يعد بدء مشروع جديد أمرًا صعبًا، وفي بعض الأحيان تضيع الموارد البشرية لأن رجال الأعمال الذين يوجهون كل تركيزهم إلى “الصورة الكبرى” نادرًا ما يجدون الوقت للنظر في التفاصيل. وبينما يتوسع المشروع، تبدأ مشاكل سير العمل والأتمتة في الظهور. وكلما زادت العمالة في مؤسسة ما، زادت صعوبة إدارة مواردها البشرية.
يمكنك استخدام أحد أنظمة إدارة الموارد البشرية (Human Resource Management System)، وهي برامج متخصصة تساعد في مهام الموارد البشرية، لإدارة جميع مهام الموارد البشرية اليومية ومتطلبات الموظفين ورواتبهم.
تعرف على برامج الموارد البشرية ولماذا تعد برامج توظيف الموارد البشرية مفيدة للشركات الجديدة والمؤسسات الكبيرة.
ما هي برامج الموارد البشرية؟
برنامج الموارد البشرية هو أي تطبيق مؤسسي يسهل إدارة بيانات الموظفين والمهام المتعلقة بالموارد البشرية. وعادة ما تتضمن برامج الموارد البشرية مهام التوظيف، والتدريب، وإدارة الموظفين، وتنظيم الوقت، وخدمة مسير الرواتب، والإدارة الإستراتيجية للموارد البشرية.
كل الشركات تستخدم برامج الموارد البشرية لتحقيق أفضل أداء ممكن للإدارة والموظفين، وهو ما يؤدي إلى إرضاء الموظفين وزيادة الإنتاجية.
ولأن الأفراد هم أكثر الموارد قيمة بالنسبة للمؤسسات، فإن تطوير برامج الموارد البشرية يوفر إدارة سلسة لمهمات الموارد البشرية الإدارية مع الحفاظ على التركيز على تنمية المواهب. وهكذا تتطور أدوار الأشخاص لتركز أكثر على البيانات، وهو ما يعزز أداء القوى العاملة والأعمال التي يعتمد نجاح أكبر المؤسسات في أي مجال عليها.
أهم فوائد برامج توظيف الموارد البشرية للشركات الجديدة والمؤسسات الكبيرة؟
- زيادة كفاءة قسم الموارد البشرية:
يمكن زيادة الكفاءة عن طريق تقليل مهمات الإدارة الشاقة وأتمتة بعض العمليات. معظم أنظمة إدارة الموارد البشرية تبسط من أتمتة مهمات العمل، والجمع المركزي للبيانات، وإضافة رؤية واضحة في هيئة مخططات ورسوم بيانية. ولزيادة إدارة الأفراد سير العمل، قد يحتوي نظام إدارة الموارد البشرية على الخصائص التالية:
- مسير الرواتب:
إدارة المرتبات لها أهمية كبيرة لأن الأخطاء في معالجة المرتبات قد تؤدي إلى تدمير المشروع. ولهذا يقوم نظام إدارة الموارد البشرية بالقيام بحسابات الرواتب المدفوعة، وإدارة الجدول الزمني بدقة.
- إدارة الوقت والحضور:
تقوم هذه الخاصية بتتبع ساعات عمل الموظف وتضمن حصوله على راتب عادل مقابل أي عمل إضافي. بدون نظام إدارة الموارد البشرية، يكون تتبع هذه البيانات دون فقدان أي تفاصيل أمرًا صعبًا.
- إعداد الموظفين:
هل إجراءات إعداد الموظفين في شركتك سهلة وسريعة وفعالة؟ إذا لم تكن كذلك، فأنت بحاجة إلى نظام إدارة الموارد البشرية. يقوم لنظام إدارة الموارد البشرية بزيادة فعالية إعداد الموظفين عبر:
- تحديد مسؤولية كل موظف بوضوح
- متابعة تطور الشركات
- تكوين علاقات مع الموظفين الجدد
- توفير التكاليف:
ولأن الرواتب وضرائب الرواتب وخدمات الموظفين تكون عادة من بين أعلى التكاليف، فإن إدارة المرتبات ومصاريف الخدمات هي مهمة أساسية في جميع المؤسسات. ويستطيع متخصصي الموارد البشرية العثور على العديد من استراتيجيات توفير المال عبر أدوات إدارة الموارد البشرية دون الحاجة إلى التجربة والخطأ. بالإضافة أن خصائص التحفيز تعمل على تبسيط وتسهيل تعوّد العمال على العادات الحسنة للحصول على جوائز وخصومات مميزة، وهو ما يعود على الشركة بالنفع.
- تنظيم الوقت بكفاءة:
المورد الوحيد لفريق الموارد البشرية هو الوقت، وهو محدود. وهذا، يجب علينا مساعدتهم في تطوير أنظمة لتوفير الوقت. فلن يجد موظفو الموارد البشرية الوقت الكافي للقيام بالأشياء الأكثر أهمية – مثل حل المسائل القانونية وإنفاذ معايير الشركة – إذا كانوا يقومون بإدخال البيانات يدويًا وإجراء مكالمات هاتفية وإجراء مقابلات مع الأشخاص باستمرار.
وعلى الرغم من أن نظام إدارة الموارد البشرية ليست الخيار الأفضل، إلا أنه يسمح للمؤسسات بتوفير الوقت وبتوجيه أفضل للموارد اليدوية نحو المهام الأساسية لنجاح الأعمال.
- معالجة البيانات بصورة أفضل وأكثر دقة:
على قسم الموارد البشرية التأكد من قدرة الموظفين على التعرف على رسائل البريد الإلكتروني المخادعة التي تحتوي على ملفات أو روابط خطرة ومعرفة كيفية التعامل معها، والعمل مع فريق الاتصالات الداخلية لتحديث سياسات الأمان. وتضمن خصائص برنامج الموارد البشرية تحديث جميع السياسات وموافقة جميع الموظفين عليها. ولمنع الوصول غير المصرح به إلى بيانات الموظف، يفرض نظام الموارد البشرية حدودًا على البيانات ويمنح وصولًا قائمًا على الأدوار.
- اتخاذ قرارات أفضل:
ولأن متخصصو الموارد البشرية لا يقضون معظم الوقت في المهام الإدارية ويمكنهم الوثوق في خصائص النظام اليومية وإدارته لكشوف المرتبات وشؤون الموظفين بصورة دقيقة، يمكنهم الآن التركيز على تحسين تجربة الموظف. تخيل لو أن مسؤول الخدمات ليس مشغولًا بالتأكد من امتثال الموظفين للتعليمات وتقديم التقارير، ستجد أن بإمكانه الآن البحث عن طرق جديدة لتثقيف القوى العاملة، وتعريفهم بالخدمات المتاحة لهم، ورفع روحهم المعنوية، والمساعدة في الحفاظ عليهم.
- تقليل الخطأ البشري:
الخطأ البشري هو أحد الأسباب الرئيسية لزيادة التكاليف التي تتكبدها الشركة. لذا عبر أتمتة مهام الموارد البشرية، يستطيع الموظفون مراجعة عملهم بحثًا عن الأخطاء المحتملة وتقليل مخاطر الأخطاء الشائعة مثل الإدخالات المزدوجة. حيث تعتبر أتمتة كشوف المرتبات أمرًا مهمًا للشركات الصغيرة لأن إدخال البيانات يدويًا يسبب غالبية مشاكل كشوف المرتبات.
- زيادة دقة التفاصيل:
كمية المعلومات التي تذهب إلى قسم الموارد البشرية تجعل من معالجتها أمر من الصعب عمليًا أن يقوم به أي فرد أو مجموعة. يشير هذا إلى أن المعلومات المهمة غالبًا ما تُفقد أو تضيع.
استخدام برامج الموارد البشرية يتميز بإزالة اعتمادك على القيود البشرية. حيث يتم تجميع البيانات ومعالجتها بطرق فعالة تعطيك رؤية دقيقة تمكنك من اتخاذ القرارات باستراتيجية صحيحة.
- تعزيز الخدمة الذاتية للموظف:
الخدمة الذاتية للموظفين هي أحد أكثر الخصائص المطلوبة في برامج إدارة الموارد البشرية الحديثة. فكثيرًا ما يعرب الموظفون عن مخاوف محددة تتعلق بالشروط والأحكام والأجور والإجازات وغيرها من القضايا، ويجد قسم الموارد البشرية صعوبة كبيرة في الرد على هذه المخاوف بشكل فردي لمئات الموظفين.
يوفر نظام إدارة الموارد البشرية الآلي خدمة ذاتية أفضل للموظفين، مما يزيد من رضا الموظفين. مع نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، يمكن للموظفين بسهولة التحقق من الإجازات المدفوعة، أو الإجازات المرضية ، أو القدرة على العمل عن بُعد. فعادة ما يكون للموظفين حساباتهم على برنامج نظام إدارة الموارد البشرية يمكنهم عبرها الوصول إلى أي معلومات ضرورية.
- الامتثال التنظيمي:
التأكد من امتثال الشركة للقوانين المحلية والمركزية والفيدرالية هو أحد أهم مسؤوليات قسم الموارد البشرية، ويزداد تعقيد دورها بصورة مستمرة. ونتيجة للوباء، يجب على قسم الموارد البشرية الآن تحمل المسؤولية عن انتهاكات الامتثال للموارد البشرية الناتجة عن انتهاكات الأمن السيبراني لممارسات العمل الجديدة والتغييرات في قوانين العمل. ففي آخر استطلاع، أفادت 69٪ من مؤسسات الموارد البشرية أنها تستخدم أنظمة الموارد البشرية الخاصة بها بنجاح لمراقبة الامتثال وتقديم التقارير عنه، وقد أبلغت هذه المؤسسات عن ارتفاع معدل النجاح عند استخدامها لمراقبة متطلبات الامتثال.
- المقاييس:
هي أحد الفوائد الرئيسية لبرامج الموارد البشرية. حيث يعد الوصول إلى مقاييس التحليلات أمرًا ضروريًا لإدارة تكاليف الموارد البشرية ومخاطر عدم الامتثال وتعزيز مشاركة الموظفين. فإن المصدر الرئيسي لهذه البيانات هو نظام الموارد البشرية. حيث تقوم أقسام الموارد البشرية بفحص هذه البيانات للتخطيط لمبادرات الموظفين المستقبلية وتوقع الاحتكاك بين المناصب الرئيسية.
تجد الشركات أن ربط المؤشرات بأهداف الشركة يكون أسهل عندما تكون البيانات الصحيحة متاحة بسهولة ويمكن عرضها في الوقت الفعلي. على سبيل المثال، يمكن بسهولة للشركات التي تريد خفض التكاليف المرتبطة بالتوظيف تتبع المقاييس المهمة، مثل معدلات الدوران والتكاليف ووقت التوظيف لكل موظف. مما يسهل ربط تكاليف التوظيف بجودة التوظيف.
لماذا تعد برامج توظيف الموارد البشرية مفيدة للشركات الجديدة والمؤسسات الكبيرة؟
إذا بدأت أي شركة صغيرة في النمو، يجب عليها التفكير في موظفها التالي. فكل موظف محتمل تقوم بتعيينه في وقت مبكر سيؤثر بشكل كبير على ثقافة مكان العمل وتطوير أعماله، سواء كان لديها عشرة أو مئة شخص.
إذا كنت صاحب شركة صغيرة تحاول تبسيط عملية التوظيف وتحسينها، اقرأ المزيد عن أسباب حاجة الشركات الجديدة والمؤسسات إلى برامج توظيف الموارد البشرية.
- تكوين ثقافة مؤسسية مستقرة:
إذا لم تكن قد أنشئت هدفًا لشركتك ومجموعة من المبادئ التي يجب على فريقك الالتزام بها بعد، فقم بذلك الآن. بخلاصة، الشركات الأكثر ازدهارًا دائمًا ما تتميز بسمعة طيبة بين موظفيها.
- التخصيص تبعًا للاحتياجات:
برنامج التوظيف الصحيح لن يعرقل عمليات التوظيف الخاصة بك، بل سيجعلها أفضل، لأن كل شركة فريدة من نوعها، وتختلف احتياجاتها حسب الوظيفة والمجال.
يمكن تصميم وتخصيص برامج التوظيف بسهولة وفقًا لمتطلبات وتفضيلات أي شركة.
- أنظمة تتبع المتقدمين
أنظمة تتبع المتقدمين (Applicant Tracking Systems) تندمج بسهولة مع برامج التوظيف لتبسيط وإدارة إجراءات التوظيف الخاصة بك.
- أنظمة إدارة علاقات المرشحين
باستخدام نظام إدارة علاقات المرشحين (Candidate Relationship Management)، يمكن لمسؤولي التوظيف العثور على المرشحين عبر إنشاء مجموعات المرشحين وتطويرها من خلال مهام التوظيف.
وعبر اتباع استراتيجيات تسويقية فعالة – مثل استخدام البيانات وإرسال الرسائل الآلية إلى مجموعات المواهب – يمكن للشركات الجديدة تعزيز علامتها التجارية.
الخلاصة
وأخيرًا، تستطيع المؤسسات الصغيرة الاستفادة من استخدام برامج الموارد البشرية، لأن عقبات الاستثمار في هذه التكنولوجيا قليلة فهي عملية واقتصادية.
ومع ذلك، يجب عليك البحث بصورة كافية وأن تعرف أهدافك. فكل نظام من هذه الأنظمة فريد من نوعه، وعليك التأكد من الحصول على الوظائف التي تحتاجها.
أسئلة شائعة
ما هي برامج توظيف الموارد البشرية وما هي فوائدها؟
تستطيع الشركات القيام بالعديد من المهام المتعلقة بالموارد البشرية إلكترونيًا باستخدام نظام معلومات الموارد البشرية. يدعم نظام معلومات الموارد البشرية الآن مجموعة متنوعة من مهام الموارد البشرية مثل تتبع الوقت وتخطيط التعاقب والتوظيف بالإضافة إلى وظيفته الرئيسية في جمع البيانات وتخزينها.
ما هي أكبر المخاطر المتعلقة بالموارد البشرية التي قد يتعرض لها عملك؟
الأشياء الأكثر خطورة هي تصنيف الموظفين على أنهم معفيين أو غير معفيين من الضرائب، وسياسات التوظيف غير الكافية أو الغامضة، وأخطاء توفير وإدارة خدمات الموظفين، ومعالجة المشكلات بين الموظفين بشكل غير صحيح.
كيف تساعد الموارد البشرية في نجاح الشركة؟
يكون لدي الموارد البشرية فهم عام لعمل الشركة بأكمله، ومن خلاله تقوم بالمساعدة المتكررة في إنشاء الهياكل التنظيمية. بالإضافة إلى ذبك، تقوم بتوفير التدريب، والتعريف، والتوظيف، وتحديد المسمى الوظيفي، والفائض، وجميع هذه المهام تساهم في تحسين المنظمة وزيادة رضا العملاء، كما تساعد أيضًا على زيادة الإنتاجية.
لماذا تعتبر الموارد البشرية مهمة للشركات؟
لأن مسؤوليتهم هي ضمان تحقيق أقصى استفادة من موظفي الشركة، مديري الموارد البشرية هم شريان حياة الأعمال.