مميزات نظام إدارة الإجازات وكيف يمكنك الاستفادة منه

يعد نظام إدارة الإجازات أحد أكثر الأنظمة المفيدة لفريق الموارد البشرية فيما يتعلق بإدارة المخاطر وتقليل النفقات الإضافية، مما يجعله ممتازًا في تجنب الخسائر. ولكن ماذا عن مميزات استخدام هذه الحلول؟

قد تبدو لك مهمة إدارة أوراق الإجازات في البداية أمرًا بسيطًا. ليس عليك سوى مراجعة عدد أيام الإجازة التي يطلبها كل موظف والتأكد من امتثاله لقواعد العمل المحلية. سيكون الأمر سهلًا إذا كنت تشرف على ثلاثة موظفين على سبيل المثال، ولكن كلما زاد العدد، كلما أصبحت المهمة شاقة وصعبة.

لذلك، يعد نظام إدارة الإجازات إضافة قيمة إلى أدوات إدارة المخاطر وخفض التكاليف المعتمدة داخل شركتك.

هل تراقب بانتظام نظام إدارة إجازات الموظفين؟

تشمل إحدى المسؤوليات الأساسية لفرق الموارد البشرية إدارة الإجازات. يمكنك التعرف من خلال هذا المقال على نظام إدارة الإجازات وكيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة من تطبيقه.

يغطي هذا المقال مجموعة واسعة من الموضوعات ، بما في ذلك ماهية إدارة الإجازات وسبب أهميتها. لنبدأ سويًا!

ما هو نظام إدارة الإجازات؟

يشمل نظام إدارة الإجازات الخطوات والإجراءات التي يستطيع من خلالها الموظفون طلب إجازات، والتصريح لهم بذلك بواسطة مشرفيهم، ومراقبة أرصدة إجازاتهم.

تختار معظم الشركات أولاً إجراءً يدويًا يتطلب من قسم الموارد البشرية القيام بالكثير من الأعمال التي تستهلك الكثير من الوقت.

قد تشمل الإدارة الاعتيادية للإجازات هذه الخطوات:

• يمكن للموظف الاطلاع على ملف Excel-للعرض فقط- والذي يُدار بواسطة قسم الموارد البشرية للتحقق من رصيد.
• يرسل الموظف بريدًا إلكترونيًا إلى إدارته.
• يراجع المدير جدول العمل وغياب أعضاء الفريق الآخرين قبل الموافقة على الإجازة أو رفضها.
• يتم إبلاغ مدير الموارد البشرية أيضًا عند الموافقة ليشارك في تعديل أرصدة الإجازات.

عند إدارة عدد قليل من الأفراد، يعد هذا أمرًا سهلًا يمكن إتمامه دون أي تعقيد. ولكن ماذا لو كان لديك أكثر من 20 موظفٍ يعملون من مواقع مختلفة في مناطق زمنية مختلفة مع وجود أنواع مختلفة من الإجازات المسموحة لكل منهم؟

مع إضافة المزيد من المتغيرات إلى المعادلة ، يبدأ نظام الإجازة في استنفاذ جزء كبير من وقت ومجهود فريق الموارد البشرية. في هذه المرحلة ، قد يكون نظام إدارة الإجازات أكثر منطقية من الناحية المالية والزمنية.

مميزات نظام إدارة الإجازات

يشمل نظام إدارة الإجازات الخطوات والإجراءات التي يستطيع من خلالها الموظفون طلب إجازات، والتصريح لهم بذلك بواسطة مشرفيهم، ومراقبة أرصدة إجازاتهم.

تختار معظم الشركات أولاً إجراءً يدويًا يتطلب من قسم الموارد البشرية القيام بالكثير من الأعمال التي تستهلك الكثير من الوقت.

قد تشمل الإدارة الاعتيادية للإجازات هذه الخطوات:

• يمكن للموظف الاطلاع على ملف Excel-للعرض فقط- والذي يُدار بواسطة قسم الموارد البشرية للتحقق من رصيد.
• يرسل الموظف بريدًا إلكترونيًا إلى إدارته.
• يراجع المدير جدول العمل وغياب أعضاء الفريق الآخرين قبل الموافقة على الإجازة أو رفضها.
• يتم إبلاغ مدير الموارد البشرية أيضًا عند الموافقة ليشارك في تعديل أرصدة الإجازات.

عند إدارة عدد قليل من الأفراد، يعد هذا أمرًا سهلًا يمكن إتمامه دون أي تعقيد. ولكن ماذا لو كان لديك أكثر من 20 موظفٍ يعملون من مواقع مختلفة في مناطق زمنية مختلفة مع وجود أنواع مختلفة من الإجازات المسموحة لكل منهم؟

مع إضافة المزيد من المتغيرات إلى المعادلة ، يبدأ نظام الإجازة في استنفاذ جزء كبير من وقت ومجهود فريق الموارد البشرية. في هذه المرحلة ، قد يكون نظام إدارة الإجازات أكثر منطقية من الناحية المالية والزمنية.

مميزات نظام إدارة الإجازات

يهدف نظام إدارة الإجازات بشكل أساسي إلى تعزيز سير الأعمال، وليس منع المشكلات فحسب. إن وضع نظام لإدارة الإجازات في العمل له أكثر من عشر فوائد. إليك هذه القائمة الموجزة:

• الحصول على معلومات في الوقت الفعلي

من المستحيل اتخاذ قرارات حكيمة دون امتلاك المعرفة اللازمة. وبناء على ذلك، لا يمكنك اتخاذ القرارات بشكل سليم في حال تطبيق نظام بسيط لإدارة الإجازات، وذلك لأنه لا يتم تحديثه في الوقت الفعلي، مما يعني احتواءه على معلومات قد لا تكون دقيقة في اللحظة التي تراجعه فيها.

نتيجة لذلك، يستخدم المدير جدول بيانات غير مُحدَّث (أو دفتر ملاحظات ، أو أيًا كان المسمى) لتحديد ما إذا كانت ستتم الموافقة على طلب الموظف للحصول على إجازة خلال الوقت المطلوب.

قد يؤدي ذلك إلى خلق فوضى وظروف كارثية في العمل. على سبيل المثال، قد يُرفض طلب الإجازة لموظف هو في أمس الحاجة إليها، بينما قد يُمنح آخر موافقة على طلب إجازته على الرغم من وجود نقص في الموظفين الموجودين في الوقت الفعلي.

• تقليل الأعمال الورقية إلى حد كبير

يساعد اعتماد الأدوات الرقمية بشكل عام في القضاء على المهام المملة والمتكررة. يقلل نظام إدارة الإجازات الآلي والمُدمج عبر الإنترنت بشكل كبير من الأعمال الورقية. كما تشمل الأعمال الورقية عددًا من السلبيات منها: الضرر العائد على البيئة نتيجة لاستهلاك هذا الكم من الأوراق، ومعاناة الموظفين في طباعة الأعمال الورقية وتعبئتها ، وصعوبة احتفاظ الشركات بمثل هذه السجلات لشغلها مساحة مكانية بالإضافة إلى احتمالية تلفها أو ضياعها.

وعلى العكس، عند تطبيق نظام إدارة إجازات آلي، يمكنك مراجعة طلبات الإجازة والموافقة عليها ببضع نقرات.

• تواصل أفضل

من الطبيعي أن يتم سؤال أعضاء الفريق عن خططهم ومتطلباتهم للأيام القادمة قبل أن يقرر أحد الموظفين تقديم طلب إجازة. ومع تطبيق نظام إدارة الإجازات الآلي، يتحقق الموظف من تواجد أعضاء الفريق الآخرين خلال المدة المستهدفة باستخدام النظام المركزي وقاعدة البيانات التي تحتوي على جميع المعلومات حول الإجازات المخططة.

بالإضافة إلى ذلك ، من الأسهل تنظيم المعلومات الخاصة بكل نوع من الإجازات لكل موظف.

• تقليص الوقت المُستهلك في الأعمال الإدارية

يؤدي التخلص من المهام المتكررة إلى تسريع وتبسيط إدارة الإجازات. يمكن دمج أنظمة إدارة الإجازات الحديثة مع برامج Microsoft office الأخرى. توفر هذه الدرجة العالية من الأتمتة نظامًا كاملاً لإدارة الموظفين مع توفير الكثير من الوقت المُستهلك في الأعمال الإدارية

• تعزيز الامتثال

تعاني المنظمات والفرق متعددة الجنسيات المنتشرة في جميع أنحاء العالم بشكل خاص من صعوبة في الامتثال للتشريعات المتعلقة بالإجازات في كل دولة من الدول التي تمتلك المؤسسة فروعًا لها داخل أقطارها. فبغض النظر عن مكان المقر الرئيسي للشركة ، يجب أن تتوافق لوائحه مع أنظمة العمل المحلية. من السهل اتباع نظام قانوني واحد ، لكن الأمر يصبح أكثر صعوبة عندما يكون هناك العديد من الأنظمة.

في كثير من الأحيان، يكون ذلك هو الغرض الأساسي من تطبيق برنامج إدارة الإجازات بواسطة فريق الموارد البشرية.

• إدارة الإجازات بسهولة

يمكن لأصحاب العمل إدارة عطلات وإجازات موظفيهم بشكل أفضل باستخدام نظام إدارة الإجازات الآلي. إذ يمكن لموظفيك تسجيل أي إجازة -بما في ذلك العطلات، والأعياد، والإجازات المرضية وما إلى ذلك- بالإضافة إلى تمكين الموظفين من متابعة رصيد إجازاتهم بكل سهولة.

• لوحة معلومات واضحة

يمكن لصاحب العمل استعراض جميع المؤشرات المتعلقة بإجازات الموظفين في مكان واحد حيث يتم تلخيص وعرض جميع المعلومات حول الموظفين الذين يجب أن يعملوا بشكل أكثر إنتاجية أو الذين يسيئون استخدام رصيد إجازتهم.

تعد لوحة المعلومات هذه أداة رائعة لتحديد فجوات الإنتاجية ومعالجة بعض المشكلات مثل غياب سياسات الشركة أو إساءة استخدامها. يمكن استخدام لوحة المعلومات أيضًا لتكييف الاستراتيجية الحالية مع المتطلبات الجديدة.

• إدارة الإجازات والعطلات

تتمثل الخطوة الأولى والأكثر أهمية نحو إدارة الإجازات بشكل فعال في قابلية الاطلاع على المعلومات المتعلقة بالإجازات على مستوى الشركة في الوقت الفعلي. فبدون ذلك، قد تفرض الشركة بعض أشكال الإدارة المعتادة غالبًا ، مثل “تعيين نائب عن الموظف وقت إجازته” أو “السماح بإجازة لشخص واحد فقط داخل الفريق بالتناوب في كل مرة”.

ومع ذلك، قد لا تكون أشكال الإدارة تلك مناسبة بدرجة كافية في حال تغير احتياجات الشركة كأن يُطلب من الموظفين الاستمرار في وظائفهم خلال الفترات الأقل نشاطًا. يمكن -بالطبع- تغيير السياسة لتعكس الظروف الحالية ، لكن القيام بذلك يقوض الادعاء بأن هناك “قواعد واضحة وشفافة” تنطبق على الجميع.

• عمليات الموافقة المتعددة ، وكذلك إمكانية الوصول

غالبًا ما تتعارض سهولة الوصول إلى البيانات مع درجة أمنها وحمايتها. يجب أن يكون المستخدم قادرًا على الوصول إلى البيانات بكل سهولة مع الحفاظ على البيانات بطريقة تمنع خسارتها أو التعديل عليها بشكل غير مصرح به.

عادةً ما يعمل المدير المانح للإجازة مع الموظف. قد يكون هناك أيضًا طرف آخر تستلزم موافقته مثل مدير المشروع، أو مدير الموارد البشرية، أو حتى مالك الشركة. يجب أن يكون جدول الإجازات والمعلومات المتعلقة بإجازات كل من الموظفين وموظف معين في متناول جميع المهتمين.

• تجنب فقدان البيانات

تواجه جميع المؤسسات -بطبيعة الحال- حوادث مؤسفة. لذلك ، من الأفضل أن تكون سجلات بيانات إدارة الإجازات أكثر أمانًا. ولتحقيق ذلك، يمكن الاعتماد على التخزين السحابي باعتباره أفضل الطرق وأكثرها أمانًا.

يمكن أن يضيع النظام الورقي السجلات المهمة بطرق عدة: أثناء تنظيف المكتب ، أو نتيجة انسكاب القهوة ، أو حتى يتم نقله إلى المنزل عن طريق الخطأ ليُفقد بعدها إلى الأبد. كثيرًا ما يتم التعديل بصورة خاطئة في ملفات جداول البيانات المحفوظة في أجهزة الحاسوب، أو محوها، أو اعتبارها الأحدث رغم عدم كونها كذلك.

حتى أن جداول البيانات على الإنترنت قد تمتلئ إلى آخرها عند زيادة كمية المعلومات. تتمثل أفضل استراتيجية لمنع فقدان البيانات في تخزين معلومات إدارة الإجازات في نظام سجل الإجازات الآلي المحدد.

ما مدى أهمية نظام إدارة الإجازات؟

يعد نظام إدارة الإجازات للموظفين أمرًا بالغ الأهمية لفرض سياسة الإجازة في العمل. إنه يجعل حفظ السجلات أكثر سهولة، مما يمكّن الشركات من تقديم مزايا مثل الإجازة المرضية المدفوعة بشكل صحيح.

يجب أن تكون سياسة إدارة الإجازات داخل الشركة فعالة في تحديد حالات غياب الموظف. إذ أنه اعتمادًا على شروط معينة، قد يتم دفع إجازة الموظف أو عدم دفعها ، مما يجعل من اتخاذ قرار دفع أو سحب الراتب أمرًا أكثر سهولة.

تستطيع الشركة إدارة كم هائل من المعلومات المتعلقة بمنح الإجازات للموظفين وتتبع رصيد إجازاتهم الموظفين بكل سهولة باستخدام نظام إدارة الإجازات الآلي. يمكن لمسؤولي النظام مراجعة طلبات الحصول على أوراق الغياب بكفاءة والموافقة عليها.

من الأهمية بمكان التأكد من أن غياب الموظفين لا يؤدي إلى خسائر مالية للحفاظ على سير العمل بالشكل المطلوب. تتمثل الإستراتيجية المثالية في تقييم كيفية تأثير إجازة الغياب على العمل ، ثم اتخاذ القرار بالرفض أو الموافقة بناء على ذلك

كيف يعمل نظام إدارة الإجازات؟

من السهل تتبع طلبات إجازة الموظفين وإدارتها وتسجيلها بمساعدة نظام إدارة الإجازات. يهدف النظام إلى توجيه المسؤولين للتعامل بشكل معقول مع طلبات الإجازات المقدمة من الموظفين مع ضمان ألا يكون لغيابهم عن المكتب أي آثار سلبية على الشركة. تتضمن إدارة الإجازات أيضًا عدة خطوات بدءًا من وضع سياسة عامة إلى وضعها موضع التنفيذ. فيما يلي الخطوات الرئيسية المشمولة في نظام إدارة الإجازات.

الخطوة الأولى: تطوير السياسة

تتضمن سياسة الإجازة مجموعة متنوعة من المعايير التي يجب وضعها لصالح كل من الموظفين والشركة.

الخطوة الثانية: اختيار السياسة

يخصص المديرون السياسة المناسبة لمجموعة محددة من العمال،  ثم يتم إخطار الموظف بتخصيص السياسة بعد تحديد جميع المتطلبات.

الخطوة 3: تعيين المسؤولين عن الموافقة

لابد أن يؤخذ التصريح أو الموافقة من السلطة المختصة والمسؤولة عن الموظف؛ وذلك من خلال فريق الموارد البشرية. إذا لم تكن هذه السلطة موجودة ، فلن يستطيع هذا الموظف أخذ إجازة.

الخطوة 4: حسابات نهاية الشهر

يجب أن تأخذ الإدارة في اعتبارها الإجازات المأخوذة لأسباب مبررة عند تحديد إجمالي عدد ساعات عمل للموظفين. ووفقًا لذلك ، يمكن للإدارة أن تتخذ قرارها بشأن رفض الإجازات المعلقة، أو تأجيلها، أو الموافقة عليها.

الملخص

يعد نظام إدارة الإجازات مثالاً حيًا على الأدوات والميزات الهامة التي تعمل خلف الكواليس، أي لا تظهر عيانًا خلال العمليات التجارية الرئيسية على الرغم من فوائدها العديدة التي قد يؤثر غيابها على سير العمل بشكل خطير.

إذا كنت تريد معرفة المزيد حول أدواتنا ، فيمكنك التواصل معنا على الفور.