تعد كشوف المرتبات إحدى أهم الجوانب لأي عمل تجاري؛ والتي أيضًا قد تشكل صعوبة أمام فرق الموارد البشرية والمالية؛ إذ تحتاج كشوف المرتبات إلى الكثير من العمل والوقت والالتزام لإكمالها بنجاح كل شهر. لذلك، تناقش العديد من المؤسسات قضية الانتقال من نظام معالجة كشوف المرتبات اليدوي /الورقي إلى نظام كشوف المرتبات المستند إلى التخزين السحابي.
في الوقت الحالي، تعتبر تقنية كشوف المرتبات اليدوية غير فعالة، إذ تفتح المجال أمام الخطأ البشري. تشمل كشوف المرتبات معلومات مهمة تحتاج إلى التأمين، مما يجعل الاستعانة بمصادر خارجية أمرًا غير موثوق دائمًا. يجب على الشركات اليوم السعي لاكتساب الميزات التي تجعلها في الصدارة، متقدمة على منافسيها، وهو ما تتيحه التقنيات السحابية الحديثة الخاصة بكشوف المرتبات.
يقضي نظام كشوف المرتبات الفعال على مخاطر معالجة كشوف المرتبات يدويًا، وذلك من خلال تمكين المديرين التنفيذيين أو المسؤولين في الموارد البشرية من إدارة عمليات كشوف المرتبات بسلاسة وبطريقة خالية من الأخطاء.
ومع ابتكار برامج آمنة، ومتاحة، وعملية، ودقيقة لكشوف المرتبات، من الصعب الإبقاء على نظام كشوف المرتبات اليدوي. والآن، لنناقش بعضًا من سلبيات مثل هذه الكشوف اليدوية.
ما هو نظام كشوف المرتبات اليدوي؟
يمكن تعريف نظام كشوف المرتبات اليدوي ببساطة على أنه طريقة لحساب ومعالجة كشوف رواتب الموظفين باستخدام السجلات والحسابات الورقية. يتتبع هذا النظام حضور الموظفين، وحساب ساعات العمل، وحساب الضرائب والخصومات، وإصدار شيكات الرواتب يدويًا دون استخدام البرامج الآلية أو الأنظمة الإلكترونية لتسجيل وإدارة بيانات كشوف المرتبات. عادةً ما تستخدم الشركات الصغيرة أنظمة كشوف المرتبات اليدوية مع عدد محدود من الموظفين الذين ليس لديهم احتياجات كشوف رواتب معقدة. ومع ذلك، يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً، كما أنها أكثر عرضة للأخطاء، وقد تتطلب جهدًا كبيرًا للحفاظ على سجلات دقيقة.
سلبيات نظام كشوف المرتبات اليدوي
إن إدارة كشوف المرتبات يدويًا يعد أمرًا صعبًا للغاية بالنسبة للشركات التي تضم عددًا كبيرًا من الموظفين، إذ يصعب متابعة تفاصيل الكشف لكل موظف على حدة. يصف مصطلح “حساب كشوف المرتبات يدويًا” مختلف العمليات الخاصة بحساب ومعالجة كشوف المرتبات يدويًا. في هذه الحالة، يكون ممثل كشوف المرتبات مسؤولاً عن إجمالي جميع الرواتب والخصومات يدويًا. هناك عدة عيوب لاستخدام نظام كشوف المرتبات اليدوي، بما في ذلك:
-
الخطأ البشري
تواجه الشركات التي تعالج كشوف المرتبات يدويًا كمًّا هائلًا من الأخطاء الناتجة عن ضغط المهام المتكررة مثل التوثيق والفحص المتكرر مما يؤدي بدوره إلى إرهاق إدارتي الموارد البشرية والشؤون المالية، ويفتح الباب أمام حدوث الأخطاء البشرية، وبالتالي تأخير المدفوعات أو عدم دقتها. تتطلب هياكل أجور بعض الموظفين إلى حساب ومراجعة وتدقيق إجمالي أكثر من غيرها، وذلك لكونها معقدة أو مركبة بشكل ما؛ كما أن التقدير غير الدقيق للإجازات والأذونات يعد فرصة أخرى للوقوع في لأخطاء البشرية.
-
غياب الموظفين
في حال غياب الموظفين المعنيين بحساب كشوف المرتبات يدويًا، قد تواجه أيضًا مشكلة أخرى؛ سواء كان غيابهم بسبب إجازة مرضية أو أي إجازة أخرى؛ مما يجعل العمل أكثر عرضة للأخطاء. بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إلى تعيين موظفين مؤقتين يمكنهم بدء جميع الأعمال من الصفر، ومحاولة فهم الكيفية التي تسير بها الأمور عند رحيل الموظفين؛ وهو أمر يستهلك الكثير من الوقت والجهد.
-
حماية البيانات
إن الاحتفاظ بالمعلومات الشخصية للموظفين في نسخ ورقية أو على برنامج Excel لا يعد طريقة آمنة على الإطلاق. لا شك أن لجميع الموظفين توقعات عالية فيما يخص واجبات صاحب العمل، بما في ذلك حماية بياناتهم المهمة. يمكننا القول بأن معالجة كشوف المرتبات يدويًا يزيد من احتمالية وقوع المعلومات في الأيدي الخطأ، وتسريب المعلومات التي قد تُستخدم للإضرار بالمؤسسات.
-
التكلفة المادية
يتطلب تعيين عدد من الموظفين المعنيين بحساب كشوف الرواتب يدويًا استثمارًا ماليًا كبيرًا لشراء أجهزة الكمبيوتر والبرامج. بدلًا من ذلك، يمكنك اللجوء إلى مصادر خارجية لإتمام هذه المهمة وتوفير هذه الأموال لتوسيع شركتك. إذا اخترت شيئًا مختلفًا، فيجب عليك تخصيص مبلغ كبير من المال.
-
انخفاض إنتاجية فرق الموارد البشرية
تتطلب بيانات كشوف الرواتب إدخالها يدويًا، وهو أمر مرهق بطبيعة الحال، كما أنه يضع الموظفين المعنيين تحت ضغط كبير. وعلى الرغم من أهمية الأمر وأولويته بالنسبة لفرق الموارد البشرية والمالية، إلا أنه ليس المهمة الوحيدة التي تقع على عاتقهم، فهناك العديد من المهام الأخرى التي تتطلب الوقت والجهد. لذلك، فإن تحميل العبء على الموظفين من خلال أنشطة وعمليات متكررة ومرهقة، والتي قد تضع الشركة في موضع خطر في حال لم يتم إكمالها بالشكل الصحيح؛ أو على أقل تقدير، ستخفض من إنتاجية الموظفين وانخراطهم في بيئة العمل، مما يؤدي بالتالي إلى معدل أعلى لدوران الموظفين.
-
مشكلات الوثائق
إذا كنت تدير وثائق العديد من الموظفين، فقد تواجه العديد من المشكلات، بما في ذلك فقدان المستندات الورقية، مما قد يتسبب في حدوث مشكلات وقت توزيع الرواتب. يصبح الحفاظ على كل جزء من المعلومات المنظمة أمرًا صعبًا أثناء التعامل مع كشوف المرتبات يدويًا. كما قد يُحفظ كل مستند على حدة في أوقات مختلفة، مما يؤدي إلى فقدان المستندات بشكل متكرر. وبالتالي، فإن إدارة كشوف المرتبات يدويًا ينتج عنه قدر كبير من الفوضى.
-
عدم الامتثال
تتطلب معالجة كشوف المرتبات يدويًا إملاء عناية للامتثال للتطورات التشريعية الهامة عناية خاصة. قد تتعرض لغرامات قاسية أو عواقب أخرى إذا لم تتبع أحد القوانين التشريعية. يجب استيفاء العديد من المتطلبات القانونية لكشوف الرواتب الهندية، بما في ذلك الحد الأدنى للأجور، وخصومات الخصم الضريبي من المنبع TDS، وخصومات التأمين الصحي ESI، وخصومات صندوق التأمين الاجتماعي، والإكراميات، ونظام التأمين المرتبط بإيداع الموظفين EDLI، وغير ذلك. كل هذه الاستقطاعات تتطلب اهتمامًا خاصًا، وقد تستغرق وقتًا لتدقيقها، ولكن من المهم الامتثال لجميع القواعد واللوائح، وعادةً ما يكون هذا هو آخر شيء في قوائم المهام.
-
غير دقيقة بالقدر الكافي
أثناء إدارة كشوف المرتبات يدويًا، قد تحدث مشكلات تتعلق بدقة المعلومات. بسبب ضغوط وعبء العمل، قد يخطئ الموظف ويرسل الأموال إلى الشخص الخطأ. إذا لم يتم إصلاح المشكلة على الفور، فقد تؤثر شيكات الرواتب المتأخرة سلبًا على معنويات الموظفين.
-
استهلاك الوقت
تكمن إحدى المشكلات الرئيسية في عامل الوقت؛ إذ تستغرق إدارة كشوف المرتبات الكثير من الوقت. تقوم العديد من الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية لمعالجة كشوف المرتبات، مما يعني أن مزودي الخدمة الخارجيين سيتولون جميع واجباتك المتعلقة بكشوف المرتبات. يمكنك توفير الوقت والجهد ودعم سير العمل بسلاسة من خلال الاستعانة بمصادر خارجية.
-
الحضور والمواعيد
تتضمن كشوف المرتبات تتبع وحساب الإجازات والأذونات الشهرية لكل موظف يدويًا. يستغرق هذا وقتًا طويلاً ويكون أكثر عرضة لحدوث أخطاء كبيرة. إن القيام بهذا الكم الهائل من العمل وتتبع التفاصيل الدقيقة للأعمال الورقية بما في ذلك مواعيد الحضور والانصراف، والأذونات، يعد أمرًا غير فعال ومزعج إلى حد كبير. ونتيجة لحدوث الأخطاء، قد يتلقى الموظفون أقل أو أكثر مما يحق لهم قانونًا. قد يكون هذا غير عادل، ويؤدي إلى انخفاض مستويات رضا الموظفين.
-
مستوى الأداء
غالبًا ما يتم تسجيل بيانات الموظفين، بما في ذلك طلبات الإجازة وطلبات السداد وطلبات أجر العمل الإضافي وما شابه ذلك، يدويًا أو تحميلها عند استخدام أنظمة كشوف المرتبات الورقية أو حتى تلك المصممة على برنامج Excel ذات البيانات الشاملة، الأمر الذي يحتاج قدرًا كبيرًا من العمل الإداري. قد يؤدي تعديل صغير في صيغة أحد الحقول/الصفوف إلى دفع رواتب غير دقيقة. يمكن أن تتأثر إنتاجية الموظفين ومعنوياتهم سلبًا عندما يضطرون إلى قضاء وقت ثمين في أداء وظائف متكررة مملة.
-
الحاجة إلى تعيين المزيد من الموظفين
تحتاج الشركات إلى تعيين المزيد من الموظفين لإدارة كشوف المرتبات يدويًا، خاصة إذا كانت الشركة تضم عددًا كبيرًا من الموظفين الذين يحتاجون لتتبع وإدارة كشوف رواتبهم. لذلك، ستحتاج إلى إنفاق أموال أكثر بكثير مما كنت تتوقع. يمكن أن يتسبب ذلك في حدوث بعض المشكلات في ميزانية شركتك.
-
تقييم بطيء للبيانات
مع نظام يدوي، لا يمكن الوصول إلى البيانات الحالية؛ دائمًا ما ستكون البيانات قديمة نوعًا ما، وذلك لأن معالجة، وتحليل، وتدقيق البيانات يدويًا ومن ثم إعداد التقارير يتطلب اهتمامًا ووقتًا مركزين. ومع ذلك، نظرًا لأن الأمر متروك للموظفين المعنيين لإجراء هذه الدراسات، فمن الممكن إجراء مجموعة أكبر من الدراسات.
-
ضغط واستهلاك الموظفين
إن إعادة التدقيق والتحقق من كل شيء يعد أمرًا لابد منه في حالة إدارة كشوف المرتبات يدويًا، الأمر الذي يؤدي إلى ضغط واستهلاك فرق الموارد البشرية بسبب القلق بشأن عدم الامتثال ودقة الرواتب، كما أنهم يكافحون لإيجاد الوقت لمهام العمل المهمة الأخرى.
تؤثر كل هذه العوامل على مشاركتهم العامة وإنتاجيتهم بمرور الوقت.
-
عدم توفر خيار العمل عن بعد
إذا كنت غير مضطر لحساب كشوف المرتبات ومعالجتها، فسيكون العمل من المنزل أمرًا رائعًا. وعلى العكس، يجعل العمل عن بُعد أمر حساب المرتبات ومتابعة حضور الموظفين أمرًا صعبًا للغاية. وفي هذه الحالة، تتراجع دقة المعلومات بشكل هائل طبقًا لنموذج العمل من المنزل WFH.
بشكل عام، يجب تجنب حساب كشوف المرتبات يدويًا عند العمل عن بُعد.
-
الحاجة إلى المزيد من الموارد
لا يمكن لفرد واحد التعامل مع جميع جوانب عملية إدارة كشوف المرتبات، وذلك نتيجة لتضمنها العديد من الإجراءات.
نتيجة لذلك، غالبًا ما يكون التوظيف أحد الحلول التي تتجه إليها الشركات لتوفير الوقت؛ إلا أن ذلك يستهلك الموارد المالية في المقابل. قد يكون من المكلف لأصحاب العمل توظيف العديد من الأفراد لمهمة واحدة.
-
إمكانات محدودة في إعداد التقارير
لا توفر أنظمة كشوف المرتبات اليدوية إمكانات متقدمة لإعداد التقارير، مما يجعل من الصعب تحليل البيانات وتتبع معلومات الموظف مع مرور الوقت. يمكن أن يحد هذا من قدرة الشركات على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن القوى العاملة لديها.
-
غير فعالة
تتطلب أنظمة كشوف المرتبات اليدوية جهدًا كبيرًا، مما يجعل هذه الأنظمة غير فعالة بل ومكلفة للشركات، خاصة في حالة الشركات ذات معدل الدوران المرتفع أو تلك التي تضم العديد من الموظفين.
- من الصعب إدارتها على المدى الطويل
قد يكون من الصعب إدارة أنظمة كشوف المرتبات اليدوية على المدى الطويل، خاصة مع نمو المؤسسة وتوسعها لتشمل المزيد من الموظفين، الأمر الذي يؤدي إلى عدم اتساق الحسابات وعمليات إعداد التقارير.
-
أخطاء التصنيف:
تضم جميع الشركات -حتى الصغيرة منها- مجموعة من العاملين بدوام كامل، وبدوام جزئي، وعمال مؤقتين، ومقاولين مستقلين. يمكن أن يؤدي سوء التصنيف إلى مشكلات كبيرة للشركة والموظفين، مثل التصنيف الخاطئ للموظف كمقاول. على سبيل المثال، قد لا يتمتع المقاولون عادةً بميزات معينة، بينما يكون للموظفين حق الحصول على تلك المزايا من الشركة بما في ذلك التأمين ضد البطالة. تأكد من الاطلاع على الإرشادات المتعلقة بهذا الخصوص لأن سوء التصنيف يمكن أن يؤدي إلى عقوبات شديدة.
الخلاصة
لتجنب هذه العيوب وغيرها من المشكلات الأخرى لأنظمة كشوف المرتبات اليدوية، تقوم العديد من المؤسسات بإيلاء المسؤولية إلى طرف خارجي لإدارة كشوف المرتبات أو عن طريق استخدام برنامج أوتوماتيكي لفريق الموارد البشرية الداخلي. إذا كنت ترغب في دعم قسم الموارد البشرية، أو إذا كانت شركتك بما فيها من قوى عاملة تتوسع إلى النقطة التي لم تعد فيها العمليات اليدوية مجدية، فقد تكون أتمتة عمليات كشوف المرتبات أو الاستعانة بمصادر خارجية حلًا مثاليًا.