أليس من المذهل أن نشهد هذا التطور السريع في استراتيجيات التوظيف المتبعة لدى فرق الموارد البشرية؟ نناقش في هذا المقال أحد تلك الاستراتيجيات ألا وهي عملية إعداد الموظفين الجدد
نظرًا لأن الانطباعات الأولى عادة ما تدوم، يجب أن يكون لدى المؤسسات عملية مدروسة ودقيقة فيما يتعلق بإعداد الموظفين الجدد. تحدد عملية الإعداد -بشكل مبدئي- الفترة التي سيقضيها الموظف الجديد مع الشركة، كما تؤثر بشكل كبير على إنتاجيتهم، ومشاركتهم، واستبقائهم. تضاعف المنظمات جهودها لتحسين إجراءات الإعداد في عام 2023 وخلق تجربة شاملة ومخصصة في جو من الدفء والود.
يتوقع معظم الموظفون الجدد وجود أكثر من 50 مهمة يجب القيام بها خلال فترة الإعداد، مع التركيز بشكل خاص على الأعمال الورقية والتحديات الإدارية. يتوافق ذلك مع ما أفادت به 58٪ من الشركات – والتي تعتمد برامج الإعداد فيها على العمليات والأعمال الورقية. ماذا عن متوسط فترة برنامج الإعداد؟ أفادت 37٪ من الشركات أن مبادراتها تستمر لأكثر من 30 يومًا.
إذًا، ما الذي يمكن فعله لتحسين عملية الإعداد؟ كيف يمكنك ترك انطباع إيجابي دائم لدى الموظفين الجدد وربما حتى إقناعهم بالترويج لشركتك؟
بعد قراءة هذا المقال، ستتمكن من وضع أفضل استراتيجيات الإعداد هذه موضع التنفيذ.
ستتعرف فيما يلي على أهم الاستراتيجيات التي يجب تطبيقها لإعداد ودمج الموظفين الجدد بشكل صحيح. هيا لنبدأ.
ما هي عملية إعداد الموظفين الجدد؟
تُعرف عملية دمج الموظفين الجدد في الشركة وتعريفهم بثقافتها وسياساتها وعملياتها باسم الإعداد. يبدأ الإجراء عادة في اليوم الأول من العمل وقد يستمر لعدة أسابيع أو شهور. عادة ما يستلزم الإعداد مزيجًا من إجراءات التعريف بالوظيفة، والدورات التدريبية، وجلسات التوجيه. يمكن أيضًا تقديم دليل الموظف -الذي يصف سياسات الشركة ومزاياها- إلى الموظف الجديد.
- تعد عملية الإعداد ضرورية لضمان شعور الموظفين الجدد بالتقدير والدعم والترحيب، الأمر الذي يمكن أن يزيد من الرضا الوظيفي ويقلل من معدلات الدوران.
- يمكن تقديم الموظف الجديد وتعريفه بزملائه في العمل كجزء من عملية الإعداد، كما يمكن تعيين مرشد خاص لمساعدة الموظف الجديد في التكيف مع وظيفته الجديدة.
- تسهل عملية الإعداد وتدفع الاندماج السريع للموظف في الشبكتين المهنية والاجتماعية للشركة.
- يمكن تحديد أهداف ومعايير محددة لمستوى أداء الموظف الجديد وإعطاء التوجيه المستمر والتعليقات كجزء من عملية الإعداد.
- يمكن لاستراتيجيات إعداد الموظف المصممة جيدًا أن تساعد الموظفين الجدد في تعزيز إنتاجيتهم بسرعة أكبر وتدعم تكيفهم مع ثقافة مكان العمل الداعمة والشاملة التي تعود بالفائدة على الجميع.
كيف يمكن تحسين عملية إعداد الموظفين الجدد؟
هناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكن تطبيقها لتحسين عملية إعداد للموظفين الجدد. أولاً، يجب الاعتراف بأن إجراءات الإعداد الشاملة والمنظمة والتي تتضمن جميع الواجبات والمعلومات ذات الصلة أمرًا بالغ الأهمية. قد يشمل ذلك جلسة توجيه شاملة ودورات تدريبية وتوجيهًا ودعمًا مستمرين.
يمكن للمنظمات أيضًا التركيز على خلق ثقافة داخلية ودودة تهتم بإشراك ودمج الجميع من خلال تعزيز مبادئ العدالة والتنوع، وإتاحة فرص للتفاعل والعمل الجماعي، وتوفير الموارد اللازمة للنمو الشخصي والمهني؛ كما يعد التواصل والتفاعل المستمر مع الموظفين الجدد من أهم الجوانب التي تدعم الموظفين الجدد وتوفر فرصًا لمعالجة أي مخاوف أو مشاكل.
بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي استخدام التكنولوجيا والأدوات الرقمية إلى تبسيط عملية الإعداد وتخصيصها من خلال تقديم مواد رقمية وبرامج تدريبية عبر الإنترنت، بما في ذلك اللقاءات الافتراضية مع زملاء العمل. قد تمنح الشركات الموظفين الجدد أفضل فرصة للنجاح من خلال خلق بيئة عمل ممتعة وفعالة عبر تنفيذ إجراءات تأهيل شاملة ومدروسة.
أفضل الاستراتيجيات لخلق تجربة إعداد أفضل
| رقم التسلسل | استراتيجيات إعداد الموظفين |
|---|---|
| 1 | تخطيط عملية الإعداد |
| 2 | خلق أجواء ترحيبية ودودة تهتم بإشراك ودمج الجميع |
| 3 | تعيين مرشد خاص للموظفين الجدد |
| 4 | توفير موارد وبرامج تدريبية مخصصة |
| 5 | توظيف التكنولوجيا والأدوات الرقمية المختلفة |
| 6 | تشجيع الموظفين الجدد وتزويدهم بالتعليقات بصفة منتظمة |
| 7 | خلق بيئة تساعد على انخراط الموظفين واندماجهم اجتماعيًا مع بعضهم البعض |
| 8 | تشجيع الحوار المفتوح وإتاحة الفرصة للنقد البناء |
| 9 | المتعة والابتكار |
| 10 | تقييم وتحسين إجراءات الإعداد باستمرار |
إليك فيما يلي نظرة مفصلة على أفضل استراتيجيات إعداد الموظفين الجدد والتي تساهم في تعزيز الإنتاج وتحسين تجربة إعداد الموظفين.
-
تخطيط عملية الإعداد
إن وضع استراتيجيات شاملة وخطة واضحة لإعداد الموظفين يعد الخطوة الأولى في جميع عمليات الإعداد الناجحة. يتوقع الموظفون الجدد تحقيق عدد من الأهداف والمعالم المحددة الموضحة في هذه الخطة خلال الأسابيع أو الأشهر القليلة الأولى. تمنح الخطة المصممة جيدًا الموظفين الجدد إحساسًا بالدعم والمعرفة والاطمئنان خلال مرحلة الإعداد.
- خلق أجواء ترحيبية ودودة تهتم بإشراك ودمج الجميع
لكي يشعر الموظفون الجدد بالراحة والتقدير، يجب أن يكون مكان عملك مرحبًا ومهتمًا بإشراك الجميع. يجب أن يكون تعزيز التنوع والمساواة أولوية قصوى للشركات، كما يجب أيضًا السعي لخلق مناخ يشعر فيه جميع الموظفين بالاحترام والاندماج. يمكن تحقيق ذلك من خلال إجراء برامج تدريبية وندوات تحث على التنوع والشمول، والتعاون بين الموظفين، وتعزيز مبادئ الإدماج والاحترام.
- تعيين مرشد خاص للموظفين الجدد
إن تعيين مرشد خاص للموظفين الجدد يعد طريقة مفيدة لمساعدتهم على التعود على مناصبهم الوظيفية والتكيف مع ثقافة الشركة. يقدم المرشد المساعدة والمشورة فيما يتعلق بكيفية النجاح في الوظيفة الجديدة، بالإضافة إلى تقديم التعليقات والنقد البناء والإجابة على أسئلة الموظفين الجدد. كما أن وجود مرشد أو رفيق يعزز الشعور بالراحة لدى الموظفين الجدد وبأنهم جزء لا يتجزأ من فريق العمل.
- توفير موارد وبرامج تدريبية مخصصة
من أجل نجاح عملية الإعداد، من الضروري توفير برامج تدريبية وموارد متخصصة تلبي احتياجات وتفضيلات الفريدة كل موظف على حدة. يشعر الموظفون بمزيد من الجاهزية والاطمئنان في وظائفهم الجديدة في حال تلقيهم تدريبًا مخصصًا. قد يطبق التدريب على وظائف محددة، أو مبادرات لتطوير القيادة، أو ندوات لتحسين بعض المهارات ضمن هذه الفئة.
- توظيف التكنولوجيا والأدوات الرقمية المختلفة
إن استغلال التكنولوجيا والأدوات الرقمية يساهم في نجاح عملية الإعداد وتخصيصها. قد يشعر الموظفون الجدد بأنهم أكثر ارتباطًا وتفاعلًا في مرحلة الإعداد من خلال منحهم إمكانية الوصول إلى الأدوات الرقمية وجلسات التدريب عبر الإنترنت واللقاءات الافتراضية مع زملاء العمل. تعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات إعداد الموظفين.
- تشجيع الموظفين الجدد وتزويدهم بالتعليقات بصفة منتظمة
يحتاج الموظفون الجدد إلى التشجيع والدعم؛ لذلك، من الضروري أن تفعل ذلك بشكل منتظم. يجب أن يسعى مديرو الشركات لتقديم الملاحظات، ومعالجة المخاوف، وتقديم النصح والتوجيه؛ وتعد هذه واحدة من أفضل استراتيجيات الإعداد التي تعمل على دعم الموظفين وتعزيز الإحساس بالمشاركة والاهتمام.
- خلق بيئة تساعد على انخراط الموظفين واندماجهم اجتماعيًا مع بعضهم البعض
إن إتاحة الفرصة للتعاون والتواصل الاجتماعي بين الموظفين الجدد وزملائهم القدامى يعزز شعورًا بكونهم مجتمعًا واحدًا داخل الشركة. يمكن تطبيق هذه الإستراتيجية من خلال أنشطة بناء الفريق أو التجمعات الاجتماعية أو استراحات العمل الافتراضية. يتم بناء العلاقات وتعزيز ثقافة مكان العمل من خلال التواصل الاجتماعي والعمل الجماعي.
- تشجيع الحوار المفتوح وإتاحة الفرصة للنقد البناء
إن تعزيز الحوار المفتوح والنقد البناء يعد أمرًا بالغ الأهمية لتطوير ثقافة الاحترام والثقة المتبادلة. فمن أجل عملية إعداد ناجحة، يجب على مديري الشركات السعي للحصول على تعليقات وآراء الموظفين الجدد وتشجيعهم على التعبير عن نفسهم وأفكارهم.
- المتعة والابتكار
إن إضافة هذه المكونات تجعل من عملية الإعداد تجربة مثيرة لا تُنسى. يمكن استخدام الألعاب والأحاجي والتمارين التفاعلية الأخرى لتعريف الموظفين الجدد بالشركة وبمناصبهم الوظيفية فيها.
- تقييم وتحسين إجراءات الإعداد باستمرار
يعد التقييم المستمر وتحسين إجراءات الإعداد أمرًا بالغ الأهمية لضمان استمرار فعالية هذه العملية. يجب أن تهتم المنظمات بجمع البيانات المتعلقة بتعليقات وآراء الموظفين الجدد والمشرفين لتحديد نقاط الضعف وإجراء التعديلات اللازمة على عملية الإعداد. من خلال القيام بذلك، ستضمن تمتع الموظفين الجدد بأفضل تجربة إعداد كما ستضمن جاهزيتهم للنجاح في مناصبهم.
تساهم الاستراتيجيات السابقة في تحسين تجربة الموظف خلال مرحلة الإعداد في عام 2023، بما في ذلك إنشاء خطة تأهيل شاملة، واستخدام التكنولوجيا والأدوات الرقمية، وتعزيز ثقافة التنوع والشمول.
- الخلاصة
يجب على الشركات تقييم وتحسين إجراءات الإعداد باستمرار لضمان شعور الموظفين الجدد بالترحيب والدعم والمشاركة. تعد عملية الإعداد جزءًا مهمًا من تجربة الموظف. يمكن للشركات تعزيز تجربة إعداد موظفيها في عام 2023 وما بعده من خلال تطبيق الاستراتيجيات العشر المذكورة أعلاه. إن خطة الإعداد الشاملة والتدريب الفردي المخصص وبرامج الإرشاد والثقافة الشاملة ليست سوى عدد قليل من استراتيجيات إعداد الموظفين التي تمكن المؤسسات بناء عملية تأهيل ناجحة. يمكن للشركات وضع أسس نجاح موظفيها على المدى الطويل، وتطوير ثقافة تقدر وتدعم موظفيها من خلال وضع عملية الإعداد كأولوية والاستثمار في موظفيها الجدد.
الأسئلة الشائعة
-
ما هي أكثر الطرق فعالية لتعزيز تجربة إعداد الموظفين الجدد؟
هناك العديد من استراتيجيات إعداد الموظفين التي يمكن للمؤسسات تنفيذها لتعزيز تجربة الإعداد، مثل تقديم تدريب ودعم شامل، وتخصيص مرشد خاص، وتوفير فرص للتواصل الاجتماعي والتعاون، ووضع أهداف وغايات واضحة.
-
كيف يمكن للتكنولوجيا أن تلعب دورًا مهمًا في نجاح عملية الإعداد؟
تساهم التكنولوجيا في تبسط وأتمتة عملية الإعداد، بما في ذلك الأدوات التي تساعد على التعاون وإتمام المهام بشكل جماعي عبر الإنترنت، ودورات التدريب الافتراضية، ونماذج المستندات الإلكترونية.
-
ما هو دور مديري وقادة الشركات خلال عملية الإعداد؟
بضع المديرون والمشرفون المعايير، ويقدمون التوجيهات والملاحظات، ويخلقون بيئة ودية ومشجعة.
-
كيف يساهم الاهتمام بتعليقات وآراء الموظفين الجدد في إنجاح عملية الإعداد؟
يمكن للمنظمات تحديد نقاط الضعف وغيرها من الجوانب التي تحتاج إلى المزيد من الاهتمام والتطوير من خلال مراجعة تعليقات وآراء الموظفين الجدد؛ كما يترك ذلك انطباعًا بالتقدير والاحترام من خلال دمج مساهماتهم في عملية الإعداد.
-
كيف يمكن للشركات تقييم مدى فاعلية استراتيجيات التوظيف والإعداد المطبقة؟
يمكن للشركات تتبع بعض المقاييس بما في ذلك مستوى رضا الموظفين، والأداء الوظيفي، ومعدلات الاستبقاء لتحديد مدى نجاح برنامج الإعداد. يمكن أيضًا إجراء استطلاعات الرأي والحصول على تعليقات من الموظفين الجدد.
-
ما هي استراتيجيات الإعداد الجديدة لعام 2023؟
تتضمن بعض اتجاهات الإعداد الجديدة لعام 2023 توظيفًا أكبر للأدوات الافتراضية عن بعد، وتخصيص عملية الإعداد باستخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، والتركيز المستمر على التنوع والمساواة والشمول.
-
كيف يمكن للشركات أن تضمن عملية توظيف شاملة ومنصفة لموظفيها الجدد؟
يمكن للمنظمات أن تضمن عملية توظيف شاملة ومنصفة من خلال تعزيز ثقافة الاحترام والإدماج، بالإضافة إلى المعالجة الاستباقية لأي مشكلات أو مخاوف قد تنشأ. يساعد الدعم والمشاركة أيضًا الموظفين الجدد في التغلب على أي حواجز أو تحديات.