في كثير من الأحيان، يتم استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية HRMSs” “. وبحلول عام 2025، من المتوقع أن يصل سوق نظام إدارة الموارد البشرية في جميع أنحاء العالم إلى 30 مليار دولار.
يشير مصطلح “نظام الموارد البشرية المتكامل” إلى مجموعة من البرامج التي توفر مجموعة متنوعة من خدمات الموارد البشرية على منصة واحدة. يمكن أن يساعد نظام الموارد البشرية هذا في تنظيم قواعد البيانات والوقت والحضور وكشوف المرتبات والتوظيف.
وفقًا لدراسة استقصائية أجريت مؤخرًا، تم اكتشاف أن 54٪ من الشركات تزيد من معدل النفقات على تكنولوجيا الموارد البشرية.
يمكن إدارة وظائف الموارد البشرية في المؤسسة بشكل فعال وجيد باستخدام نظام موارد بشرية متكامل؛ فهو يجمع بين عمليات الموارد البشرية المتنوعة في نظام واحد حيث يشمل ما يلي من عناصر: التوظيف والتأهيل والتدريب وكشوف المرتبات وتنظيم الوقت والجدولة وإدارة الأداء. وبفضل نظام الموارد البشرية المتكامل، يمكن أن تكتسب المؤسسات العديد من المزايا مختلفة مثل: دقة أكبر، وتوفير التكاليف، وتحقيق مكاسب من الكفاءة، وتعزيز الشعور بأهمية أنشطة الموارد البشرية.
قد يؤدي اختيار أفضل حل متكامل للموارد البشرية إلى إحداث فرق كبير. يعد نظام الموارد البشرية المتكامل موردًا مهمًا لأي مؤسسة تسعى إلى زيادة عدد موظفيها وتحقيق نتائج أفضل في العمل.
ما هو نظام الموارد البشرية المتكامل؟
نظام الموارد البشرية المتكامل هو برنامج شامل يقوم بأتمتة وتبسيط العديد من العمليات الخاصة بالموارد البشرية. وباستخدام هذا النظام، يمكن لموظفي الموارد البشرية إدارة وتتبع بيانات الموظفين بكفاءة وإضفاء الطابع المركزي على عمليات الموارد البشرية بالشركة.
غالبًا ما يحتوي نظام الموارد البشرية المتكامل على وحدات لتوظيف الموظفين الجدد وتأهيلهم، وإدارة الأداء، وساعات العمل والحضور، وكشوف المرتبات، والتعامل مع إدارة المنافع، والخدمة الذاتية للموظفين. يهدف النظام إلى تبسيط إدارة مهمات الموارد البشرية، وتخفيف عبء العمل على خبراء الموارد البشرية، وتعزيز دقة المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية.
بالإضافة إلى ذلك، يمكّن نظام الموارد البشرية المتكامل المؤسسات من اتخاذ قرارات أفضل تستند على البيانات من خلال تقديم معلومات فورية عن مؤشرات الموارد البشرية مثل تناقص عدد الموظفين والتغيب والأداء. كما أنه من الضروري التأكد من أن بيانات الموظف دقيقة وحديثة وآمنة حيث إن ذلك يساعد المؤسسات في تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية.
يمكن لنظام الموارد البشرية المتكامل أن يزيد بشكل كبير من إنتاجية الموارد البشرية وفعاليتها، ويعزز تجربة الموظف، ويحقق النجاح التنظيمي.
أفضل حلول الموارد البشرية المتكاملة في” “ JoinHRMatters:
يجب على الشركة تحليل المطالب والأهداف المحددة لمؤسستها بعناية قبل اختيار أفضل حل متكامل للموارد البشرية. يعتبر النظر في الميزات والقدرات التي توفرها الحلول المختلفة وعمليات الموارد البشرية في المنظمة والميزانية والموارد المتاحة أمرًا بالغ الأهمية. توفر “JoinHRMatters” العديد من حلول الموارد البشرية المتكاملة مثل الجدولة، وضبط الوقت، وإدارة الإجازات، والتقارير، وكشوف المرتبات، ودردشة العمل، والقياسات الحيوية “البيومترية”، ومناوبات العمل المتعددة.
1-الجدولة:
يعد عنصر “الجدولة” عنصرًا حيويًا في حلول الموارد البشرية المتكاملة. يستلزم تنظيم وتنسيق جداول عمل الموظفين، ومناوبات العمل، والمهام بهدف الحفاظ على نجاح وكفاءة القوى العاملة. يمكن للمؤسسات تحقيق أقصى استفادة من مواردها مع الاستمرار في تلبية المتطلبات التشغيلية بمساعدة نظام جدولة فعال.
وبالإضافة إلى ذلك، تضمن “الجدولة” معرفة الموظفين بمهامتهم، وجداول عملهم، وتطلعاتهم. ونظرًا لأن الجدولة تنظم القوى العاملة وتساهم في توفير نفقات العمالة، وتعزز الإنتاجية، فلذلك هي جزءًا مهمًا من حلول الموارد البشرية المتكاملة. يجب على المؤسسات تسريع إجراءات إعداد الجدولة لمعرفة معلومات فورية عن القوى العاملة لديها، وهذا يحدث من خلال تثبيت برامج وأدوات جدولة متقدمة، والتي يمكن استخدامها بعد ذلك لمساعدتهم على تحديد كيفية تخصيص الموارد وتقييم أداء الموظف.
2- ساعات العمل:
يعد عنصر “ساعات العمل” عنصرًا مهمًا في حلول الموارد البشرية المتكاملة حيث يمكن لأرباب العمل تتبع وتسجيل ساعات عمل موظفيهم وفترات الراحة وساعات العمل الإضافية بدقة بسبب هذه الحلول التكنولوجية. يمكن لأرباب العمل أيضًا تتبع حضور الموظفين تلقائيًا باستخدام عنصر “ساعات العمل” مما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء ويضمن دفع رواتب الموظفين بشكل صحيح. كما يمكن للمؤسسات تنظيم سير عمل فعّال لإدارة موظفيها من خلال ربط عنصر “ساعات العمل” بأنظمة الموارد البشرية الأخرى مثل كشوف المرتبات وبرامج الجدولة.
وبالإضافة إلى ذلك، يوفر عنصر “ساعات العمل” للشركات معلومات مفيدة قد تستخدمها لاكتشاف مشكلات الامتثال المحتملة والمجالات التي يمكن فيها زيادة إنتاجية الموظف. فهذا العنصر هو أداة مهمة للشركات التي تسعى إلى إدارة موظفيها بدقة وفعالية.
3-إدارة الأجازات:
“إدارة الإجازات” هي العنصر الأساسي لحلول الموارد البشرية المتكاملة؛ فإنها تتضمن إدارة غيابات الموظفين مثل الأجازات المرضية، العطلات، وأنواع الإجازات الأخرى المدفوعة وغير مدفوعة الأجر. يمكن أن تقوم المؤسسات بتتبع أيام غياب الموظفين، والتعامل مع طلبات الإجازة، وضمان الالتزام بالقوانين واللوائح المحلية والخاصة بالولاية بمساعدة نظام إدارة الإجازات الفعال.
يمكن أن يساعد نظام إدارة الإجازات المتكامل أيضًا في تقليل الأخطاء وزيادة دقة حسابات الرواتب، مما يوفر الوقت والمال لموظفي الموارد البشرية. بصفة عامة، تعد إدارة الإجازات عنصرًا هامًا في حلول الموارد البشرية المتكاملة التي بمقدورها مساعدة الشركات في إدارة موظفيها بشكل أكثر كفاءة، وتقليل مخاطر مشاكل الامتثال، وضمان رضا الموظفين.
4- إعداد التقارير:
يعد إعداد التقارير عنصرًا هامًا لحلول الموارد البشرية المتكاملة. يستلزم إنشاء وتحليل البيانات حول العديد من عمليات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف وإدارة الأداء ومعدل مغادرة الموظفين من المؤسسة. بفضل إعداد التقارير، يمكن للمؤسسات معرفة المزيد عن القوى العاملة لديها وتحديد مجالات التطور والتحسين واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات بمساعدة نظام تقارير فعال.
يمكن للمؤسسات إعداد تقارير مخصصة تقدم معلومات فورية عن عمليات الموارد البشرية لديها من خلال الجمع بين إعداد التقارير وأنظمة الموارد البشرية الأخرى مثل برنامج كشوف المرتبات وضبط الوقت. يمكن لفريق الموارد البشرية أيضًا استخدام هذه التقارير لتحديد الأنماط ومراقبة الامتثال وتقييم التقدم المحرز في الهدف التنظيمي. يعد إعداد التقارير أمرًا بالغ الأهمية للشركات التي تتطلع إلى تطوير عمليات الموارد البشرية لديها وزيادة عدد موظفيها وتحقيق نتائج مالية أفضل.
5-كشوف المرتبات:
تُعرف إدارة رواتب الموظفين بما في ذلك أجورهم ومكافآتهم وحوافزهم، باستخدام نظام “كشوف المرتبات”. ستضمن المؤسسات حصول موظفيها على الرواتب جيدًا وفي الموعد، والحد من حدوث أخطاء ووقوع مشكلات الامتثال. يمكن للمؤسسات تنظيم سير عمل فعال لإدارة تعويضات الموظفين بكفاءة من خلال دمج كشوف المرتبات مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى مثل برامج ضبط الوقت وإدارة الإجازات.
يمكن أن يساعد نظام كشوف المرتبات المتكامل أيضًا في خفض النفقات الإدارية وتيسير إجراءات الموارد البشرية، والتي يمكن أن تساعد موظفي الموارد البشرية على توفير الوقت والموارد. بصفة عامة، يعد عنصر كشوف المرتبات عنصرًا هامًا لحلول الموارد البشرية المتكاملة والتي بمقدورها مساعدة الشركات في إدارة موظفيها بفعالية، وضمان الامتثال للتشريعات الحكومية والمحلية، وضمان رضا الموظفين.
6- دردشة العمل
تُعد “دردشة العمل” عنصرًا فعالًا لحلول الموارد البشرية المتكاملة ومهمة للتواصل؛ فهي تمكّن الموظفين وكذلك موظفي الموارد البشرية من التواصل والعمل معًا بنفس الوقت بغض النظر عن موقعهم أو منطقتهم الزمنية. يمكن أيضًا دمج عنصر “دردشة العمل” مع أنظمة الموارد البشرية الأخرى مثل برامج كشوف الرواتب وضبط الوقت. الهدف من ذلك هو تمكين الشركات من تهيئة سير عمل سلس والتواصل والتعاون، وبالتالي تستطيع إدارة الموظفين بكل كفاءة.
تُمكّن “دردشة العمل” الموظفين من التواصل مع بعضهم ومع موظفي الموارد البشرية بشكل طبيعي، وبالتالي يساهم هذا العنصر في تعزيز مشاركة الموظفين ورضاهم عن وظيفتهم. بصفة عامة، يُعد عنصر “دردشة العمل” عنصرًا مهمًا لحلول الموارد البشرية المتكاملة والتي بمقدورها مشاعدة الشركات في زيادة إنتاجية الموظفين، وتعزيز التواصل والعمل الجماعي، وتحقيق نتائج مالية أفضل.
7- القياسات الحيوية “البيومترية”:
يمكن تضمين التكنولوجيا الحديثة التي تسمى القياسات الحيوية في حلول الموارد البشرية المتكاملة. يتضمن هذا العنصر التحقق من هوية الشخص باستخدام سمات جسدية أو سلوكية مميزة مثل بصمات الصوت أو التعرف على الوجه أو بصمات الأصابع. يمكن لتقنية القياسات الحيوية زيادة الأمان وتقليل الاحتيال عندما يتعلق الأمر بمراقبة الوصول وتتبع الوقت والحضور.
يمكن للقياسات الحيوية أن تساعد في ضمان راحة الموظفين ورضاهم من خلال تسهيل الوصول إلى أنظمة الموارد البشرية. تعد القياسات الحيوية أداة فعالة بمقدورها مساعدة المؤسسات في تطويرعمليات الموارد البشرية لديها، وزيادة عدد موظفيها، وتحقيق نتائج أعمال أفضل.
8- مناوبات العمل المتعددة
تميل العديد من الشركات وخصوصًا تلك التي تعمل على مدار 24 ساعة طوال الأسبوع إلى اتباع نظام مناوبات العمل المتعددة. وقد يكون من الصعب جدولة وتتبع الوقت وسداد رواتب الموظفين الذين يعملون مناوبات متعددة. يمكن للشركات إدارة قوتها العاملة بكفاءة من خلال دمج أنظمة الجدولة وضبط الوقت وكشوف المرتبات بغض النظر عن عدد المناوبات والموظفين.
يمكن أن يدعم حل الموارد البشرية المتكامل أيضًا الامتثال للتشريعات الإقليمية والوطنية التي تدير ساعات العمل، والإجازات، وأوقات الراحة، وساعات العمل الإضافية. قد يجعل حل الموارد البشرية الشامل إدارة مناوبات العمل المتعددة أسهل بكثير. تعد مناوبات العمل المتعددة ضرورية للشركات التي تسعى إلى زيادة عدد موظفيها وتحسين نتائج العمل.
هل من الناجع استخدام نظام موارد بشرية متكامل لأي مؤسسة؟
نعم! بغض النظر عن حجم أو مجال المؤسسة، فإن وجود نظام موارد بشرية متكامل يكون مفيدًا للغاية. يمكن لنظام الموارد البشرية المتكامل مساعدة المؤسسات في تحقيق أهدافها الاستراتيجية من خلال أتمتة عمليات الموارد البشرية المتكررة وتقديم معلومات وبيانات فورية. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية الناتجة عن وضع نظام متكامل للموارد البشرية:
- إجراءات مبسطة: يتيح نظام الموارد البشرية المتكامل تبسيط إجراءات الموارد البشرية وتخفيف عبء العمل على موظفي الموارد البشرية وتوفير الوقت للأنشطة الإستراتيجية الأخرى؛ فهذا يعزز الإنتاجية والكفاءة.
- دقة البيانات: يضمن نظام الموارد البشرية المتكامل أن تكون بيانات الموظف دقيقة وحديثة، مما يقلل من مخاطر وقوع أخطاء ويضمن الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية.
- اتخاذ قرارات أفضل تستند إلى البيانات: يمكّن نظام الموارد البشرية المتكامل المؤسسات من اتخاذ قرارات أفضل تعتمد على البيانات من خلال توفير معلومات فورية عن مؤشرات الموارد البشرية، بما في ذلك تناقص عدد الموظفين والتغيب والأداء.
- تعزيز تجربة الموظف: يستطيع نظام الموارد البشرية المتكامل تعزيز تجربة الموظف من خلال السماح للموظفين بالوصول إلى معلوماتهم، وإعطاء خيارات الخدمة الذاتية، وتقليل الوقت والجهد اللازمين لتنفيذ مهام الموارد البشرية الأساسية.
- توفير التكاليف: يستطيع نظام الموارد البشرية المتكامل أن يساعد المؤسسات في توفير المال من خلال تقليل الوقت والموارد اللازمة للتعامل مع عمليات الموارد البشرية وإعطاء المؤسسة نبذة عن النفقات المتعلقة بالموارد البشرية.
الخاتمة
وأخيرًا، يعد نظام الموارد البشرية المتكامل أداة ممتازة بمقدورها مساعدة المؤسسات في إدارة أنشطة الموارد البشرية الخاصة بهم بشكل أكثر نجاحًا. يمكن للمؤسسات زيادة الإنتاجية وخفض النفقات وتحسين رضا الموظفين من خلال الجمع بين العديد من مهام الموارد البشرية في نظام واحد. كما يمكن لنظام الموارد البشرية المتكامل أن يساعد المؤسسات على أن تكون أكثر فعالية وكفاءة وتنافسية في عالم الشركات سريع التطور.
مكن لنظام الموارد البشرية المتكامل أن يساعد أيضًا في زيادة الامتثال لقوانين الولاية والبلدية، وتقليل العبء الإداري، وزيادة رضا الموظفين. يجب مراعاة المطالب والأهداف الخاصة بالمنظمة بعناية عند اختيار أفضل حل متكامل للموارد البشرية. يمكن للمنظمات تبسيط عمليات الموارد البشرية وزيادة الامتثال وتحسين أداء الموظفين من خلال تطبيق نظام الموارد البشرية المتكامل الصحيح.
الأسئلة الشائعة
1. ما هو بالضبط “نظام الموارد البشرية المتكامل”؟
يعد نظام الموارد البشرية المتكامل طريقة شاملة وفعّالة لإدارة عمليات الموارد البشرية في المؤسسة؛ فهو يجمع بين عمليات الموارد البشرية المتنوعة في نظام واحد، بما في ذلك التوظيف والتأهيل والتدريب وكشوف المرتبات وتنظيم الوقت والجدولة وإدارة الأداء.
2-ما هي المزايا التي يمكن أن تقدمها أنظمة الموارد البشرية المتكاملة؟
يمكن أن تكتسب المؤسسات العديد من المزايا مختلفة مثل: دقة أكبر، وتوفير التكاليف، وتحقيق مكاسب من الكفاءة، وتعزيز الشعور بأهمية أنشطة الموارد البشرية. يمكن لنظام الموارد البشرية المتكامل أن يساعد أيضًا في زيادة الامتثال لقوانين الولاية والبلدية، وتقليل العبء الإداري، وتعزيز رضا الموظفين.
3-كيف يمكن لنظام موارد بشرية متكامل تحسين الامتثال للتشريعات الحكومية والمحلية؟
يمكن للمنظمات ضمان الامتثال لقواعد الولاية والبلدية فيما يتعلق بساعات العمل، والإجازات، وساعات العمل الإضافية، واللوائح الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية باستخدام نظام موارد بشرية متكامل. يوفر النظام عرضًا في الوقت الفعلي لحالة الامتثال، والذي يمكنه أتمتة امليات المتعلقة بالامتثال مثل تتبع ساعات العمل وتحديد أجر العمل الإضافي.
4-هل يمكن تحسين تجربة الموظف باستخدام نظام موارد بشرية متكامل؟
نعم، يمكن لنظام الموارد البشرية المتكامل أن يعزز تجربة الموظف من خلال منح الموظفين وصولاً سريعًا إلى موارد الموارد البشرية، بما في ذلك وحدات التدريب عبر الإنترنت وبوابات الخدمة الذاتية وتطبيقات الأجهزة المحمولة. بالإضافة إلى ذلك، قد يساعد النظام في تبسيط إجراءات الموارد البشرية، مثل التأهيل وإدارة الأداء لتحسين فعاليتها وكفاءتها.