كيف تنسق برامج إدارة الموارد البشرية أنظمة الدوام والإجازات؟

بتوظيف الأدوات التقنية المناسبة، يمكن لأنظمة الموارد البشرية العمل بسلاسة تامة على جميع الأصعدة: من التوظيف وإعداد المستجدين والجدولة إلى الامتثال والامتيازات. وتمكّن كذلك عاملي قطاع البرمجيات من التعامل مع المتاعب والمهام المضيّعة للوقت.

ماذا لو طلب الموظف معلومات من السجلات حول أيام إجازته أو الامتيازات المهنية أو عرض فواتير رواتبه السابقة؟

يعود الفضل بأكمله إلى خاصية الأتمتة الموجودة في أنظمة إدارة الموارد البشرية التي تدعم مجموعة واسعة من المهام اليدوية والإدارية إضافة إلى مهام الموارد البشرية اليومية مثل تنسيق المستندات. حيث توفر الأتمتة ميزة تنافسية متمثلة في تبسيط عمليات إدارة القوى العاملة إلى حد ما.

أصبحت البرامج ذات التخزين السحابي عنصراً أساسياً في صميم كل عمل تجاري، حيث تبسط عمليات إدارة القوى العاملة لكل من قسم الموارد البشرية والمديرين.

إذا كنت راغباً في الانضمام إلى ملايين الشركات الأخرى التي تستخدم برامج الموارد البشرية لكنك تواجه صعوبة في اختيار البرنامج المناسب، فبإمكاننا المساعدة. تابع معنا لمعرفة أفضل البرامج لمديري قسم الموارد البشرية!

لا بد لكل شركة إتمام المهمة الأساسية في إدارة الموارد البشرية، وهي إدارة إجازات العاملين. تتبادر بعض الشكوك النوذجية أحياناً إلى أذهان مؤسسي الشركات الناشئة أو متخصصي الموارد البشرية حديثي التخرج. مثلاً، إذا تجاهلنا إنجاز هذه المهام المضنية، هل ستحل نهاية العالم؟ ما فوائد نظام إدارة الدوام والإجازات؟ وما معنى “إدارة الإجازات” في المقام الأول؟

ستتعرف في هذا المقال على التالي:

• ما هو برنامج إدارة الموارد البشرية؟
• كيف تدير نظام الدوام والإجازات؟

بأية حال، دعونا نشرح أولاً طبيعة برامج إدارة الموارد البشرية وأدائها.

ما هو برنامج إدارة الموارد البشرية؟

يعد برنامج الموارد البشرية -المعروف أيضاً باسم HRMS أو HRIS- حلاً رقمياً يجمع بين العديد من أنظمة وخيارات إدارة وتحسين عمليات الموارد البشرية الحالية، والأهداف الإجمالية لمؤسسة معينة بخصوص موظفيها. يمكّنك استخدام برنامج موارد بشرية ممتاز من تبسيط عملياتك وتوفير الوقت والج

أنواع برامج إدارة الموارد البشرية:

لبرامج الموارد البشرية عدة أشكال تساعد المؤسسات على تحقيق عدة أهداف مختلفة. فيما يلي بعض الأمثلة بالإضافة إلى قائمة بأهم مميزاتها:

• نظام تتبع المتقدمين أو ATS:

نظام تتبع المتقدمين هو برنامج توظيف موارد بشرية يهدف لتسهيل عملية التوظيف على المؤسسة. إضافة لخفض تكاليف التوظيف، غالباً ما ينجز مهام أخرى، بما في ذلك تنظيم وتخزين بيانات المتقدمين ونشر إعلانات الوظائف على مختلف مواقع العمل وتقييم الطلبات المطابقة لوصف المنصب الوظيفي.

• إدارة الأداء:

يمكن لكل من متخصص الموارد البشرية والمديرين والموظفين استخدام منصة إدارة الأداء لتقييم مهارات الموظف ووضع أهداف مهنية ومراقبة تقدمهم لتشجيع مزيد من التدريب.

• إعداد المستجدين: 

يمكن تبسيط وتتبع عملية دمج الموظفين الجدد في بيئة العمل بمساعدة برنامج إعداد المستجدين. ولضمان توفير طاقم الموارد البشرية تجربة إعداد فعالة للموظفين الجدد، غالباً ما يتضمن البرنامج خاصيات التوقيع الإلكتروني ومراقبة التدريب واستبيانات العاملين والمهام الآلية الأخرى.

• نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS):

ينجز نظام معلومات الموارد البشرية مختلف مهام القسم، بما في ذلك التوظيف ومتابعة المرشحين والتعامل مع كشف المرتبات والامتيازات وتخزين معلومات الموظفين وملفاتهم الشخصية واتباع المعايير القانونية والتنظيمية وغيرها.

يمكن لقاعدة البيانات الأساسية لنظم برامج الموارد البشرية الشاملة أن تتمثل إما في نظام معلومات أو في أداة برمجية واحدة متصلة مع تطبيقات الموارد البشرية الأخرى.

• إشراك الموظفين:

هي أداة لتعزيز المشاركة الفردية والجماعية. حيث يمكن زيادة دور الموظف من خلال التدريبات والتحليلات والتعليقات ووضع أولويات العمل اليومية.

كيف تدير نظام الدوام والإجازات؟

الوقت مصدر ثمين لجميع أرباب العمل والعاملين، والتحكم فيه جوهري لنجاح أي مؤسسة. وبالمثل، فمراقبة دوام كل موظف أمرٌ بالغ الأهمية، حيث يدفع الحضور بهدف ورؤية الشركة قدماً. باستطاعة الشركات تنفيذ الإجراءات والإرشادات المقترحة أدناه لضمان فعالية موظفيها.

• الإلتزام بالوقت المحدد:

يعد تقييد المدة المتاحة للعاملين بعد ساعاتهم المعتادة طريقة ممتازة للتحكم في وقتهم ودوامهم. فرضُ مثل هذي القيود يُحفّز الموظفين لإكمال مهامهم قبل الموعد النهائي وإدارة وقتهم بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يُرهق العمل الإضافي الموظف عادةً ويؤثر سلباً على أدائه، جاعلاً المهام تستغرق وقتاً أطول من المعتاد، مما يزيد الإرهاق أكثر فأكثر. وقد يتسبب التعب في كثير من الأحيان في تفويت المناوبات، مما يؤثر في النهاية على سجلات دوام الموظف. لذلك، من الممكن التحكم في ساعات العمل وإدارة الدوام من خلال تقييد ساعات العمل الإضافي.

• التخطيط والعمليات التجارية:

تُأخذ الإجازات الفردية يومياً ضمن الفرق الكبيرة. لكن، لو أخذ معظم أعضاء الفريق إجازاتهم في الوقت ذاته، سيضمن هذا سير العمل بشكل أفضل.

على المدير النظر في جدول نوبات العمل اليومية عند اتخاذ قرار الموافقة على الإجازة. فقد تقع في أخطاء أو تواجه تأخيرات إذا لم تكن على علم بأعضاء الفريق المعطلين في يوم معين.

وهذا مثال على أحد المواقف التي يفيد فيها وجود نظام إدارة إجازات جيد.

• ثبّت نظام تتبع:

يعد تثبيت نظام مراقبة دوام آلي يتتبع حضور كل موظف اختياراً حكيماً، حيث يسجل أيام تواجدهم في العمل وساعات حضورهم ومغادرتهم، إضافة إلى تزويد الموظفين بمعلومات حول ساعات عملهم ومستوى إنتاجيتهم. علاوة على ذلك، يتيح نظام إدارة الوقت الفعال للموظفين إمكانية التحقق من سجل دوامهم وتتبع المدة المستغرقة منهم لإنجاز كل مهمة، ما قد يساعدهم على التحسن ويدفع بهم لإنجاز مهامهم بكفاءة أعلى.

• حفظ السجلات:

حتى من غير وجود حاجة رقابية لذلك، فإبقاء سجل بالإجازات المدفوعة مفيدٌ جداً. فمن خلال حفظ السجلات بطريقة معتمدة، يمكن إنفاذ وتطبيق قوانين الإجازات.

يطلب الموظفون وضوح وشمولية المعلومات المتعلقة بسجل معاملات وسياسة الإجازات واستحقاقاتها وأرصدتها، لأن الإجازة المدفوعة ميزة وظيفية. ويؤدي الفشل في هذه المجالات إلى انعدام ثقة ورضا العاملين وتدهور العلامة التجارية للشركة.

تتجلى ضرورة حفظ السجلات عند دفع رواتب الموظفين بالكامل عن جميع ساعاتهم. حيث تمثل هذه العملية وصفة مثالية لافتعال الخلافات واستقالة الموظفين واستيائهم، ثم المطالبة بسجلات أكثر تفصيلاً أو سياسة لصرف إجازاتهم المستحقة المتراكمة.

• تقييد الشواغر:

قد تؤثر الشواغر الوظيفية كثيراً في كيفية تعامل المؤسسة مع إدارة الوقت والدوام. حيث يؤدي فصل الموظف الذي يغادر العمل أو يأخذ إذن غياب إلى رفع معدل شواغر القسم. ما يضطر الإدارة والطاقم للعمل بجهد وكفاءة أكبر للتعويض عن نقص العدد. لإدارة الأعمال التجارية بنجاح، يجب وضع قيود على مثل هذه الوقائع لمنع تكرار حدوثها.

• تقليل العطل المخططة:

يجب تقليل الإجازات المخططة إلى الحد الأدنى لإدارة وقت الموظفين ودوامهم بفعالية. فمن الضروري الالتزام بالعدد المحدد لأيام العطل، وتجنب التمديد لأيام إضافية تحت أي ظرف كان، لأن ذلك قد يؤثر سلباً على أداء الشركة. ولتجنب تضارب أيام عطل موظف مع آخر، عليك التأكد من وضع جداول زمنية دقيقة للعطل المخططة. سيضمن ذلك حصول كل موظف في الشركة على وقت للراحة.

• تحليل البيانات وإعداد التقارير:

كثيراً ما تحتاج كل من الإدارة وجهات حفظ النظام تقارير عن الإجازات. يمكن لهذه العملية أن تتحول لتجربة شهرية مروعة في حال عدم وجود سياسة إجازات مناسبة.

يجب على أخصائي موارد بشرية نشطٍ مراقبةُ الغيابات وملاحظة أنماط أخذ الإجازات التي قد تكشف المتكاسلين.

مع الأخذ بالعلم أن التوصل لهذه الاستنتاجات يستلزم معلوماتٍ دقيقة وحديثة.

في الختام:

يعد امتلاك برنامج موارد بشرية ممتازٍ أمراً جوهرياً لإبقاء فريق الموارد البشرية عالي الأداء وقادراً على المنافسة.

يمكن الاستفادة من نظم برمجية كنظام إدارة الدوام والإجازات بالإضافة للاقتراحات المذكورة لتحسين إدارة وتنظيم الطاقم. حيث توفر هذه الأنظمة الآلية بيانات حول أداء كل موظف، وإدارة الوقت، والدوام. يمكن لهذا أن يوفر للمديرين والموظفين معلومات حول كيفية استعمال تقنيات عملية لتحسين النتائج إجمالاً وإنجاز الأعمال بسهولة وكفاءة ومنهجية.

أسئلة شائعة

• ما هي أداة إدارة الدوام والإجازات؟

يمنح نظام إدارة الدوام والإجازات للمؤسسات فرصة إدارة عطل موظفيهم بكفاءة أعلى. وأحد أعظم الأساليب لتحقيق ذلك هو منح الناس توازناً مثالياً بين حياتهم المهنية والشخصية. إذا كان موظفوك سعداء ببيئة العمل ويتمتعون بفوائد الإدارة الجيدة للعطل، فأنت بلا شك تبني نظاماً بيئياً صحياً.

• ما الفوائد التي تقدمها أنظمة إدارة الموارد البشرية؟

إحدى أهم فوائد استخدام حلول إدارة الموارد البشرية هي توفير الوقت المستهلك في المهام الإدارية الروتينية المهملة. مما يعطي مجالاً لقسم الموارد البشرية ليركز أكثر على المهام الاستراتيجية الأخرى طويلة الأجل. لهذا السبب، بدأت المؤسسات باختلاف أحجامها وقطاعاتها في اعتماد حلول برمجيات الموارد البشرية المتخصصة.

• ما التسميات المختلفة لبرامج الموارد البشرية؟

تساعد الحلول مثل برامج الموارد البشرية وأنظمة إدارة الموارد البشرية (HRMS) أو أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) في إدارة واجبات الموارد البشرية اليومية وتحسينها مع الاحتفاظ بسجلات شاملة للموظفين إضافةً إلى القوانين واللوائح المطبقة.

• ما الهدف من برنامج الموارد البشرية؟

يساعد البرنامج قسم الموارد البشرية على أتمتة العمليات اليدوية وتوفير الوقت وتخزين بيانات الموظفين بانتظام وإنتاج تقارير تستند إلى البيانات. ولا حاجة للتوثيق الورقي بوجود برامج الموارد البشرية. أضف إلى ذلك إمكانية استفادة كل من المديرين والعاملين داخل المؤسسة من تلك البرامج في إتمام الواجبات، بما في ذلك ضبط الوقت وتقييم الأداء وإدارة الرواتب.

• كيف يؤثر نظام إدارة دوام وإجازات سيئاً على الشركة؟

في الماضي، كانت البطاقات المثقبة هي الطريقة المستخدمة لتتبع حضور الموظفين. أما اليوم، فتستخدم تصريحات الدخول أو أجهزة الاستشعار الحيوية. حيث أن الاحتفاظ بسجل دقيق لتوقيت تسجيل وصول ومغادرة كل موظف أمرٌ في غاية الأهمية.

يحمي نظام إدارة دوام وإجازات موثوقٍ شركتك من مشاكل كشف المرتبات واللوائح وغيرها. حيث تتجنب وقوع الأخطاء وتوفر الوقت والمال وتحتفظ بسجلات دقيقة للحضور وتصون مستويات الكفاءة.