ما هو برنامج تتبُّع الحضور والانصراف لإدارة الموظفين، وما آلية عمله؟

هل تجد نفسك في محاولات دائمة لتتبُّع المُدة الفعلية لساعات عمل الموظفين؟ وما إذا كانوا يصلون لمقر العمل في الوقت المُحدد أم لا، وما إلى ذلك
هل توَدّ معرفة كل ما يخص موظفيك بما يتضمن ذلك من عدد ساعات عملهم اليومية وما إذا كانوا يبدأون الدوام في وقته أم لا؟ 

باستخدام برنامج تتبُّع الحضور  والانصراف لإدارة الموظفين، من الممكن إتمام تسجيل موعد حضور وانصراف الموظفين للدوام وكذلك عدد ساعات العمل آليًا. بفضل هذا البرنامج، صار الحل الوافي الآن بمتناول الشركات التي كانت تجد مشقة في مُراقبة عملية تسجيل الحضور يدويًا وغيرها من المهام الإدراية ذات الصلة.
يُمكن للموظفين تسجيل أوقات الحضور والانصراف إلكترونيًا باستخدام البرنامج مما يُلغي الحاجة لاستخدام أوراق تسجيل الأوقات، ويُقلل كذلك من احتمالية حدوث الأخطاء في التسجيل.
علاوةً على ذلك، يُمكن الاستفادة من وتوظيف البيانات المُستخرجة من برنامج إدارة الحضور  والانصراف فيما يتعلق بكشف الرواتب ومراجعات الأداء ومتطلبات الامتثال.
عادةً ما يتضمن النظام  خصائص ومزايا عدة، منها على سبيل المثال: إدارة  طلبات الإجازات، إدراج القياسات الحيوية، دمج برنامج كشف الرواتب.
يتبع البرنامج آليّة التخزين السحابية Cloud-based ويُمكن الوصول إليه من خلال متصفح ويب أو تطبيق هاتف، وغالبًا ما يأتي مُتضمنًا خصائص ومزايا عِدة.

بوجه عام، ستقدم هذه المُدوّنة إرشادات تفصيلية حول استخدام برنامج تتبُّع الحضور والانصراف، بما في ذلك مزاياه وأهميته لأي شركة، كما يستعرض المقال معلومات حول كيفية اختيار نظام إدارة تتبُّع الحضور والانصراف الموظفين، والسبب الذي قد يدفعك لاقتنائه في المقام الأول.

ما هو برنامج الحضور والإنصراف؟

يُعرف على أنه برنامج يعمل على التتبُّع الآلي لأوقات حضور وانصراف الموظفين بالإضافة لعدد ساعات العمل. 

باستخدام هذا البرنامج، يمكن لأصحاب العمل الاحتفاظ بسجلّات دقيقة لأوقات حضور وانصراف الموظفين، وفترات الراحة، وساعات العمل الإضافية، وبإمكان الموظفين كذلك تسجيل الحضور والانصراف إلكترونيًا، مما يلغي الحاجة إلى أوراق تسجيل الأوقات ويُقلل من احتمالية حدوث أخطاء. 

علاوةً على ذلك، يُمكن الاستفادة من وتوظيف البيانات المُستخرجة من برنامج إدارة الحضور فيما يتعلق بكشف الرواتب ومراجعات الأداء ومتطلبات الامتثال، كما يمكن لهذا البرنامج تيسير سير العمليات الإدارية وزيادة الإنتاجية وضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل. إن اقتناء برنامج تتبُّع الحضور والانصراف لإدارة الموظفين يُفيد الشركات من أوجُه عدة منها:  رفع الكفاءة، وزيادة الدقة، وتحسين الامتثال ودرجة رضاء الموظفين.

مزايا وخصائص نظام إدارة تتبُّع الحضور  والانصراف

الآن وبعد أن أدرك الجميع الدّواعي اللازمة لاستخدام نظام إدارة تتبُّع الحضور والانصراف وأهميته، فقد حان الوقت للتعرّف عن قرب على بعض الخصائص التي بوسعها رفع كفاءة الموظّفين وتوفير الوقت والجُهد. يُقدّم برنامج تتبُّع الحضور  والانصراف لإدارة الموظفين  حل عصري آمن وآلي لإدارة عدد ساعات عمل الموظف وأوقات حضوره الدوام وإجازاته، مما يساعد المؤسسة في رفع الكفاءة وخفض التكاليف وضمان الامتثال. عادةً ما يتضمن ذلك البرنامج المزايا والخصائص التالية:

• تتبُّع أوقات الحضور والانصراف وعدد ساعات العمل

يشمل تتبُّع أوقات حضور وانصراف الموظفين وعدد ساعات عملهم، بين أمور أخرى ، أوقات بداية وانتهاء الدّوام بالإضافة لأوقات الراحة وساعات العمل الإضافية. 

لإدارة القوى العاملة بشكل فعّال، وتحديد رواتب الموظفين بدقة، والامتثال لقوانين ولوائح العمل، ينبغي للشركات تتبُّع  عدد ساعات عمل وأوقات الحضور والانصراف بدرجة عالية من الدقة.  إن الجداول الزمنية المُنفذّة يدويًا، وهي الطريقة التقليدية المتَّبعة لمراقبة أوقات حضور وانصراف وعدد ساعات العمل، تكون عُرضة للأخطاء والتناقضات، مما يرفع التكاليف ويُضْعِف الإنتاجية.  بفضل تطوير برنامج تتبُّع الحضور والانصراف، صار بالإمكان مُراقبة أوقات حضور وانصراف وعدد ساعات العمل، وتوفير إحصاءات فورية خاصة بالبيانات وتقليل احتمالية حدوث أخطاء.

• حساب عدد ساعات العمل آليّا

أحد الجوانب الأساسية لبرنامج تتبُّع الحضور والانصراف هو الحساب الآلي لساعات العمل. نظرًا لأن التدابير اليدوية لم تعُد ضرورية، فقد انخفضت احتمالية حدوث أخطاء ومُشكلات الدِّقة. يُحدد البرنامج آليّا ساعات عمل الموظف، بما في ذلك الساعات العادية والإضافية وفترات الراحة، كما يتتبع –بشكل فوري- بيانات أوقات حضور وانصراف وعدد ساعات العمل.  بتسهيل إدراج عدد ساعات عمل الموظف في نظام كشف الرواتب، تعمل هذه الخاصيّة على تيسير إجراء عملية كشف الرواتب وتقليل الوقت والجهد اللازميْن لإجراء الحسابات يدويًا. يمكن للمُدراء مراقبة أداء الموظفين وضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل من خلال حساب عدد ساعات العمل بشكل آلي. توفِّر خاصيّة إدارة ساعات عمل الموظفين في برنامج تتبُّع الحضور والانصراف حل عملي وفعّال.

• إدراج الرواتب

لإعداد كشف الرواتب بكفاءة ، يجب إدراج الرواتب في برنامج تتبُّع الحضور والانصراف. لا داعِ  لإدخال البيانات يدويًا لأن البرنامج يُسجِّل آليًا البيانات الخاصة بأوقات حضور وانصراف وعدد ساعات العمل، ثم يُدمجها في نظام كشف الرواتب. صارت عملية إعداد كشف الرواتب أكثر دقة وفعالية بسبب ما يوفِّره هذا الإدراج من وقت وما يحدُّه من أخطاء، كما أن التطوّرات في الامتثال لقوانين الضرائب وغيره من اللوائح التي تؤثر على تعويضات الموظفين لم تعُد بعيدة المنال. يُمكن للمؤسسات توفير الوقت والمال مع ضمان الدقة والامتثال في الوقت ذاته من خلال تنفيذ عملية تتبُّع أوقات حضور وانصراف وعدد ساعات العمل، ودمجها بكشف الرواتب.

•  إدارة الإجازات 

بفضل خاصيّة إدارة الإجازات المُتضمنة في برنامج تتبُّع الحضور والانصراف، صار بإمكان المؤسسات مُعالجة طلبات إجازة الموظفين بفعالية أكبر. بإمكان الموظفين تقديم طلبات الإجازات إلكترونيًا، وبِوِسع المُدراء التصديق عليها أو رفضها بشكل فوري ويرجع ذلك لقدرة  البرنامج على تنفيذ عملية إدارة الإجازات آليًا.

باستخدام البرنامج، يُمكن للمدراء إدارة مستويات أفراد طاقم العمل وتخصيص الموارد بنجاح، مما يُتيح التتبُّع الفوري لأرصدة وطلبات إجازات الموظفين. يعمل نظام إدارة الإجازات وأوقات الحضور والانصراف على تبسيط سير العملية الإنتاجية التنظيمية، وتقليل احتمالية حدوث أخطاء من خلال تنفيذ عمليات إدارة الإجازات آليًا، وبالتالي تقليل العبء الإداري المرتبط بإدارة إجازات الموظفين يدويًا. بوجه عام، تعد إدارة الإجازات خاصيّة مفيدة من خصائص برنامج تتبُّع الحضور والانصراف والتي تُمكِّن الشركات من التعامل بسرعة وفعالية مع طلبات الإجازة المُقدمة من قِبَل الموظّفين.

•  التقارير الفورية

تُمثل خاصيّة التقارير الفورية أحد الجوانب ذات الفائدة فيما يتعلق ببرنامج تتبُّع الحضور، وتُتيح تلك الخاصيّة للمُدراء الوصول للمستجدات وأحدث البيانات بشأن إحصائيات حضور الموظفين للدوام وعدد ساعات عملهم. نظرًا لأن البرنامج يُنشئ ويُعِدّ التقارير آليًا، يُمكن للمُدراء التوصُّل –أولاً بأول-  للبيانات الخاصة بحضور الموظفين للدوام، كما يُمكنهم استخدام هذه الخاصيّة لمُراقبة أداء الموظفين، والاحتفاظ بسجلّات الغياب وساعات العمل الإضافية، واتّخاذ القرار الصائب فيما يتعلق بكيفية تخصيص الموارد ورصد مستويات الموظّفين. تُعدّ زيادة الوعي بما يخص طاقم العمل هى الأُخرى أحد مزايا التقارير الفورية بالنسبة للشركات؛ فهي مما تُمكّنهم من رصد التوجُّهات والأنماط واكتشاف الفُرص المُتاحة للنمو والتطوُّر.  تُمثل خاصيّة التقارير الفورية أحد أركان برنامج تتبُّع الحضور  والانصراف التي تمنح المُدراء معلومات قيّمة ومتبصّرة حول أوقات حضور وانصراف الموظّفين وأدائهم، مما يُمكنهم –أي المُدراء- من اتّخاذ قرارت صائبة ورفع كفاءة المؤسسة.

•  إدراج القياسات الحيوية 

يجب أن يتضمن برنامج تتبُّع الحضور  والانصراف قياسات حيوية مُدمجة بداخله بغرض التعرّف الموظفين بشكل آمن ودقيق. يُمكن التعرف على أصحاب العمل من قِبَل موظّفيهم من خلال  برنامج تتبُّع الحضور  والانصراف بتقنية القياسات الحيوية ، والذي تعتمد آليّته على استخدم سِمات جسدية مميزة ، بما في ذلك فحص قزحية العين والتعرف على الوجه وبصمات الأصابع. لم تعد هناك حاجة إلى تذكُّر أو إدخال بيانات تسجيل دخول للموظفين، وهذا بدوره يُقلل من إمكانية الغش في حساب الوقت أو الاحتيال على البرنامج. بمنع إمكانية الوصول غير القانوني وضمان التتبُّع الدقيق لحضور الموظفين للدوام، تُعزز تقنية القياسات الحيوية من مستوى الحماية لإجراءات تتبُّع الحضور. بوجه عام، تُعدّ تقنية القياسات الحيوية مُكوِّنًا قيمًا لبرنامج تتبُّع الحضور، من جهة توفيره لحل آمن وموثوق لتحديد هوية الموظفين وتتبُّع أوقات الحضور والانصراف.

• الامتثال لقوانين العمل

يتم التتبُّع الدقيق لبيانات حضور الموظفين للدوام وعدد ساعات عملهم  آليًا باستخدام برنامج تتبُّع الحضور والانصراف، مما يساعد الشركات على الامتثال لقوانين ولوائح العمل.  يمكن لأصحاب العمل تتبُّع ساعات عمل الموظفين والتحكم فيها باستخدام البرنامج للتأكد من اتّباعهم للقوانين المُنظِّمة لساعات العمل الإضافية، وفترات الراحة، والحد الأقصى لساعات العمل. وبدورها، تساعد التقارير التي يُنشئها برنامج تتبُّع الحضور والانصراف الشركات على الاحتفاظ بسجلّات دقيقة لحضور الموظفين للدوام، مما يضمن استيفائهم للالتزامات القانونية.  باستخدام برنامج تتبُّع الحضور، يمكن للشركات تفادي المتاعب والمُشكلات القانونية، وتجنُّب العقوبات الباهظة، والمُسائلات القانونية والإضرار بالسمعة. بوجه عام، يوفِّر برنامج تتبُّع الحضور  والانصراف آليّة مُعاونة لإدارة الامتثال لقوانين ولوائح العمل، مما يضمن أن الشركات تعمل بشكل أخلاقي وقانوني.

أهمية توافر  برنامج إدارة تتبُّع الحضور والانصراف في المؤسسات

في بيئات العمل المُعاصرة، يتزايد استخدام برنامج إدارة تتبُّع الحضور والانصراف يومًا بعد يوم؛ فالبرنامج يُمكِّن الشركات من التتبُّع الدقيق لعدد ساعات عمل الموظف وأوقات حضوره الدوام وإجازاته، وهي مُجملاً تُعد أمورًا مهمة لإدارة عمليات الشركة بشتّى الطُرق. تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لبرنامج إدارة تتبُّع الحضور والانصراف في التخلص من الحاجة إلى تنفيذ المهام يدويًا وما يرتبط بذلك من مخاطر الأخطاء وعدم الدقة. 

سيكون بِوِسع المؤسسات التركيز على المهام والواجبات الأكثر أهمية نظرًا لتوافر الوقت والموارد. يُمكّن البرنامج الشركات من الامتثال لقوانين ولوائح العمل وذلك من خلال إدارة جداول الموظفين وساعات العمل الإضافية والإجازات، كما يُقدّم البرنامج للمؤسسات إحصاءات قيّمة فيما يتعلق بالبيانات والتي قد توظِّفها لتحديد التوجُّهات والأنماط وفُرص النمو والتطوير. بكل مؤسسة، يُسهل برنامج إدارة تتبُّع الحضور والانصراف من رفع الكفاءة وخفض التكاليف وضمان الامتثال.

ما آليّة عمل برنامج تتبُّع الحضور والانصراف لإدارة الموظفين؟

يعمل برنامج حضور إدارة الموظفين على أتمتة وقت الموظف وإجازته ومراقبة الحضور. يتبع البرنامج آليّة التخزين السحابية Cloud-based ويُمكن الوصول إليه من خلال متصفح ويب أو تطبيق هاتف. 

بإمكان الموظفين كذلك تسجيل الحضور والانصراف إلكترونيًا من خلال جهاز حاسوب مكتبي  أو جهاز محمول باستخدام معلومات تسجيل الدخول الخاصة بهم. يُسجل البرنامج –بشكل آمن- البيانات الخاصة بأوقات الحضور  والانصراف وعدد ساعات العمل في قاعدة بيانات مركزية أثناء تتبُّعها أولاً بأول.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للنظام تقديم تقارير عن الإجازات وأوقات الحضور والانصراف والمعلومات الأخرى ذات الصلة والتي يمكن استخدامها لتولّي عملية كشف الرواتب، وإجراء تقييمات الأداء، وضمان الامتثال. غالبًا نا يتضمن البرنامج إمكانات متنوعة، منها على سبيل المثال: الاتصال ببرنامج كشف الرواتب؛ إدارة الإجازات؛ إدراج القياسات الحيوية. 

بوجه عام، يوفر برنامج تتبُّع الحضور والانصراف لإدارة الموظفين حل آلي شامل وآمن للتحكم في أوقات حضور وانصراف الموظفين وعدد ساعات العمل والإجازات، مما يساعد المؤسسات على تيسير سير العمليات الإدارية ، ورفع الكفاءة وضمان الامتثال.

ما السبب الذي قد يدفعك لاقتناء برنامج تتبُّع الحضور والانصراف لإدارة الموظفين؟

فيما يلي بعض ما تتمتع  به المؤسسات من مزايا عند اقتناء برنامج تتبُّع الحضور والانصراف لإدارة شؤون الموظفين وتنفيذ عمليات تسجيل أوقات لحضور والانصراف، وتوفير الوقت وإدارة إجازات الغياب:

• أولاً، يساعد البرنامج على تيسير الأنشطة الإدارية وتخفيف الضغط على طاقم عمل الموارد البشرية، مما يُزيد الدقة ، ويرفع الكفاءة، ويوفِّر التكاليف، ويقلل من معدل الأخطاء مقارنةً بالتنفيذ اليدوي للمهام.
• ثانيًا، يمكن للمدراء توظيف البيانات والتحليلات الفورية المُعدّة بواسطة البرنامج لتنظيم القوى العاملة لديهم، وإدارة أداء موظفيهم، وتخصيص الموارد.
• ثالثًا، يقلل برنامج تتبع الحضور من إمكانية مواجهة التداعيات المالية والقانونية وذلك بضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل.
• أخيرًا، بإمكان البرنامج زيادة مستوى رضا الموظفين من خلال تقديم نظام إدارة حضور وانصراف فعّال يتميّز بالشفافية والإنصاف ويلبّي رغباتهم في تحقيق المرونة والتوازن بين الجانبيْن العملي والاجتماعي.

خاتمة

يُمثل برنامج تتبُّع الحضور والانصراف لإدارة الموظفين طريقة عمليّة لتتبُّع عدد ساعات العمل والإجازات وأوقات  الحضور والانصراف. يوفِّر البرنامج  بيانات وتحليلات أولاً بأول حول أوقات حضور وانصراف الموظفين ويُلغي الحاجة إلى التنفيذ اليدوي للمهام، مما يقلل من احتمالية وقوع الأخطاء ومخاطر عدم الدقة. غالبا ما يتبع البرنامج آليّة التخزين السحابية Cloud-based ويتميّز بخصائص متنوعة، بما في ذلك إدارة الإجازات إدراج القياسات الحيوية وبرنامج كشف الرواتب

بوجه عام، يوفر برنامج تتبُّع الحضور والانصراف لإدارة الموظفين حل عصري وعملي وآمن للتحكم في أوقات حضور وانصراف الموظفين وعدد ساعات العمل والإجازات، مما يساعد الشركات على زيادة الإنتاجية، وخفض النفقات، وضمان الامتثال لقوانين ولوائح العمل. باستخدام هذا البرنامج، تتمكن الشركات من التنفيذ الآلي للإجراءات الإدارية، وزيادة الدقة، وتركيز الجهود على النقاط الأكثر أهمية في عملياتها.

الأسئلة الأكثر تكرارًا

• ما هو برنامج تتبُّع الحضور والانصراف، وما آليّة عمله؟

يُستخدم برنامج تتبُّع الحضور والانصراف، وهو أحد التطبيقات الرقمية، لجمع البيانات الخاصة بحضور الموظفين للدوام وعدد ساعات عملهم، وذلك من خلال مُختلف الوسائل كالقياسات الحيوية، ومراقبة ال GPS، ومنصات الخدمات الذاتية للموظفين. بعد الانتهاء من جمع البيانات، يعمل البرنامج على تحليل تلك البيانات ومن ثم إعداد تقارير تُقدّم بدورها إحصاءات حول إنتاجية الموظفين، وإدارة الحضور وعدد ساعات العمل. 

• كيف يُمكن لبرنامج تتبُّع الحضور والانصراف تعزيز إدارة شئون الموظفين؟

إن  تنفيذ عملية تتبّع الحضور آليًا؛ تقليل الأعباء الإدارية ومعدل وقوع الأخطاء بها؛ توفير تقارير وتحليلات فورية؛ تحسين درجة الامتثال لقوانين العمل؛ إدارة وجدولة فعّالة للأجازات،  تُعد جميعها طُرق يُمكن للبرنامج من خلالها مساعدة المؤسسات لإدارة موظّفيها بفعالية أكبر.

• كيف يمكن للشركات اختيار أفضل نظام لإدارة الحضور  والانصراف بما يُلائم متطلباتها؟

يمكن للشركات اختيار أفضل برامج إدارة الحضور والانصراف من خلال تحديد احتياجاتها، ومقارنة الحلول التي تُقدّمها البرامج المختلفة، ومراعاة عوامل كالتكلفة والمزايا وسهولة الاستخدام، واختيار الحل الذي يناسب احتياجاتها وميزانيتها.

• كيف يُمكن لاستخدام برنامج إدارة الحضور والانصراف مساعدة الشركات في الامتثال للوائح وقوانين العمل؟

إن  تنفيذ عملية تتبّع الحضور والانصراف آليًا، والمتابعة الدقيقة لعدد ساعات العمل، وتوفير تقارير وتحليلات فورية، وإدارة وجدولة فعّالة للأجازات تُعد جميعها طُرق يُمكن للبرنامج من خلالها مساعدة المؤسسات في الامتثال للوائح وقوانين العمل.