أفضل 10+ أسباب لاستخدام برنامج إدارة الموارد البشرية لحساب العمل الإضافي للموظفين

هل تحسب العمل الإضافي لموظفيك؟ إذا لم تكن تحسبه، فقد يكون من الأسهل استخدام برنامج إدارة الموارد البشرية على موظفيك لتحديد أجر العمل الإضافي. نعلم أنه في بعض الحالات عمل الموظفون دون أن يتقاضوا أجرهم الإضافي لأنهم شعروا أنه من المهم إنجاز عملهم قبل أو بعد المواعيد النهائية.

متوسط يوم العمل للموظفين هو ثماني ساعات، قد يبدو أقصر. يحتاج الموظفون في كثير من الأحيان إلى العمل الإضافي لإكمال مشروع أو نشاط ضمن الإطار الزمني المحدد. لكن، بفضل برنامج إدارة الموارد البشرية لمراقبة العمل الإضافي، يمكنك بسهولة الحصول على جميع المعلومات حول ساعات عمل موظفيك في المكتب أو عن بعد أو من المنزل أو على أساس ساعي.

كما نلاحظ في كثير من الأحيان، يجد المدراء أو قادة الفرق صعوبة بالغة في إدارة العمل الإضافي لموظفيهم، لكن هذا ليس مستحيلاً. نتيجة لذلك، يمكن أن تساعد العديد من الخيارات في السوق الشركات في العديد من المجالات، بما في ذلك احتساب العمل الإضافي.

يمكن أن تؤثر معرفة كيفية حساب العمل الإضافي بشكل صحيح بشكل كبير على التزامات شركتك الزمنية وميزانيتها. سيستفيد موظفوك من دمج تقنية منهجية لتتبع الوقت في التحليل الدقيق للأجور الساعية وإجراء حسابات صحيحة للعمل الإضافي.

سنستعرض في هذه المقالة كيفية حساب العمل الإضافي للموظفين وأسباب استخدام برنامج إدارة الموارد البشرية لحساب الموظفين.

كيفية حساب العمل الإضافي للموظف

اعتماداً على نوع عقد العمل، هناك طرق مختلفة لحساب العمل الإضافي:

• الموظفون بالساعة:

إذا كنت تدفع لموظفيك أجراً ساعياً، فإن أجر العمل الإضافي يساوي مرة ونصف من أجرهم الساعي. 

• العمال الذين لديهم ساعات عمل ثابتة في الأسبوع (أقل من 40 ساعة):

لست مطالباً بدفع أجر إضافي إلى أن يسجل الموظف أكثر من 40 ساعة في أسبوع العمل، حتى لو كان يعمل عادة لمدة أقل من ذلك.

• الموظفون على أساس أجر القطعة:

يجب على أصحاب العمل الامتثال للحد الأدنى لأجر الموظف عند القيام بهذا النوع من الحساب. يعوض بعض العمال على أساس أجر القطعة، مثل الميكانيكيين، الذين يتلقون أجراً مقابل كل مركبة يقومون بإصلاحها. في هذه الحالة، يحق للموظفين الذين أدوا عملاً مدته 40 ساعة الحصول على الحد الأدنى للراتب الأسبوعي.

• الموظفون الذين يتقاضون رواتب:

فيما يتعلق بالموظفين المؤهلين الذين يتقاضون رواتب والذين يتقاضون أجورهم أسبوعياً أو شهرياً، يُحتسب أجر العمل الإضافي بشكل مختلف.

يحصل الموظفون الذين يتلقون أجر عملهم أسبوعياً على أجر العمل الإضافي بمعدل يساوي نصف أجرهم الساعي المقدر، والذي يحدَّد بقسمة أجرهم الأسبوعي على متوسط عدد ساعات العمل في الأسبوع.

• أجر العمل الإضافي المقيَّم:

العمل الإضافي الممتزج هو اسم آخر للعمل الإضافي المقيَّم. يُستخدم غالباً عندما يقوم الموظف بوظائف متعددة لشركة واحدة ويتقاضى أجوراً مختلفة عن كل عمل، مثلاً أجر المساعد الصحي يساوي ضعفي أجر موظف الاستقبال.

أفضل الأسباب لاستخدام برنامج إدارة الموارد البشرية لحساب العمل الإضافي للموظفين

وكما نعلم جميعاً، يلعب العمل الإضافي في أي بلد آخر دوراً حيوياً في القطاع الخاص. لذلك برزت مسألة كيفية حساب العمل الإضافي. ويُقترح أن يكون الحل من خلال استخدام برنامج فعال لتتبع الوقت يكون مزوداً بميزة تسجيل الدخول والخروج والقدرة على احتساب الإجازات وتسجيل الحضور ونظام إدارة الأنشطة، وذلك للمساعدة في تحديد مقدار الوقت الدقيق الذي يقضيه الموظف في العمل المنتج، مما يساعد في إعداد حسابات دقيقة للأجور الساعية وحسابات العمل الإضافي الصحيحة. يمكنك معرفة المزيد حول برنامج إدارة الموارد البشرية لشركتك من النقاط التالية:

• معدل عمل محسَّن:

يفيد تزايد الإنتاجية الشركات من خلال السماح لها بالإبقاء على خطوط التواصل مفتوحة وواضحة مع جميع الموظفين. نتيجة لذلك، ستكون شركتك أكثر جدارة بالثقة، مما يشجع العملاء والموظفين على دعمها على المدى الطويل. يساعدك هذا على تحسين شركتك لأنه يؤثر على أداء الموظفين والعلاقات الخارجية.

• زيادة مشاركة الفريق: 

كما ذكرنا سابقاً، تعزز تقنيات تتبع الوقت الشعور بالشفافية لدى القوى العاملة. وبالتالي تتناقص احتمالية تعرضهم للإرهاق والتوتر والانسحاب عند ضمان التتبع الدقيق لوقت عمل الموظفين. يمكِّنك البرنامج بفضل الثقة والمشاركة من إدارة جداول عمل موظفيك وساعات العمل بشكل فعال. كما أن القدرة على المساعدة الذاتية تريح المدراء من الإدارة الدقيقة لموظفيهم.

• تتبع الوقت وإدارة الحضور:

ماذا نعني بالضبط عندما نتحدث عن مراقبة الوقت وإدارة الحضور؟ في الواقع لا يقتصر دور البرنامج على هذا وحسب. إذ تساعدك إدارة الإجازات والحضور، والتي تتعقب وجود الموظفين في مكان عملهم، على إدارة الحسابات الدقيقة للعمل الإضافي وساعات العمل الفعلية. بينما تساعدك أنظمة تتبع الوقت على إعداد كشوف المرتبات خالية من الأخطاء وبالتالي إدارة الجداول الزمنية والخطط الجارية والحفاظ عليها. لذا يفيد وجود كلا النظامين مؤسستك بالقدر نفسه ويساهم في تحقيق نتائج أفضل.

• الاحتفاظ بالموظفين الموهوبين:

أخيراً، يمكن أن يعمل دفع أجر العمل الإضافي للعمال كاستراتيجية ناجحة للحفاظ على الموظفين الموهوبين. الموظفون أقل ميلاً إلى ترك وظائفهم بحثاً عن فرص أفضل إذا شعروا أنهم يتلقون معاملة عادلة وتعويضاً مناسباً. يمكن أن يوفر هذا للشركة على المدى الطويل الكثير من المال بفضل عدم الحاجة إلى تدريب موظفين جدد باستمرار.

• الفرص الوظيفية:

العمل الإضافي هو فرصة وظيفية بحد ذاته. فغالباً ما يُعتبر الأشخاص الذين يقضون ساعات إضافية على أنهم عمال مجتهدون ويستحقون الاحترام الشديد لاستعدادهم للعمل حتى وقت متأخر. يسمح العمل لساعات إضافية للأشخاص بتعلم أشياء جديدة وتطوير مواهبهم واكتساب مواهب جديدة.

• زيادة الإنتاجية:

يستفيد أصحاب العمل من مستويات أعلى من الإنتاجية عندما يُرغَم الموظفون على العمل لساعات إضافية. تسمح ساعات العمل الأطول بإتمام كمٍّ أكبر من العمل، مما يزيد من سرعة توفير السلع والخدمات. يوفر ذلك لصاحب العمل ميزة على المنافسين وبالتالي تزيد الأرباح بفضل تحسين إنتاج الشركة.

• إدارة أفضل للمواعيد النهائية:

يستطيع الموظفون بفضل برنامج إدارة الموارد البشرية إدارة آلية عملهم بشكل أفضل وتجنب تجاوز المواعيد النهائية، الذي قد يؤدي إلى عدم رضا العملاء، وذلك لأن البرنامج يوفر معلومات محددة حول الأنشطة أو المشاريع الجارية والتي اقترب موعد تسليمها.

• تعويض أكبر:

تتمثل إحدى فوائد العمل الإضافي في حصول الموظف على أجر أعلى. قد يختار صاحب العمل دفع مبلغ أكثر من المعتاد مقابل العمل الإضافي. في بعض الأحيان يمكن دفع أجر العمل الإضافي، وفي أحيان أخرى قد يُستبدل بأيام إجازة. عليك التحلي بالمرونة ومنح الحرية للموظف بهذا الشأن، لذلك من الضروري الاتفاق على ذلك بناءً على رغبات موظفيك بدلاً من فرض تفضيلاتك.

• كسب المزيد من المال:

تشكل الأموال الإضافية التي يتلقاها الموظفون لقاء العمل الإضافي أقصى فائدة للعمل الإضافي الإلزامي. يتلقى الموظفون أجراً إضافياً عندما يكون العمل الإضافي ضرورياً حيث يجب أن يتقاضوا عن ساعات العمل الإضافي أجراً يعادل مرة ونصف على الأقل من أجر ساعات عملهم العادية. يستطيع الموظفون الاعتماد على هذا الدخل الإضافي لمدة تتجاوز مجرد بضعة أيام إضافية لأن فترات العمل الإضافي الإلزامية تستمر أحياناً لفترات طويلة لعدد قليل من الموظفين على الأقل، كما هو الحال خلال مواسم المبيعات المرتفعة.

اعتماداً على الأهداف أو التفضيلات الفردية، يمكن أن يكون العمل لساعات أطول بغية الحصول على فترة استراحة أطول – لقضاء عطلة طويلة أو التنزه في البرية أو أي شيء آخر – أكثر فائدة.

• رفع معنويات الموظفين:

الدفع مقابل العمل الإضافي له فائدة إضافية تتمثل في رفع معنويات الموظفين. حيث أن الموظفين يشعرون برضا أكبر عن عملهم وميل أقل للبحث عن عمل بديل عندما يشعرون أنهم يحصلون على تعويض عادل عن جهودهم الإضافية. وهذا يساهم بدوره في زيادة مشاركة الموظفين وولائهم، وهو أمر جيد لأي شركة.

• معدل دوران أقل للموظفين:

غالباً ما يلجأ الموظفون للبحث عن خيارات عمل جديدة عندما يشعرون أنهم يتقاضون أجوراً منخفضة أو أقل من قيمة عملهم. بمقدور أصحاب العمل إظهار تقديرهم لمساهمات أصحاب الأداء الأفضل في الشركة من خلال مكافأتهم بخطط الحوافز. يفيد انخفاض معدل دوران الموظفين صاحب العمل بفضل تقليل الوقت والمال الذي يتوجب إنفاقه على توظيف موظفين جدد. قد يساهم توفير برامج حوافز في مساعدة الشركات على توظيف المزيد من المرشحين المؤهلين.

• زيادة الولاء للشركة:

من المرجح أن يظل الموظفون مخلصين لشركتهم إذا تمكنوا من زيادة مكتسباتهم المحتملة من خلال برامج الحوافز. خصوصاً إذا كان لخطط الحوافز قيمة متبقية. على سبيل المثال، إذا حصل موظف في شركة تأمين على مكافأة لاجتذابه لعميل جديد وحافز متبقي عن كل سنة يجدد فيها العميل تأمينه، فقد يرتفع أجره طوال فترة عمله. تفيد العلاقة المهنية طويلة الأمد كلاً من صاحب العمل والموظف.

كيف يساعدك برنامج إدارة الموارد البشرية على حساب العمل الإضافي للموظفين

يمكن أن يفيدك برنامج إدارة الموارد البشرية، وهو برنامج لإدارة العمل الإضافي، أنت وموظفيك بعدة طرق. يساعد البرنامج في الحصول على سجل دقيق لجميع الأعمال والأنشطة التي يؤديها الموظفون على أنظمتهم منذ تسجيل الدخول حتى تسجيل الخروج كل يوم.

لكن إذا تساءل أحدهم عن كيفية استخدام برنامج إدارة الموارد البشرية لحساب أجر العمل الإضافي، فإن الإجابة تكمن في تلقي تقارير في الوقت الفعلي ولقطات شاشة لنظام المستخدم. وبالتالي سيكون من السهل تحديد عدد الساعات الإضافية التي عمل فيها الموظفون باستخدام لقطات الشاشة وأوقات تسجيل الدخول والخروج.

بالإضافة إلى ذلك، تمكِّن لقطات الشاشة المدراء من معرفة ما إذا كان الموظفون يعملون في مشاريع أو مهام أو ببساطة يقضون الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي أو مواقع الويب أو التطبيقات الأخرى غير ذات الصلة. كما يساعد البرنامج في إعداد حسابات الرواتب والوقت الدقيقة والخالية من الأخطاء لقسم الموارد البشرية.

الخلاصة

توضح المقالة بشكل لا يقبل اللبس أن استخدام برنامج إدارة الموارد البشرية لحساب العمل الإضافي ليس بالأمر الصعب لأنه يبسط العملية ويجعلها أكثر قابلية للتطبيق.نتيجة لذلك، يدعم البرنامج موظفيك في تحقيق أهدافهم وإدارة وقتهم بشكل أكثر فعالية وشفافية. بالإضافة إلى ذلك، يمكِّن المدراء من الوصول إلى معلومات حول ساعات العمل الفعلية لموظفيهم، مما يساعدهم على اختيار خدمة كشوف الرواتب الصحيحة وتتبع وقت العمل بشكل دقيق.