إذا كنت توظف مربية أو مدبرة أو ممرضة لكبار السن في منزلك، سيتعين عليك غالبًا دفع ضريبة عمالة منزلية والتي تسمى كذلك ضريبة المربية.
حساب أجور العاملين المنزليين تحدٍ صعب بحد ذاته. فغير أعباء حساب المرتبات ودفع الضرائب المستحقة، قد تتكبد غرامة باهظة إذا فاتك موعد الدفع.
لمعرفة المزيد عن خدمة مرتبات العاملين المنزليين وآليتها، تابع معنا!
ما هي خدمة مرتبات العاملين المنزليين؟
هي إحدى خدمات كشوف المرتبات المصممة خصيصًا لمساعدة الأفراد على إدارة الأجور والالتزامات الضريبية المتعلقة بالعمالة المنزلية كالمربيات والممرضات ومدبرات المنازل وغيرهن.
بشكل عام، العامل المنزلي شخص يعمل في منزل أحدهم ويتقاضى أجرًا عن خدماته. وبالتالي، يكون رب المنزل أو صاحب العمل مسؤولًا عن إدارة رسوم المرتبات والضرائب المختلفة، بما في ذلك الضريبة المقتطعة من أجور العاملين وضريبة التوظيف وتقديم استمارات ضريبية بكشوف المرتبات.
يمكن لصاحب العمل إدارة كافة المسؤوليات بفعالية أكبر من خلال توكيلها إلى خدمة مرتبات العاملين المنزليين، والتي تشمل معالجة المرتبات وحساب ودفع الضرائب المستحقة. وقد تتضمن هذه الخدمات أيضًا توظيف وفصل العاملين واستخدام أدوات الضرائب وكشوف المرتبات الإلكترونية وتقديم الدعم بخصوص الامتثال لقوانين العمل.
عمومًا، تساعد خدمة مرتبات العاملين المنزليين أصحاب العمل عبر تبسيط إجراءات كشف المرتبات والضرائب وضمان التزامهم بكافة قوانين ولوائح العمالة المنزلية.
كشف المرتبات في 10 خطوات
يتطلب كشف المرتبات في كثير من الأحيان عمليات عديدة لضمان حصول الموظفين على أجور مناسبة وفي الموعد المحدد. يمكن ترتيب الخطوات الأساسية كالتالي:
-
جمع معلومات العاملين:
تجميع بيانات العاملين مرحلة حاسمة في عملية كشف المرتبات. ويستلزم جمع وحفظ المعلومات الحالية عن كل موظف، بما في ذلك الاسم ومعلومات الاتصال والمسمى الوظيفي ومعدل الأجور وعدد ساعات العمل وأي استحقاقات في العلاوات أو الخصومات.
فيما يلي أهم التفاصيل اللازم معرفتها عن الموظف:
- المعلومات الشخصية: وتتضمن الاسم الثلاثي والعنوان ورقم الضمان الاجتماعي وأي معرّفات أو أوراق أخرى مطلوبة للتوظيف.
- تصنيف الوظيفة: تشمل المسمى الوظيفي ودرجة راتب الموظف وأي رموز أو تصنيفات وظيفية ذات صلة.
- معدل الأجر: تشمل هذه الفئة أجور الموظف الساعيّة والراتب والعمولة وأي أجر إضافي أو مكافأة مستحقة.
- ساعات العمل: يشمل هذا الرقم ساعات العمل العادية وأي عمل إضافي أو إجازة.
-
حساب ساعات العمل:
تتبع ساعات العمل خطوة أساسية في عملية كشف المرتبات، حيث يتضمن تسجيل عدد ساعات عمل كل موظف. وتُحسب رواتبهم الأساسية وأجور العمل الإضافي وأي تعويضات مستحقة أخرى وفقًا لهذه البيانات.
إليك أهم خطوات تتبع ساعات العمل بهدف حساب المرتبات:
- حفظ السجلات: الخطوة الأولى في تتبع ساعات العمل هي إعداد نظام يُسجل مدة عمل كل موظف بدقة. يمكن استخدام برامج مراقبة الدوام وإدارة الوقت إلكترونيًا أو يدويًا لإنجاز هذه المهمة.
- ساعات العمل الأساسية: غالبًا ما تُحدد في عقد العمل، والذي يبيّن أيضًا إجمالي عدد الساعات المطلوبة أسبوعيًا أو شهريًا. يُحسب الراتب المنتظم بناءً على هذه الساعات الأساسية.
- ساعات العمل الإضافية: وهي أي ساعات عمل تزيد على المناوبة الأساسية. وعادةً ما يتقاضى الموظف 150% من معدل أجره القياسي لقاءها، أي أن أجر العمل الإضافي أعلى من الأجر الأساسي.
-
حساب الراتب الإجمالي:
أهم خطوة في عملية كشف المرتبات هي حساب إجمالي المستحقات. يصف “الراتب الإجمالي” كافة مستحقات الموظف قبل أي اقتطاعات أو ضرائب. لتحديد راتب الموظف الإجمالي، يجب أخذ العديد من العوامل في الحسبان:
- معدل الراتب أو الأجر بالساعة: الخطوة الأولى هي تحديد سعر الساعة أو معدل راتب الموظف. إذا كان الموظف يتقاضى أجرًا بالساعة، فعليك ضرب عدد ساعات العمل في سعر الساعة. وإذا كان يتقاضى مرتبًا، فيجب تقسيم الأجر السنوي للموظف على عدد الدفعات في السنة.
- أجر العمل الإضافي: يترتب عليك حساب هذا الأجر إذا عمل الموظفون أكثر من الساعات الأسبوعية الأساسية. يُدفع لقاء كل ساعة عمل إضافي أجرًا يبلغ 150% من المعدل الساعيّ المعتاد.
- المكافآت والعمولات: عليك إضافة أي علاوات أو عمولات حصل عليها الموظف إلى راتبه الإجمالي.
-
تحديد الخصومات:
يعد حساب استقطاعات الراتب العديدة مرحلة حاسمة في عملية كشف المرتبات والتي تعرف باسم ‘تحديد الخصومات’. وهي مبالغ مالية تُخصم من راتب العامل لدفع تكاليف والتزامات مختلفة. وقد تشمل الخصومات الضرائب والامتيازات وغيرها من الدفعات المستحقة.
يتأثر مبلغ خصومات الراتب الدقيق بعدد من المتغيرات مثل دخل أو معدل أجر الموظف ومزاياه الوظيفية وأي لوائح ضريبية سارية.
-
حساب صافي الراتب:
تتمثل إحدى أهم خطوات عملية كشف المرتبات في حساب صافي الأجر، والذي يستلزم معرفة مقدار دخل الموظف بعد خصم كافة الاستقطاعات والخصومات من راتبه الإجمالي. بعبارة أخرى، صافي الراتب هو المبلغ الحقيقي الذي يتلقاه الموظف من خلال شيك الراتب أو الإيداع المباشر والذي يُستخدم لتغطية نفقاته الشخصية.
-
تجهيز شيك الراتب أو الوديعة المباشرة:
إعداد شيكات الرواتب أو الإيداعات المباشرة خطوة حاسمة في عملية كشف المرتبات، فهي تضمن حصول الموظفين على أجورهم بسرعة ودقة. فيما يلي شرح موجز لهذه الخطوة:
- جمع المعلومات اللازمة: لإعداد شيكات الرواتب أو إيداعات مباشرة، يتعين على مسؤولي كشف المرتبات أولًا جمع البيانات عن كل موظف مثل سعر الساعة أو معدل الأجر وساعات العمل الأساسية والإضافية والضرائب وأي خصومات.
- حساب الراتب الإجمالي: يحسب قسم إدارة المرتبات إجمالي الأجر لكل موظف ومبلغ الدخل المكتسب خلال دورة دفع معينة قبل أي استقطاعات أو خصومات.
- الخصومات: تؤدي الضرائب والمقتطعات الأخرى في هذه المرحلة إلى تقليل راتب الموظف الإجمالي. وتشمل الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية والضمان الاجتماعي والرعاية الطبية والخصومات الطوعية مثل مساهمات التقاعد أو أقساط التأمين الصحي.
-
تسجيل معاملات الرواتب:
يعد تسجيل المعاملات مرحلة حاسمة في عملية كشف المرتبات، والتي تتضمن توثيقًا منهجيًا ودقيقًا لجميع المعاملات المالية المتعلقة بأجور الموظفين. وتشمل تتبع ساعات عمل الموظفين وتحديد الأجور وحساب ضرائب وخصومات الرواتب.
فيما يلي بعض الخطوات الرئيسية التي ينطوي عليها تسجيل معاملات كشف المرتبات:
- جمع بيانات الموظفين: يتضمن ذلك جمع معلومات الموظف مثل الاسم الثلاثي والعنوان ورقم الضمان الاجتماعي والراتب وتفاصيل الاستقطاع الضريبي.
- تسجيل ساعات عمل الموظف: يتضمن ذلك تسجيل عدد ساعات عمل كل موظف خلال دورة دفع معينة. ويمكن استخدام برامج تتبع الحضور أو صحف الدوام لجمع هذه البيانات.
- حساب الأجور: يحسب قسم إدارة المرتبات إجمالي راتب كل موظف أو المبلغ المستحق قبل أي خصومات أو ضرائب بمجرد تسجيل عدد ساعات العمل.
- الخصومات والضرائب: يُحسب صافي أجر الموظف بخصم الضرائب والمزايا الوظيفية والمقتطعات الأخرى من راتبه الإجمالي.
-
دفع ضرائب المرتبات:
دفع الضرائب جزء حيوي من عملية كشف المرتبات بلا شك. إليك متطلبات هذا الإجراء:
ضرائب المرتبات هي مستحقات ضريبية يتوجب على صاحب العمل اسقتطاعها من رواتب الموظفين وتقديمها إلى الهيئات الحكومية المختصة. بعض الأمثلة على تلك الرسوم تتضمن ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة الضمان الاجتماعي وضريبة الرعاية الصحية بالإضافة إلى ضرائب الدخل الحكومية والمحلية في بعض الحالات.
قبل دفع ضرائب المرتبات، يتعين على صاحب العمل حساب مبلغ الضرائب المستحقة اعتمادًا على راتب كل موظف والمعدلات الضريبية السارية. ينبغي التأكد بعد ذلك من استقطاع المبالغ الصحيحة من راتب كل موظف والاحتفاظ بسجلات دقيقة بكافة الخصومات.
بعد ذلك، يجب على صاحب العمل إنشاء وتقديم العديد من الاستمارات الضريبية إلى الكيانات الحكومية المختصة، بما في ذلك مصلحة الضرائب والهيئات الحكومية الضريبية.
-
إصدار استمارات W-2:
تتضمن عملية دفع رواتب الموظفين خطوة حاسمة تسمى ‘إصدار استمارات W-2’. إليكم السبب:
- تعريف استمارات W-2: استمارة W-2 عبارة عن بيان بأرباح الموظف للسنة التقويمية السابقة والضرائب المخصومة منها.
- إلزامية بموجب القانون: وفقًا للقانون، ينبغي على الشركات تقديم استمارات W-2 لموظفيها بحلول 31 يناير من كل عام. تُستخدم هذه الاستمارات من قبل مصلحة الضرائب (IRS) لمراقبة رواتب الموظفين والخصومات الضريبية.
- حساب الاقتطاعات الضريبية: ينبغي على أصحاب العمل حفظ سجل بحسابات الضرائب المقتطعة من راتب كل موظف على مدار العام لإنشاء استمارة W-2 أصولًا. والذي يغطي ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وضريبة الدخل الفيدرالية.
- كشوف ضرائب الموظفين: استمارة W-2 ضرورية للموظفين لأنها تتضمن البيانات المطلوبة لتقديم الكشف الضريبي السنوي إلى مصلحة الضرائب. يستخدم الموظفون المعلومات الواردة في استمارة W-2 لتقدير التزاماتهم الضريبية ومبلغ الضريبة المستردة المحتمل.
- مسؤولية صاحب العمل: توفير استمارات W-2 للموظفين هو أحد مسؤوليات صاحب العمل أصولًا. قد تفرض مصلحة الضرائب غرامة على صاحب العمل الذي امتنع عن تقديم استمارة W-2 أو قدمها غير مكتملة أو بعد الموعد المحدد.
-
المراجعة والتدقيق:
يجب أن تتضمن عملية كشف المرتبات إجراءات المراجعة والتدقيق لضمان دقة الحسابات والمدفوعات وفقًا للقوانين واللوائح المعمول بها. وتستلزم هذه الإجراءات التحقق من معلومات الرواتب للتأكد من دقتها ومراجعة الحسابات وضمان دفع أجور مناسبة للموظفين.
يتطلب إجراء المراجعة التحقق من دقة وحداثة بيانات الموظفين، بما في ذلك الأسماء والعناوين وأرقام الضمان الاجتماعي. يضمن ذلك دفع أجور الموظفين المعنيين وعدم تلقي غير الموجودين منهم للرواتب. كما يتطلب دفع أجور الموظفين بحسب ساعات العمل تحليل سجلات الدوام والحضور.
في الختام
صُمِّمت خدمة مرتبات العاملين المنزليين للعائلات التي توظف مساعدين ضمن منازلهم، بما في ذلك المربيات أو مدبرات المنزل أو المساعدين الشخصيين. ويساعد هذا النوع من الخدمات رب المنزل أو صاحب العمل على إدارة التزامات المرتبات، بما في ذلك حساب ودفع الضرائب وإدارة الوقت وإصدار المدفوعات مع ضمان الالتزام بقوانين العمل الإقليمية والوطنية.
عمومًا، يساعد استخدام خدمة المرتبات في تبسيط إجراءات حساب الرواتب والضرائب وضمان التزام البيوت التي توظف طاقمًا منزليًا بكافة قوانين العمل واللوائح الضريبية.