كيف يمكن لبرامج الموارد البشرية أن توفر الوقت والمال لشركتك؟

تطورت برامج الموارد البشرية لتصبح أداة مهمة لأغلب المؤسسات في هذا العصر، حيث توفر مجموعة واسعة من الميزات والوظائف التي تساعد في تبسيط إجراءات الموارد البشرية، وتعزيز الإنتاجية، وتوفير الوقت والموارد التي لا تقدر بثمن. لقد أصبحت برامج الموارد البشرية استثمارًا لا غنى عنه بالنسبة للشركات -بكافة أحجامها- بسبب التعقيد المتزايد لعمليات الموارد البشرية ومتطلبات الامتثال لقوانين وأنظمة العمل.

تساعد برامج الموارد البشرية الشركات بشكل كبير في توفير التكاليف وتحسين الكفاءة التشغيلية من خلال أتمتة العمليات والإجراءات الروتينية المتكررة الخاصة بالموارد البشرية، بالإضافة إلى تقليل الأخطاء، وتعزيز التواصل، وتقديم رؤى موثوقة اعتمادًا على البيانات. يناقش هذا المقال فوائد برامج الموارد البشرية لعملك فيما يتعلق بتوفير الوقت والمال، بالإضافة إلى فوائدها لمتخصصي الموارد البشرية لإدارة القوى العاملة بكفاءة.

ما هو مفهوم برامج الموارد البشرية؟

هي برامج متخصصة لتبسيط وأتمتة واجبات ومهام الموارد البشرية بما في ذلك إدارة بيانات الموظفين وكشوف الرواتب ومزايا العمل، وإعداد الموظفين الجدد، ومراقبة الأداء، وتتبع الوقت والحضور، والامتثال للوائح، وإعداد التقارير.

تساعد برامج الموارد البشرية الشركات على تبسيط الأعباء الإدارية، وزيادة الإنتاجية، وتقليل التكاليف الإدارية. يساهم ذلك في تخفيف الحمل على متخصصي الموارد البشرية ليتمكنوا من التركيز على الأهداف الاستراتيجية مع ضمان الالتزام بقواعد وأنظمة العمل. تُصمم برامج الموارد البشرية لتحسين الإنتاجية، والدقة، والامتثال عند إدارة الجوانب العديدة والمتشعبة للموارد البشرية داخل المؤسسة.

7 مساهمات لبرامج الموارد البشرية في توفير الوقت والمال

لبرامج الموارد البشرية العديد من المساهمات في توفير الوقت والمال من خلال أتمتة مهام الموارد البشرية، وتبسيط الإجراءات، وتعزيز إمكانيات الخدمة الذاتية، وتعزيز الامتثال، وإعداد التقارير، وإتاحة الفرص لمزيد من التواصل والتعاون، وزيادة الدقة، ودعم اتخاذ القرارات المستنيرة استنادًا إلى البيانات. يمكن للمؤسسات زيادة الإنتاجية والدقة، وتوفير التكاليف من خلال تحسين عمليات الموارد البشرية، وتخفيف عبء المهام على موظفي الموارد البشرية للتركيز على الأهداف الاستراتيجية المهمة للأعمال.

• أتمتة مهام الموارد البشرية

يعمل برنامج الموارد البشرية على أتمتة مهام الموارد البشرية الروتينية، مثل إدخال البيانات، وحفظ السجلات، ومعالجة كشوف المرتبات. على سبيل المثال، إنتاج أجندة شيكات الرواتب، وتحديث بيانات الموظفين، وتحديد الأجور والضرائب والخصومات تلقائيًا. تساعد أتمتة العمليات المتكررة على التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، وتقليل احتمالية حدوث أخطاء، وتوفير الوقت.

• تسهيل عمليات الموارد البشرية

توفر برامج الموارد البشرية قاعدة بيانات مركزية للتعامل مع مختلف مهام الموارد البشرية، بما في ذلك إدارة بيانات الموظفين، وإدارة المزايا، والتوظيف، والإعداد، ومراقبة الأداء، وتتبع الوقت والحضور. يؤدي القيام بذلك إلى التخلص من ضرورة وجود العديد من جداول البيانات أو الإجراءات الورقية كثيفة العمالة والأخطاء. بالإضافة إلى ذلك، تمكن هذه البرامج متخصصي الموارد البشرية من الوصول إلى جميع الوظائف والبيانات المتعلقة بالموارد البشرية والتعامل معها في مكان واحد، مما يجعل تأدية مهام الموارد البشرية أكثر بساطة وفاعلية.

• دفع إمكانات الخدمة الذاتية

تشمل العديد من برامج الموارد البشرية بوابات للخدمة الذاتية، والتي تمكن الموظفين من الوصول إلى معلوماتهم وتحديثها، وإمكانية طلب إجازة، والتسجيل في المزايا المتاحة. يتيح ذلك الفرصة أمام الموظفين للقيام بمسؤولياتهم المتعلقة بالموارد البشرية بشكل مستقل، مما يلغي الحاجة إلى اللجوء لموظفي الموارد البشرية فيما يتعلق بالمهام الإدارية البسيطة مثل الاستفسار عن رصيد الإجازات والمزايا. يساعد ذلك موظفي الموارد البشرية في تقليل الوقت المستهلك في المهام الإدارية البسيطة وإتاحة الفرصة لمزيد من التركيز على المشاريع الاستراتيجية. في الوقت نفسه، يتمتع الموظفون بمزيد من الحرية والراحة في التعامل مع مطالبهم المتعلقة بالموارد البشرية.

• تعزيز الامتثال وإعداد التقارير

تساعد برامج الموارد البشرية الشركات في الامتثال لقوانين وأنظمة العمل من خلال أتمتة العديد من العمليات، بما في ذلك تتبع وحفظ السجلات، وإعداد التقارير، والسماح بالتدقيق. على سبيل المثال، يمكنه التعامل تلقائيًا مع معلومات الموظف، ومزايا الأهلية، ووقت الإجازة المستحق مع ضمان الامتثال للقواعد واللوائح المعمول بها. يؤدي القيام بذلك إلى تقليل احتمالية فرض عقوبات وغرامات على الشركة نتيجة لعدم الامتثال، بالإضافة إلى توفير الأموال والموارد التي كانت ستُستخدم بخلاف ذلك في الطعون القانونية أو الغرامات.

• تحسين التواصل والتعاون

تتضمن برامج الموارد البشرية بعض الإمكانيات التي تعزز بدورها التواصل والتعاون وتبسط مهام الموارد البشرية، بما في ذلك خاصية الإشعارات التلقائية لتقييم الموظفين، وتقييمات الأداء، والتسجيل في المزايا المتاحة. تعمل هذه الحلول على تعزيز التواصل بين ممثلي الموارد البشرية والموظفين والمديرين، مما يقلل من احتمالية التأخير ويضمن إتمام مهام الموارد البشرية في الوقت المناسب. يمكن الإشعارات التلقائية -على سبيل المثال- تذكير المديرين وموظفي الموارد البشرية بقائمة المهام التي يجب إنجازها، وتجنب نسيان التواريخ المهمة وتعزيز إجراءات الموارد البشرية الفعالة.

• زيادة الدقة وتقليل الأخطاء:

تساهم برامج الموارد البشرية في تقليل الخطأ البشري إلى الحد الأدنى في مختلف الأنشطة، بما في ذلك إدخال البيانات، وحسابات كشوف المرتبات، وإدارة المزايا. يُعد الإدخال اليدوي للبيانات بمثابة بوابة للأخطاء بمختلف أنواعها، بما في ذلك الأخطاء المطبعية وأخطاء الحسابات، وتناقضات البيانات، الأمر الذي قد يتسبب في تكلفة باهظة لإصلاح مثل هذه الأخطاء، والتي تتضمن المدفوعات الزائدة أو الناقصة لأجور الموظفين أو التسجيل غير السليم للمزايا المطبقة على الموظف. تعمل أتمتة هذه الإجراءات باستخدام برامج الموارد البشرية على تقليل فرصة حدوث الأخطاء، مما يضمن دقة بيانات الموارد البشرية وحساباتها، الأمر الذي يساعد الشركات على توفير الأموال والموارد من خلال تجنب الأخطاء المكلفة.

• اتخاذ قرارات مستنيرة استنادًا على البيانات

يمكن اتخاذ قرارات مستنيرة استنادًا إلى البيانات بكل بساطة من خلال برنامج الموارد البشرية، والذي يمنح المستخدمين إمكانية الوصول إلى تحليلات وإحصاءات الموارد البشرية التفصيلية حول أداء الموظفين، ومعدل دوران الموظفين، واستخدام المزايا التي تقدمها الشركة للموظفين. يمكن استخدام هذه المعلومات لاتخاذ قرارات مستنيرة ولتنفيذ خطط تحسين إجراءات الموارد البشرية ونفقاتها.

على سبيل المثال، يستطيع برنامج الموارد البشرية إعداد تقارير وتحليلات تقدم رؤى حول أداء الموظف، ومعدل الاستنزاف، واستخدام المزايا التي تقدمها الشركة للموظفين، ومساعدة مديري الموارد البشرية في تحديد مجالات التحسين، وتطبيق الاستراتيجيات بالشكل الصحيح لتحسين إجراءات الموارد البشرية والنفقات. يمكن للمنظمات تبسيط عمليات الموارد البشرية، وخفض التكاليف، وتحسين الأداء العام للموارد البشرية من خلال اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات.

أهمية برنامج الموارد البشرية في توفير الوقت والمال

تعد برامج الموارد البشرية ضرورية لمساعدة المؤسسات على توفير الوقت والمال من خلال أتمتة مهام الموارد البشرية، وتبسيط العمليات، وتقليل الأخطاء، وضمان الامتثال، وتعزيز إمكانيات الخدمة الذاتية، وتعزيز الاتصال والتعاون، وتمكين اتخاذ القرار المستند إلى البيانات، مما يوفر المزيد من المرونة والقابلية للتعامل مع عدد أكبر من الموظفين على نطاق واسع.

تتيح برامج الموارد البشرية الفرصة للتركيز بشكل أكبر على المهام والأنشطة الاستراتيجية التي تدعم نمو المؤسسات من خلال أتمتة المهام الروتينية وتبسيط الإجراءات، وتجنب الإدخال اليدوي للبيانات، مما يوفر الوقت والجهد المستهلك في إنجاز المهام الإدارية، الأمر الذي يعزز من الإنتاجية والدقة وتوفير التكاليف من خلال تحسين عمليات الموارد البشرية. 

نتيجة لذلك، يستطيع موظفو الموارد البشرية التركيز على المهام الأكثر أهمية من الناحية الاستراتيجية للشركة، مثل إدارة المهارات، ومشاركة الموظفين، وتخطيط القوى العاملة، مما يرفع من مستوى الأداء العام والإنتاجية.

• تقليل الأخطاء

يقلل برنامج الموارد البشرية من احتمالية حدوث خطأ بشري في مختلف إجراءات الموارد البشرية مثل إدخال البيانات، والحسابات، وحفظ السجلات، مما يجنب الشركة الأخطاء المكلفة ويحميها من المساءلة القانونية، بما في ذلك المدفوعات الزائدة أو الناقصة، والتسجيل الخاطئ للمزايا. يمكّن برنامج الموارد البشرية الشركات من الحفاظ على الأموال والموارد التي كان من الممكن أن تُستهلك في إصلاح الأخطاء أو التعامل مع آثارها؛ وذلك من خلال ضمان دقة وموثوقية بيانات الموارد البشرية.

• الامتثال وإعداد التقارير:

يمكن للشركات تعزيز امتثالها لقوانين وأنظمة العمل من خلال أتمتة العديد من العمليات، بما في ذلك تتبع وحفظ السجلات، وإعداد التقارير، والسماح بالتدقيق تساعد برامج الموارد البشرية الشركات في الامتثال. يؤدي القيام بذلك إلى تقليل فرصة تكبد الغرامات المكلفة ماديًا والمستهلكة للوقت بسبب عدم الامتثال. بالإضافة إلى ذلك، يعمل برنامج الموارد البشرية على تبسيط عملية إعداد التقارير الخاصة بمقاييس الأداء وتحليلات الموارد البشرية، مما يساعد الشركات في اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات لتبسيط إجراءات الموارد البشرية وخفض النفقات.

• إمكانيات الخدمة الذاتية:

توفر العديد من حزم برامج الموارد البشرية بوابات للخدمة الذاتية، والتي تتيح للموظفين الوصول إلى معلوماتهم وتحديثها، بالإضافة إلى إمكانية طلب إجازة، والتسجيل في المزايا. ي يتيح ذلك الفرصة أمام الموظفين للقيام بمسؤولياتهم المتعلقة بالموارد البشرية بشكل مستقل، مما يلغي الحاجة إلى اللجوء لموظفي الموارد البشرية فيما يتعلق بالمهام الإدارية البسيطة مثل الاستفسار عن رصيد الإجازات والمزايا. يساعد ذلك موظفي الموارد البشرية في تقليل الوقت المستهلك في المهام الإدارية البسيطة وإتاحة الفرصة لمزيد من التركيز على المشاريع الاستراتيجية؛ كما أن ذلك يعزز من إشراك الموظفين ويوفر الوقت. 

• تشجيع التواصل والعمل الجماعي:

غالبًا ما تتضمن برامج الموارد البشرية أدوات لدعم التواصل والعمل الجماعي، والتي تبسط إنجاز المهام وتسمح بالتواصل الفعال بين مسؤولي الموارد البشرية، والموظفين، ومجلس الإدارة. يؤدي ذلك إلى تسريع إجراءات الموارد البشرية وزيادة الشفافية وتقليل التأخير. يمكن أن يوفر التواصل الفعال والعمل الجماعي الوقت والمال، مما يساعد أيضًا في تجنب حدوث المشكلات، والتعامل معها بشكل سريع وفعال في حال وقوعها، بالإضافة إلى خلق بيئة عمل أكثر إيجابية.

• اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات:

تسهل برامج الموارد البشرية الوصول إلى أهم البيانات والتحليلات، والتي يمكن استخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة وتنفيذ الخطط التي من شأنها تبسيط إجراءات الموارد البشرية وخفض النفقات. يمكن للمؤسسات استخدام بيانات وتحليلات الموارد البشرية للعثور على الاتجاهات والأنماط ومجالات التطوير ولإبلاغ القرارات التي تعتمد على البيانات، الأمر الذي يساعد على خفض التكاليف وتحسين الكفاءة التشغيلية.

• تعزيز المرونة وإمكانية التعامل على نطاق أوسع:

تلبي برامج الموارد البشرية الطلبات المتزايدة للمؤسسات، كما يتم تطويرها باستمرار تماشيًا مع متطلبات الموارد البشرية المتغيرة. يمكن لبرامج الموارد البشرية أن تتكيف بسهولة مع الأعداد المتزايدة للموظفين، كما يمكنها التعامل باحترافية مع عمليات الموارد البشرية الإضافية ومتطلبات الامتثال المتغيرة نتيجة توسع الشركات والمؤسسات؛ كل ذلك دون الحاجة إلى استنزاف الوقت والموارد. 

الخلاصة

أخيرًا وليس آخرًا، يوفر الاستثمار في برامج الموارد البشرية لشركتك قدرًا كبيرًا من الوقت والمال، إذ أنها تدفع إنجاز عمليات وإجراءات الموارد البشرية بكل سهولة، مما يتيح الفرصة لموظفي الموارد البشرية للتركيز على المبادرات الإستراتيجية من خلال أتمتة عمليات الموارد البشرية، وتقليل الأخطاء، وضمان الامتثال، وتعزيز إمكانيات الخدمة الذاتية، وإتاحة الفرص لمزيد من التواصل والتعاون، وزيادة الدقة، ودعم اتخاذ القرارات المستنيرة استنادًا إلى البيانات، ودعم المرونة والقابلية للتوسع.

تتميز برامج الموارد البشرية بفعاليتها، وكفاءتها، وتكلفتها المعقولة؛ كما أنها تلعب دورًا مهمًا في تبسيط إجراءات الموارد البشرية، وتقليل التكاليف الإدارية، مما يضمن لشركتك توفير الوقت والمال، الأمر الذي يساعد بدوره في تخصيص الموارد لجوانب مهمة أخرى في المنظمة. فباستخدام برامج الموارد البشرية كأداة استراتيجية، يمكنك دعم نجاح فرق الموارد البشرية، وتعزيز رضا الموظفين، والإسهام في نجاح المنظمة ككل.

أسئلة شائعة

• كيف يمكن لبرامج الموارد البشرية أن توفر الوقت للشركات؟

تعمل برامج الموارد البشرية على أتمتة مهام الموارد البشرية الروتينية، وتبسيط إجراءات الموارد البشرية، وتقليل الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا، مما يتيح المزيد من الوقت لمسؤولي الموارد البشرية للتركيز بشكل أكبر على المشاريع الإستراتيجية مثل إدارة المواهب وإشراك الموظفين وتخطيط القوى العاملة.

• هل تساعد برامج الموارد البشرية في تقليل الأخطاء وتوفير المال؟

تساعدك برامج الموارد البشرية بالفعل في توفير المال وتقليل الأخطاء، بما في ذلك أخطاء إدخال البيانات، وأخطاء الحساب، والأخطاء المتعلقة بالامتثال والتي يشيع حدوثها عند التعامل مع هذه المهام يدويًا. تعمل أتمتة هذه الإجراءات بواسطة برامج الموارد البشرية على تقليل احتمالية حدوث الأخطاء وما يرتبط بها من مشكلات في مدفوعات أجور الموظفين، وتسجيل المزايا بشكل غير متسق، وغرامات عدم الامتثال. يساعد برنامج الموارد البشرية المؤسسات على توفير الأموال التي كان من الممكن أن تُستنزَف في سبيل تصحيح الأخطاء أو التعامل مع عواقبها؛ وذلك من خلال ضمان دقة وموثوقية بيانات الموارد البشرية.

• هل لبرنامج الموارد البشرية القدرة على المساعدة في المتطلبات التنظيمية والامتثال؟

تساعد العديد من حزم برامج الموارد البشرية على امتثال المؤسسة لقوانين وقواعد العمل ومتطلبات الإبلاغ. يتم ذلك من خلال الاحتفاظ ببيانات الموظفين، وإعداد التقارير اللازمة، والتأكد من الامتثال للقوانين المتعلقة بالعمل والضرائب والمزايا وسلامة مكان العمل، بالإضافة إلى أتمتة تتبع الوقت والحضور. فمن خلال أتمتة أنشطة الامتثال، تساعد برامج الموارد البشرية الشركات على تجنب غرامات عدم الامتثال المكلفة، والعقوبات، والمساءلة القانونية.

• هل من الممكن دمج برامج الموارد البشرية مع أنظمة الموارد البشرية وأنظمة الأخرى داخل الشركة؟

بالتأكيد، توفر العديد من حلول برامج الموارد البشرية ميزات تكامل مع أنظمة الموارد البشرية وغيرها من أنظمة المؤسسات، بما في ذلك كشوف المرتبات، والمزايا، وإدارة المواهب، وتتبع الوقت والحضور. يؤدي ذلك الدمج إلى تكامل البيانات مع بعضها البعض، حتى لا تكون كل منها في نظام معزول عن غيره، الأمر الذي يضمن النقل السلس للبيانات، بالإضافة إلى دقة واتساق بيانات الموارد البشرية عبر جميع أنظمة الشركة الأساسية، وإمكانية توفير عرض شامل لبيانات الموارد البشرية لاتخاذ قرارات مستنيرة من خلال دمج برامج الموارد البشرية مع الأنظمة الأخرى. يساعد ذلك أيضًا في تقليل الوقت والجهد المستهلك في إدخال البيانات.