام نظرًا لقدرتها على زيادة حضور الموظفين وخفض الغيابات. فضلاً عن إعانة المؤسسات على الامتثال لقواعد وأنظمة العمل وتوفير وقت وجهد مسؤولي الموارد البشرية.

آلية عمل نظام مراقبة الدوام

نظام مراقبة الدوام أداة رقمية تُستعمل لتتبع وإدارة حضور الموظفين أو الطلاب. وعادةً ما تكون آلية عمله على الشكل التالي:

• إدخال البيانات:

يُسجل الموظفون أو الطلاب حضورهم في نظام مراقبة الدوام عن طريق إدخال بطاقة التعريف أو الاسم أو معرّفاتهم الخاصة الأخرى. يمكن استخدام جهاز كمبيوتر أو هاتف محمول أو جهاز قياس حيوي للوصول إلى النظام. ويعمل إدخال البيانات في نظام مراقبة الدوام عادةً على النحو التالي:

• تعريف الموظف: يُمنح الموظفون رقمًا تعريفيًّا أو رمزًا فريدًا بهدف تتبع حضور كل موظف على حدة. ويتم هذا إما بتمرير البطاقة أو إدخال اسم المستخدم أو رقم الشارة.
• تسجيل الحضور: بعد تحديد هوية الموظف، يتتبع النظام ساعات حضوره. ومن الممكن استعمال أدوات عديدة لإنجاز هذه المهمة مثل المؤقتات أو الماسحات الحيوية أو تطبيقات الأجهزة المحمولة أو واجهات الويب. ويُسجل النظام كافة تواريخ ومواعيد ومواقع تسجيل الدخول والمغادرة.
• تخزين البيانات: يمكن لأفراد الطاقم المأذون لهم استعراض وتحليل كشوف الحضور المحفوظة في قاعدة بيانات.
• التوثيق والتصحيح: تشمل خدمات النظام أيضًا وضع اختبارات تضمن دقة وشمولية البيانات. على سبيل المثال، قد يتحقق من صحة رقم شارة الموظف أو يلحظ تخطي الموظف تسجيل دخوله أو مغادرته. ويطلب النظام من العامل أو الإدارة تحديث المعلومات في حال وجود أي مشاكل.
• إعداد التقارير والتحليلات: يمكن الاستفادة من بيانات الحضور في إعداد التقارير وتحليل أنماط الدوام المتكررة كمعدلات التأخير أو التغيب أو الالتزام بتعاليم الحضور. مما يسمح بتحديد المشاكل بدقة ووضع خطط من شأنها زيادة الإنتاجية والالتزام.

• المتابعة لحظة بلحظة:

يستخدم نظام مراقبة الدوام تقنيات عديدة كالمقاييس الحيوية وبطاقات التعريف بموجات الراديو (RFID) ونظام تحديد المواقع العالمي (GPS) لجمع ومتابعة البيانات لحظة بلحظة.

إليك آلية عمله:

• المقاييس الحيوية: تستخدم أنظمة مراقبة الدوام الحيوية سمات الموظف الجسدية مثل بصمة الإصبع أو قزحية العين أو تقاسيم الوجه لتحديد هويته وتأكيد حضوره. تقرأ أجهزة المسح الحيوي إصبع أو وجه الموظف وتقارنه بقاعدة بيانات مسجلة مسبقًا. مما يمنع التلاعب بساعات العمل ويضمن تسجيل الموظفين حضورهم شخصيًا.
• بطاقات التعريف بموجات الراديو (RFID): يتواصل نظام مراقبة الدوام الداعم لتقنية RFID مع قارئ الموجات والرقاقة المثبتة على بطاقة أو شارة الموظف عبر موجات الراديو. ويسجل النظام حضور الموظف بمجرد تمريره البطاقة أو الشارة أمام قارئ الموجات. لذا، فهي عملية سريعة وفعالة وتتيح متابعة الحضور من غير أي تماس مباشر، الأمر المفيد خاصةً في إطار الوباء الحالي.
• نظام تحديد المواقع العالمي (GPS): يستعمل نظام مراقبة الدوام الداعم لتقنية GPS تفاصيل الموقع لمتابعة حضور الموظفين. حيث يسجل موقع الموظف لحظة وصوله مكان العمل ولحظة مغادرته عبر تقنية GPS. وهي تقنية مواتية خاصةً لمن لا يرتبط دوامهم بمكتب فعلي كالعاملين الميدانيين أو الموظفين عن بعد.

• حسابات آلية:

نظام مراقبة الدوام هو برنامج يبسط عملية تتبع وإدارة بيانات حضور الطلاب أو الموظفين. إحدى أهم خصائصه هي الحسابات الآلية التي تتيح إحصاء بيانات الحضور وفقًا للقواعد المقررة من غير تدخل بشري.

إليك خطوات عمل نظام مراقبة الدوام الداعم للحسابات الآلية:

• إدخال البيانات: يجب إدخال بيانات الحضور أولًا بإحدى الطرق المتوفرة، بما في ذلك أدوات القياس الحيوي أو البطاقات الممغنطة أو الإدخال اليدوي.
• معالجة البيانات: بعد إدخال معلومات الحضور إلى النظام، يبدأ البرنامج بمعالجتها. ويتطلب تحديد هوية العامل أو الطالب ووقت وتاريخ حضورهم وكافة المعلومات ذات الصلة كنوع الإجازة المأخوذة.
• الحسابات الآلية: يحسب النظام بعد ذلك عدد ساعات العمل أو الأيام التي حضرها الطالب أو العامل باستخدام بيانات الحضور ومقارنتها بقواعد محددة مسبقًا. على سبيل المثال، يمكنه تسجيل أيام العمل الكاملة فقط لمن يتقاضون رواتبهم يوميًا، أو اقتطاع نصف يوم من دوام الموظف المتأخر.
• إخراج المعطيات: الخطوة الأخيرة هي إنشاء تقارير من بيانات الحضور. يمكن استخدام هذه التقارير لتقييم أداء الموظف أو الطالب وتتبع أنماط الحضور والتغيب.

• إعداد التقارير:

يمكن للمستخدمين إنشاء كشوف بناءً على بيانات الحضور من خلال ميزة إعداد التقارير المتوفرة بنظام مراقبة الدوام. فيما يلي خطوات إنشاء تقارير الحضور ضمن نظام مراقبة الدوام:

• جمع البيانات: يمكن استخدام مختلف الأدوات لجمع البيانات، بما في ذلك الماسحات الحيوية وقارئات RFID وتطبيقات الهاتف وإدخال البيانات يدويًا.
• معالجة البيانات: تُحفظ المعلومات في قاعدة البيانات بعد المعالجة. ويحدد النظام ساعات حضور كل موظف أو طالب بناءً على المعلومات المجمعة.
• إنشاء التقارير: تتيح خاصية إعداد التقارير في نظام مراقبة الدوام للمستخدمين إنتاج مجموعة متنوعة من التقارير، بما في ذلك كشوف الحضور اليومية والشهرية بالإضافة إلى تقارير التأخير والغياب.
• التخصيص: تتيح هذه التقنية للمستخدمين تعديل التقارير حسب احتياجاتهم. كما يُتاح للمستخدمين تحديد نطاق البيانات أو الموظفين أو الطلاب المراد تضمينهم وتصفية البيانات وفقًا لمعايير محددة.
• تصدير التقارير: يمكن استخراج التقارير بعذدة صيغ مختلفة، بما في ذلك PDF و Excel و CSV. يمكن للمستخدمين أيضًا جدولة إنشاء وإرسال التقارير عبر البريد الإلكتروني تلقائيًّا.
• التحليل: يوفر نظام مراقبة الدوام أيضًا أدوات لتحليل بيانات الحضور. وتسمح هذه التقنية للمستخدمين مراقبة حضور الموظفين أو الطلاب وملاحظة الأنماط واتخاذ إجراءات تصحيحية إذا لزم الأمر.

• تكامل:

يعد تكامل نظام مراقبة الدوام مع الأنظمة والتطبيقات التنظيمية الأخرى ميزة مهمة. إليك عملية دمج نظام مراقبة الدوام:

• دمج معلومات الموظفين: يُدمج نظام مراقبة الدوام مع نظام الموارد البشرية لتسجيل معلومات الموظف كالاسم والمعرّف والقسم. وتُحدد هوية الموظف عند تسجيل الدخول أو المغادرة من خلال هذه المعلومات.
• جمع بيانات الحضور: تجمع أنظمة مراقبة الدوام بيانات الحضور من مصادر مختلفة، بما في ذلك أجهزة الاستشعار الحيوية والبطاقات الممغنطة وتطبيقات الهاتف. تُخزن تلك البيانات بعد ذلك ضمن قاعدة بيانات مركزية.
• تفاصيل كشوف المرتبات: يُدمج نظام مراقبة الدوام مع نظام كشوف المرتبات للشركة لتسجيل معدلات أجور الموظفين وسياسات العمل الإضافي وتعويضات الإجازة. تُستخدم هذه البيانات لاحقًا لاحتساب رواتب الموظفين وإعداد كشوف المرتبات.
• إعداد التقارير والتحليلات: تقدم أنظمة مراقبة الدوام مختلف التقارير والتحليلات بهدف مساعدة المديرين في اتخاذ قرارات حكيمة. يمكن للمدير مثلًا استخدام النظام لمعرفة أنماط الحضور والغياب ومراقبة الامتثال لقوانين العمل.

بشكل عام، يسهل نظام مراقبة الدوام على المؤسسات متابعة الحضور ويقلل من عبء العمل الذي يعاني منه موظفو الموارد البشرية ويوفر بيانات دقيقة تعين على اتخاذ قرارات صائبة.

ما سر فعالية نظام مراقبة الدوام للإلكتروني؟

جعل نظام مراقبة الدوام الإلكتروني من إدارة الوقت عملية مؤتمتة عن طريق تتبعه التلقائي لساعات العمل. وقد شهدت هذه التكنولوجيا تطورًا ملحوظًا في السنوات الأخيرة. يمكن القول أن أفضل ما في مراقبة الدوام إلكترونيًا هو أنه يلغي العملية اليدوية القديمة والتي كانت بطيئة وغير فعالة ويقلل الحاجة لتسجيل الحضور ورقيًا. هل يفضل استخدام نظام الدوام الإلكتروني على الأساليب الأخرى؟ نعم! فقد حلت مراقبة الدوام إلكترونيًا في يومنا هذا محل النماذج التقنية السابقة. وبناءً على النقاط المذكورة أعلاه، فلا شك أن نظام الدوام الإلكتروني يرفع من إنتاجية وكفاءة الشركة.

• سهل الاستخدام: يسهل جدًا استعمال واجهة المستخدم. حيث تُعرض البيانات بطريقة تجعلها سهلة الفهم. غير أن تخزين البيانات وتحديثها عبر الإنترنت أمر بسيط.
• تقارير تلقائية: إنشاء تقارير الحضور سهل ومباشر. كما يحظى النظام بشعبية واسعة نظرًا لسهولة إدارة الحضور وأن الإجراء مؤتمت بالكامل.
• استبعاد الأخطاء – كل بني آدم خطاء. أما الآلات، فباستطاعتها قضاء ساعات عمل طويلة دون ارتكاب أي خطأ.
• تكلفة بسيطة – لم يعد يشتكي المستهلكون من صعوبة تركيب هذه الأجهزة في مكان العمل بعدما أصبحت متوفرة بأسعار معقولة.

في الختام

سيسهل عليك نظام مراقبة الدوام الممتاز متابعة الحضور ويمنع ضياع الوقت ويقدم رؤية شاملة لساعات عمل الموظفين. استخدام مقدرات النظام جوهري في سبيل تبسيط إدارة الوقت والحضور.

غالبًا ما تُدمج أنظمة مراقبة الدوام مع مصادر البيانات المختلفة كأجهزة القياس الحيوي والمؤقتات وواجهات الويب لجمع معلومات حضور الموظفين وحفظها. ثم يستخدم النظام هذه المعلومات لإنشاء التقارير وإدارة الجداول الزمنية وتحديد تعويضات وعلاوات الموظف.

بشكل عام، يمكن لنظام مراقبة الدوام أن يمثل أداة قيمة للشركات التي تتطلع إلى تعزيز إدارة القوى العاملة وتبسيط إجراءات مراقبة الحضور.