تحتاج كل مؤسسة إلى إدارة الحسابات وتتبع حضور الموظفين، وتقع هذه المهمة في المقام الأول على عاتق قسم الموارد البشرية. تقوم الإدارة بذلك عن طريق حساب كشوف المرتبات بشكل صحيح والامتثال لسلطة الضرائب. إلا أن ذلك يؤثر على معنويات الموظفين والسلامة المالية للشركة. لذا يجب إدارة كشوف المرتبات بطريقة واحدة وموحدة من قبل جميع الشركات.
لا تزال غالبية الشركات الفاعلة في السوق اليوم تستخدم معالجة كشوف المرتبات اليدوية. المسؤوليات الرئيسية لخدمات إدارة كشوف المرتبات هي كما يلي:
- عملية إعداد مدخلات كشوف المرتبات
- إنشاء تقارير كشوف المرتبات
وبالتالي، تحدد الشركة الأجور التي تدفعها لموظفيها. تتطلب منك قائمة مراجعة كشوف المرتبات أيضاً الاحتفاظ بالمستندات التالية:
- قاعدة بيانات الموظفين الحاليين
- استكمال أوراق عمليات التوظيف الجديدة
- مراقبة مغادرة الموظفين المتوقعة
- تتَّبُع أيام المرض وجداول الإجازات
- تعديلات الرواتب والتعديلات الأخرى
- معلومات عن الغياب المصرح به والعمل الإضافي
إلا أن السؤال الذي يجب الإجابة عليه الآن هو أيهما الأفضل في هذه المقارنة بين نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت.
ستتعلم في هذه المدونة كل ما تحتاج إلى معرفته حول الفروق أو المزايا أو العيوب في كشوف المرتبات اليدوية وكشوف المرتبات المؤتمَتة. فلنتحقق من ذلك:
ما هو نظام كشوف المرتبات اليدوي؟
تشير كشوف المرتبات اليدوية إلى حساب وصرف رواتب الموظفين من دون مساعدة برنامج أو أخصائي في كشوف المرتبات. يجب على معظم أصحاب الأعمال السماح للبرامج أو أخصائي بالتعامل مع معالجة الأرقام؛ إلا أن بعض أصحاب الأعمال الصغيرة يُعدون كشوف المرتبات يدوياً لتوفير المال.
قد تكون مرشحاً مناسباً لمعالجة كشوف المرتبات يدوياً إذا كان عدد موظفي شركتك قليلاً وكنت على دراية جيدة بلوائح ضريبة الرواتب. لكن من الأفضل لك استخدام برنامج متخصص إذا لم ينطبق عليك كلا الشرطين السابقين.
فيما يلي إيجابيات وسلبيات نظام كشوف المرتبات اليدوي.
إيجابيات نظام كشوف المرتبات اليدوي
- تكلفة مخفضة: رغم أنه عند مقارنة نظام كشوف المرتبات اليدوي مع نظام كشوف المرتبات المؤتمَت، تبيَّن أنّ المحاسبة اليدوية أقل تكلفة من نظام كشوف المرتبات المؤتمَت المحوسَب، حيث أن الأخير يحتاج إلى جهاز كمبيوتر وبرامج، إلا أن تكلفة الطريقة اليدوية في النهاية قد تكون مساوية أو حتى أكثر كلفة من نظام كشوف المرتبات المؤتمَت. وذلك بسبب تكلفة الموارد الإضافية المستهلكة، والوقت اللازم لتحليل المعلومات، وتكلفة الاتصال بالإنترنت، والورق، والآلات الحاسبة.
- خيارات تخصيص أكثر: يمكن إجراء مجموعة متنوعة من خيارات التخصيص في عمليات كشوف المرتبات اليدوية، والتي يمكن تفصيلها بما يتناسب مع متطلبات العمل والموظفين.
- موجَّه إلى الشركات الصغيرة: يعمل هذا النظام بشكل أفضل عند استخدامه في شركة صغيرة قواها العاملة صغيرة.
سلبيات نظام كشوف المرتبات اليدوي
- أكثر عرضة للتسبب في خطأ: الهامش الهائل للخطأ في هذا الأسلوب هو أحد عيوبه. فمن المرجح الحصول على كمٍّ أكبر من الأخطاء إذا قام المسؤول عن كشوف المرتبات بإجراء الحسابات يدوياً. كما أن الحسابات اليدوية تستغرق وقتاً أطول حيث يجب على الموظف التحقق من دقة كشوف المرتبات والتحقق مرة أخرى من المعلومات قبل طباعة الشيكات.
- يستهلك وقتاً أكبر: يعد التحقق من جداول البيانات، وإعداد وحساب أشكال متنوعة من المدفوعات، وكتابة الشيكات يدوياً جزءاً من كشوف المرتبات اليدوية. في كل فترة دفع، يستغرق الأمر وقتاً طويلاً حتى لو كان عدد الموظفين قليلاً.
- تقييم البيانات بطيء: لا يمكن الوصول إلى البيانات على الفور، لأن ذلك يتطلب المزيد من العمل اليدوي والمزيد من نسخ البيانات. قد يستغرق توفير التقارير بعض الوقت. سيتطلب أي تحليل للمعلومات اهتماماً مركَّزاً ووقتاً طويلاً. لكن نظراً لأن إعداد هذه التقارير يتم من قبل أفراد متخصصين، فمن الممكن إجراء مجموعة أكثر شمولاً من الدراسات.
- يتطلب تدريباً مسبقاً: سيتطلب جميع الموظفين الجدد مهارات إدارة كشوف المرتبات. وسيحتاجون أيضاً إلى أن يكونوا على دراية بقضايا الامتثال والتشريعات التنظيمية.
نظام كشوف المرتبات اليدوية مناسب لشركة صغيرة عدد موظفيها قليل. يمكن تعديله وتفصيله لتلبية احتياجات الشركة. فهذا النظام أكثر قابلية للتكيف على عكس النظام المؤتمَت. كما أن من الأسهل الحصول عليه نظراً لانخفاض النفقات المطلوبة.
ما هو نظام كشوف المرتبات المؤتمَت
يستغرق النظام اليدوي وقتاً أطول مقارنةً بنظام كشوف المرتبات المؤتمَت. كما أن موظفي الموارد البشرية سيكون لديهم أعباء كبيرة في كل فترة دفع نظراً للتعامل مع الشروط واللوائح والامتثال لها.
نتيجة لذلك، يتطلب دفع رواتب الموظفين نظاماً مؤتمَتاً لإعداد كشوف المرتبات، حيث يتولى هذا النظام حساب الأرباح والاستقطاعات للضرائب وحوافز الموظفين. كما أن عملية إعداد كشوف المرتبات قد تتضمن أيضاً مستندات حول توزيع شيكات الرواتب والأجور الإجمالية. على الرغم من أهمية هذه العملية، إلا أنها قد تكون مكلفة وتستغرق وقتاً طويلاً. هنا، تلعب الأتمتة دوراً كبيراً.
تقلل أتمتة كشوف المرتبات من كمية المدخلات البشرية وذلك بفضل استخدام برنامج لتبسيط معالجة كشوف المرتبات. كما يصبح حساب الاستقطاعات الضريبية والضرائب ومعالجة المدفوعات المباشرة أكثر سهولة من خلال أتمتة كشوف المرتبات. يمكن أن تساعد هذه الحلول الفرق المختصة في معالجة الشؤون المالية في توفير الوقت والمال، خاصة خلال فترة دفع الرواتب.
فيما يلي إيجابيات وسلبيات نظام كشوف المرتبات المؤتمَت:
إيجابيات نظام كشوف المرتبات المؤتمَت
- توفير الوقت: لا يستمتع الكثيرون بمناقشة المحاسبة والضرائب وكشوف المرتبات. نحن نتفهم أن العديد من أصحاب الأعمال يفضلون استثمار وقتهم في أنشطة أخرى. يعمل برنامج كشوف المرتبات على تبسيط إجراءات كشوف المرتبات، مما يوفر لك الوقت للتركيز على شؤون أخرى في شركتك.
- المساعدة المهنية: تتضمن معظم حلول كشوف المرتبات دعم العملاء الذي يمكن أن يرشدك في إجراءات التعويض غير المألوفة، من الحجز على الأجور إلى الرسوم الضريبية على المزايا الإضافية.
- الامتثال الضريبي: تخضع معدلات ضريبة الرواتب للتغيير سنوياً، وقد يكون من الصعب مواكبة جميع الضرائب المحلية الجديدة التي قد تنطبق على أجور الموظفين. قد تساعدك معرفة أن البرنامج يتولى مسؤولية حساب كشوف المرتبات بشكل صحيح على النوم بشكل أفضل في الليل.
- إدارة المستندات: حفظ سجلات الرواتب مطلوب من قبل مصلحة الضرائب وإدارة الضمان الاجتماعي (SSA) وقانون معايير العمل العادلة (FLSA). بمقدور مقدمي برامج كشوف المرتبات مساعدتك في تخزين السجلات ذات الصلة بشكل آمن ومناسب لأنهم يعرفون هذه المعايير.
- إنشاء التقارير: قد يطلب المقرضون والمستثمرون بيانات كشوف المرتبات لتقييم رواتب الموظفين. يمكن إنتاج تقارير تحليلات كشوف المرتبات بواسطة برنامج كشوف المرتبات خلال دقائق.
سلبيات نظام الرواتب المؤتمَت
- تكلفة الاستثمار أعلى قليلاً: رغم أن الاستثمار الأولي أكبر قليلاً في هذه الحالة، إلا أن حلول كشوف المرتبات المؤتمتة لا تحتاج إلى الكثير من الوقت أو الموارد. لذلك، فهذا الخيار أقل تكلفة على المدى الطويل.
- المسؤولية عن إدارة الضرائب الخاصة بك: الموظف المسؤول عن نظام كشوف المرتبات المؤتمَت الخاص بك مسؤول عن إدارة ضرائبك ويجب أن يضمن إدخال جميع المعلومات بدقة وتسليم المدفوعات في الموعد المحدد. قد تنتج غرامات باهظة عن الأوراق غير المكتملة والمدفوعات الضريبية غير الصحيحة.
- النسخ الاحتياطي لجميع بياناتك: يجب عليك أيضاً مراعاة الأمان المادي والرقمي للأجهزة التي ستثبت برنامج كشوف المرتبات عليها. ينصح بشدة باستخدام كلمات مرور قوية وبرامج مكافحة الفيروسات.
عند المقارنة بين نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت، نجد أن استخدام نظام كشوف المرتبات المؤتمَت، سيؤدي إلى توفير الكثير من الأموال في المستقبل. كما أن هذا التوفير في الوقت والمال ناتج عن الحساب المؤتمَت الدقيق الخالي من الأخطاء على عكس إعداد كشوف المرتبات يدوياً.
مقارنة بين نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت
في المقارنة بين نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت، نلاحظ أن نظام كشوف المرتبات اليدوي يستخدام المستندات الورقية وجداول البيانات لحساب ومعالجة رواتب الموظفين. في المقابل، يستخدم نظام كشوف المرتبات المؤتمَت البرامج والأدوات الإلكترونية لإدارة وتبسيط عملية إعداد كشوف المرتبات.
فيما يلي بعض الاختلافات الرئيسية بين نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت:
| أساسي | نظام كشوف المرتبات اليدوي | نظام كشوف المرتبات المؤتمَت |
| الجهد | يدير الأفراد إجراءات كشوف المرتبات بأكملها. من دون استخدام أي أنظمة، ويقومون بإعدادها يدوياً بالكامل. | يمكن استخدام نظام مؤتمَت لإدارة إجراءات كشوف المرتبات بشكل كامل. نتيجة لذلك، لا حاجة إلى الكثير من الجهد البشري. |
| الاتساق | هذا النظام أكثر عرضة للأخطاء. إنه يعتمد بشكل كبير على مدى ديناميكية النشاط البشري. | من الصعب العثور على الاتساق في الأنظمة المؤتمَتة. يعتمد الناس بشكل كبير على المعدات الرقمية. |
| الأمان | هذا الأسلوب أقل أماناً لأنه يتطلب الكثير من الأعمال الورقية ولا يوفر مساحة للتشفير. لا يحتاج الراغبون في إساءة استخدام البيانات المخزنة بهذه الطريقة إلى امتلاك البراعة في المساس بأمن البيانات. | تشفَّر البيانات وتُحمى بكلمة مرور عد استخدام هذه التقنية، مما يجعلها أكثر أماناً. نتيجة لذلك، لا يمكن اختراق أمان النظام إلا من قبل المتسللين الخبراء. |
| الراحة | هذا النظام جيد وملائم لشركة صغيرة عدد موظفيها قليل. | هذا النظام معد لمساعدة الشركات الكبيرة. كما أن بمقدوره خدمة قوى عاملة كبيرة منتشرة في عدة مواقع. |
| الاستدامة | يترك هذا الأسلوب أثراً ورقياً كبيراً. وبالتالي، فهو الخيار الأقل فائدة بيئياً بين الاثنين. | هذا الأسلوب أكثر كفاءة ويستخدم ورقاً أقل. نتيجة لذلك، تستفيد البيئة أكثر منه. |
| رضا العملاء | يستغرق هذا الأسلوب وقتاً أكبر. إنه أكثر عرضة للأخطاء، مما قد يؤدي إلى تعاسة الموظف. | الأنظمة المؤتمَتة أسرع وأكثر دقة وأكثر موثوقية. كما أنها تضمن مدفوعات أجور دقيقة وفي الوقت المحدد. نتيجة لذلك، سيكون الموظفون أكثر رضا. |
| السرعة | نظراً للحاجة إلى الإدارة اليدوية لكل خطوة في عملية كشوف المرتبات، فإن هذا الإجراء يستغرق وقتاً طويلاً. | يستغرق هذا الإجراء وقتاً أقل بكثير. كما أنه يتيح أتمتة جميع العمليات تقريباً في عملية إعداد كشوف المرتبات. |
| الدقة | الخطأ البشري له عدد كبير من النتائج المحتملة. | تقلل هذه التقنية من الحاجة إلى التدخل البشري، وبالتالي تقضي على الأخطاء البشرية ويصبح عدد الأخطاء المحتملة بالحد الأدنى. |
بشكل عام، في الاختلافات الرئيسية بين نظام كشوف المرتبات اليدوية ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت، نجد أن نظام كشوف المرتبات المؤتمَت يوفر مزايا كبيرة على النظام اليدوي، بما في ذلك زيادة الكفاءة والدقة وقابلية التوسع والأمان. فرغم أن النظام المؤتمَت قد يتطلب استثماراً أولياً في البرامج والأجهزة، إلا أن الأموال التي يوفرها وفوائده على المدى الطويلة يمكن أن تفوق التكاليف الأولية.
مقارنة بين نظام كشوف المرتبات اليدوي والمؤتمَت
- أثناء مقارنة نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت، نجد أن الفارق الكبير يكمن في السرعة. يقوم برنامج المحاسبة المحوسب تلقائياً بمعالجة جميع البيانات ويعطي النتائج. يوفر دقة عالية ونتائج سريعة وموثوقة.
- عند مقارنة التكلفة بين نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت، نلاحظ أن المحاسبة اليدوية أقل تكلفة. ومع ذلك، ستحتاج إلى آلة حاسبة وورقة وقلم أو قلم رصاص. نظام إدارة كشوف المرتبات المؤتمَت له تكلفة محددة بالإضافة إلى التكاليف الأخرى مثل التدريب وصيانة البرنامج وما إلى ذلك.
- الأنظمة اليدوية غير آمنة. وذلك لأن الأشخاص الآخرين يمكنهم إلقاء نظرة على المستندات وإساءة استخدام هذه المعلومات. بينما مع النظام المؤتمَت، تظل جميع البيانات آمنة داخل البرنامج. نتيجة لذلك، يمكنك حماية معلومات الموظفين.
- بالمقارنة بين نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت، نلاحظ أن من الصعب الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بيانات كشوف المرتبات اليدوية. تتيح لك الأتمتة حفظ كل جانب من جوانب المعاملة والحفاظ على نسخة احتياطية، على عكس الأعمال الورقية التي يمكن أن تضيع بسبب الإدارة غير السليمة.
الخلاصة
في الخلاصة، الفائز واضح عند مقارنة نظام كشوف المرتبات اليدوي ونظام كشوف المرتبات المؤتمَت. يعمل نظام كشوف المرتبات المؤتمَت بشكل أفضل من الإنسان في عدة فئات، بما في ذلك التوحيد والالتزام بمعايير محددة والدقة والموثوقية وسهولة الاستخدام وإمكانية الوصول.
إذا كنت مهتماً باستخدام نظام كشوف المرتبات المؤتمَت لتطوير شركتك، فاتصل بـ HRmatters الآن. يمكننا تقديم جميع النصائح التي تحتاج إليها لإعداد حل الأعمال هذا بشكل فعال لشركتك والاستمتاع بمزاياه.