ما هو توجيه الموظفين؟ مقارنة بين إعداد وتوجيه الموظفين

هل تفهم شركتك تماماً ما هو التوجيه والإعداد؟ لا يقتصر ذلك على قسم الموارد البشرية بل يجب أن يشمل جميع الأقسام الأخرى أيضاً. يعد كل من الإعداد والتوجيه مهمين، ولكن من المهم فهم اختلافاتهما عن بعضهما البعض.

يتضمن إعداد الموظفين مساعدة الموظفين الجدد على استيعاب الثقافة التنظيمية والإجراءات التشغيلية بالإضافة إلى منحهم الأدوات والموارد والدعم الذي يحتاجون إليه للنجاح في مواقعهم الوظيفية. يجب أن يكون لدى المؤسسات برنامج إعداد شامل يشمل مكونات التوجيه والإعداد. من خلال القيام بذلك، يمكنك التأكد من أن الموظفين الجدد سيحظون بتجربة إعداد ناجحة تعدهم للنجاح على المدى الطويل في مناصبهم داخل الشركة. 

بوسع الشركات زيادة الاحتفاظ بالموظفين والمشاركة والإنتاجية والنجاح العام في المؤسسة من خلال إنفاق الأموال على برنامج إعداد شامل. يتأثر نجاح الموظف الجديد وشعوره بالقبول والدعم داخل الشركة بتوجيه الموظفين وإعدادهم. يساهم الاستثمار في هذه الإجراءات في تعزيز الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين ونجاح المؤسسة.

ستتعرف في هذه المدونة على توجيه الموظفين وإعدادهم، وفوائد هذين الإجراءين والفرق بينهما. كما أنها سترشدك إلى الخيارات الأهم والأفضل لمؤسستك.

ما هو توجيه الموظفين؟

توجيه الموظفين، المعروف أيضاً باسم الإعداد، هو إجراء تستخدمه المؤسسات لتعريف الموظفين الجدد بمكان العمل وثقافة الشركة والمهام. تهدف عملية التوجيه إلى جعل الموظفين الجدد يشعرون بالألفة في مكان عملهم الجديد كما لو أنهم في منزلهم كما تساهم هذه العملية في تزويدهم بالمهارات والمعلومات التي يحتاجون إليها للنجاح في مناصبهم الجديدة.

تزود الشركات الموظفين الجدد أثناء توجيه الموظفين بملخص لمهمة الشركة ومعتقداتها وطموحاتها. كما تشرح سياسات الشركة وممارساتها وامتيازاتها، مثل الإجازات مدفوعة الأجر والإجازات المرضية والتأمين الصحي. بالإضافة إلى ذلك، يحصل الموظفون الجدد على تدريب في التقنيات والمهارات ذات الصلة بمجال عملهم ويتم إيصالهم بمشرف أو رفيق يمكنه تقديم التوجيه والدعم في البداية.

قد تستغرق عملية التوجيه بضعة أيام أو أسابيع، ويعتمد ذلك على حجم الشركة وتعقيد العمل المطلوب. يمكن تضمين العديد من الخيارات ضمن عملية التوجيه ومنها: التدريب أثناء العمل، وموارد التعلم عبر الإنترنت، والتدريب الأكاديمي التقليدي. وحرصاً منها على مساعدة الموظفين الجدد على التواصل مع زملائهم في العمل والشعور بمزيد من الاندماج في ثقافة الشركة، تُضمِّن بعض الشركات تمارين بناء الفريق واللقاءات الاجتماعية ضمن عملية التوجيه.

فوائد توجيه الموظفين

يقدم توجيه الموظفين، الذي يشار إليه أيضاً باسم الإعداد، مجموعة متنوعة من الفوائد للموظفين الجدد والمؤسسة ككل. يمنح التوجيه المؤسسات فرصة لترك انطباع كبير لدى العمال الجدد. كما أنها فرصة لمنح الموظفين الجدد المعلومات الأساسية التي يحتاجون إليها لبدء العمل في المؤسسة فوراً. يقدم توجيه الموظف الفوائد الهامة التالية:

• تعزيز الرضا الوظيفي

إحدى الفوائد العظيمة لإعداد أو توجيه الموظفين هي زيادة الرضا الوظيفي. يزيد التوجيه الشامل للشركة وثقافتها ووظيفتها من احتمالية شعور الموظفين الجدد بالتقدير والدعم. وبالتالي، تزداد مشاركتهم ورضاهم الوظيفي.

يتعرف الموظفون الجدد، بما في ذلك المشرفون وزملاء العمل، بشكل متكرر إلى أعضاء الفريق المهمين أثناء توجيه الموظفين. يؤدي ذلك إلى تعزيز الشعور بالانتماء للمجتمع وإقامة علاقات عمل جيدة منذ البداية. كما أن التوجيه يتضمن عادةً ملخصاً لمهمة الشركة وأهدافها وغاياتها، ويساعد ذلك الموظفين الجدد على فهم كيفية مساهمة وظائفهم في الصورة الأوسع.

• زيادة الاحتفاظ

يحمل توجيه أو إعداد الموظفين أيضاً تأثيراً جانبياً مهماً وهو تحسين الاحتفاظ بالموظفين. من المرجح أن يشعر الموظفون الجدد بالولاء للشركة ويبقوا فيها على المدى الطويل عندما يتمتعون بتجربة إعداد رائعة. معدل الدوران المرتفع مكلف للشركات من حيث التوظيف والتدريب والإنتاجية، ويمكن أن ينخفض بهذه الطريقة.

يندمج الموظفون الجدد بشكل عام في ثقافة الشركة وقيمها ومهمتها أثناء توجيه الموظفين، مما يعزز الشعور بالمجتمع والتوافق مع أهداف المنظمة.

كما يقدم التوجيه فهماً واضحاً للواجبات والتوقعات وفرص التقدم، مما يمنح الموظفين الجدد شعوراً بالراحة والتمكن من المهام المطلوبة منهم في مناصبهم.

• إنتاجية أكبر

نمو الإنتاجية هو ميزة مهمة أخرى لتوجيه أو إعداد الموظفين. من المرجح أن تزداد فعالية وكفاءة الموظفين الجدد في عملهم عندما يكونون على دراية بالواجبات والتوقعات والأدوات والموارد المتوقعة منهم.

أثناء توجيه الموظفين، غالباً ما يتم تدريب الموظفين الجدد على القدرات والتقنيات الخاصة بالوظيفة، والتي يمكن أن تسرع تأقلمهم وتحسِّن أداءهم. كما أنهم يصلون إلى فهم واضح للواجبات والتوقعات وفرص التقدم أثناء التوجيه، مما يمنح الموظفين الجدد شعوراً بالراحة والتمكن من المهام المطلوبة منهم في مناصبهم.

• الامتثال

يلعب توجيه أو إعداد الموظفين الجدد دوراً كبيراً في تعزيز الامتثال. فمن المرجح أن يتبع الموظفون الجدد سياسات المنظمة وإجراءاتها ولوائحها ويتفادوا المشكلات القانونية أو الأخلاقية المحتملة، عندما يُعطَون لمحة موجزة عنها.

يتلقى الموظفون الجدد في معظم الأحيان أثناء التوجيه أو الإعداد تدريباً على الموضوعات المتعلقة بالامتثال مثل السلامة في مكان العمل، ومنع التمييز والتحرش، وخصوصية البيانات وأمنها، والقوانين الأخرى ذات الصلة. يساعد ذلك في ضمان معرفة الموظفين الجدد بالتزاماتهم كموظفين في المؤسسة، بما في ذلك توقعات واحتياجات عملهم.

• سمعة أقوى للعلامة التجارية

هناك ميزة إضافية مهمة لتوجيه أو إعداد الموظفين وهي تحسين سمعة العلامة التجارية.

ستزيد عملية الإعداد الناجحة والشاملة من احتمالية دعم الموظفين الجدد للشركة والمساعدة في بناء سمعتها.

يتعرف الموظفون الجدد في معظم الأحيان على مهمة الشركة وقيمها وثقافتها أثناء توجيه الموظفين، مما قد يساعدهم في فهم ما تمثله الشركة وما تهدف إلى تحقيقه. كما أن التوجيه يوفر فرصة لتسليط الضوء على قيم المؤسسة الأساسية، مثل تفانيها في تطوير الموظفين، وجهود تعزيز التنوع والشمول، أو مشاريع الاستدامة.

يعد توجيه الموظفين، بشكل عام، استثماراً حكيماً يساهم بشكل كبير في نجاح الموظفين الجدد والمؤسسة ككل. يمكن للمؤسسات الاستفادة من زيادة الاحتفاظ والإنتاجية والرضا الوظيفي من خلال تقديم تجربة إعداد رائعة مع الحفاظ على الامتثال وتعزيز سمعة علامتها التجارية.

مقارنة بين توجيه وإعداد الموظفين

يعد إعداد الموظفين عملية أكثر شمولاً تركز على دمج العمال الجدد في بيئة المؤسسة وآليات العمل مع استهداف متطلبات وأهداف كل موظف، بينما توجيه الموظف فهو جلسة لمرة واحدة تمنح الموظفين الجدد نظرة عامة على سياسات الشركة. ورغم استخدام مصطلحي توجيه الموظفين الجدد وإعدادهم في بعض الأحيان بشكل متبادل، إلا أن هناك العديد من الفروق المهمة بين الاثنين:

أيهما أفضل: إعداد الموظفين أم توجيه الموظفين

من غير الدقيق الإشارة إلى أن أحدهما متفوق على الآخر لأن كلاً من إعداد وتوجيه الموظفين أمران حاسمان لتهيئة الموظفين الجدد لتحقيق النجاح. يساهم توجيه الموظفين في تعريف الموظفين الجدد على الشركة وسياساتها، وهو أمر بالغ الأهمية للامتثال والاستقرار في مناصبهم الجديدة. في المقابل، يعمل إعداد الموظفين على تعزيز استيعاب الموظفين الجدد للثقافة التنظيمية والإجراءات التشغيلية ومنحهم الأدوات والموارد والدعم الذي يحتاجون إليه للنجاح في مناصبهم.

يجب أن يدمج برنامج الإعداد المثالي للشركات مكونات التوجيه والإعداد. يساعد ذلك في ضمان تجربة ممتعة ومشجعة للموظفين الجدد تهيئهم للنجاح على المدى الطويل في مناصبهم وداخل الشركة. يساهم اعتماد المؤسسات لبرنامج إعداد شامل في تعزيز الاحتفاظ بالموظفين ومشاركتهم وإنتاجيتهم، ونجاح المؤسسة العام.

الخلاصة

يجب الإشارة إلى أن نهج إدارة القوى العاملة الفعال يجب أن يشمل كلاً من إعداد الموظفين وتوجيه الموظفين. على الرغم من أن هذين المصطلحين يُستخدمان في كثير من الأحيان بالتبادل، إلا أن لهما معانٍ متمايزة.

توجيه الموظفين هو الخطوة الأولى في تعريف الموظفين الجدد بقيم ومعايير وممارسات العمل. يحدث توجيه الموظفين عادة في الأيام أو الأسابيع القليلة الأولى من العمل وهو عملية قصيرة.

بالإضافة إلى مدة التوجيه الأولي، هناك إجراء أكثر شمولاً يسمى إعداد الموظف. وهو يستلزم استيعاب الموظفين الجدد لثقافة الشركة، وتزويدهم بالمهارات والأدوات التي يحتاجون إليها للقيام بمسؤولياتهم الوظيفية، وتعزيز الشعور بالمجتمع والمشاركة بينهم وبين زملائهم في العمل وتحسين شعورهم بالانتماء إلى الشركة.

تساهم برامج الإعداد والتوجيه الفعالة في تعزيز مشاركة الموظفين وتحسين الإنتاجية ومعدلات الاحتفاظ. بوسع الشركات إعداد الموظفين الجدد لتحقيق النجاح الطويل الأجل ومساعدتهم على التطور إلى مساهمين مهمين في مؤسسة من خلال منحهم الأدوات والموارد التي يحتاجون إليها للازدهار.

الأسئلة الشائعة

• ما الذي يميز إعداد الموظفين عن توجيه الموظفين؟

يتعرف العمال الجدد على ثقافة الشركة وسياساتها وعملياتها أثناء توجيه الموظفين، وهي عملية مباشرة. بالإضافة إلى التوجيه، هناك عملية أكثر شمولاً تسمى إعداد الموظفين. وتتطلب هذه العملية دمج الموظفين الجدد في الشركة، ومنحهم التدريب، ومساعدتهم في المساهمة بشكل إيجابي في الفريق.

• لماذا يعتبر إعداد الموظفين أمراً ضرورياً؟

يُعتبر إعداد الموظفين أمراً مهماً لأنه يحدد جودة تفاعلهم مع الشركة. وقد يساهم في رفع الإنتاجية، وتحسين معدلات الاحتفاظ ، وزيادة مشاركة الموظفين.

• ما هي بعض الطرق الفعالة لإعداد الموظفين؟

هناك العديد من الممارسات التي تعتبر من بين أفضل الخيارات في عملية إعداد الموظفين ومنها: إنشاء برنامج منظم، وتعيين مرشد أو رفيق، وتوفير توقعات وظيفية واضحة وتدريب، وعمليات التفقد الروتينية للموظفين الجدد.

• ما الذي يجب تغطيته ضمن توجيه الموظفين؟

يجب تغطية العناصر الأساسية للشركة أثناء توجيه الموظفين، مثل مهمتها ورؤيتها وقيمها، بالإضافة إلى القواعد واللوائح التي تحكم السلامة والأمن وسلوك الموظفين. وقد يشمل التعريف بالموظفين المهمين إلى جانب الخطوط العريضة لواجبات الموظف.

• من المسؤول عن إعداد الموظف؟

غالباً ما تعمل إدارة الموارد البشرية ومدراء التوظيف وغيرهم من الموظفين المهمين معاً لإعداد الموظفين الجدد.