العمليات الأساسية لتأهيل وتسريح الموظفين، خطوة بخطوة

لابد أنه قد سبق وسمعت بمصطلحي “تأهيل الموظفين الجدد” و “تسريح الموظفين” ولابد أنك كنت جزءاً منهما أكثر من مرة.

على الرغم من أن إعطاء الأولوية للأمن خلال هذه المراحل الأساسية من عملية التوظيف يتطلب الكثير من العمل، لا سيما عندما يتسبب الوباء في ظهور مخاوف جديدة تتعلق بأمن تكنولوجيا المعلومات بشكل غير متوقع، إلا أن هذا صحيح.

في هذا الدليل سيجعل من إعطاء أولوية للأمن مفهوماً أكثر من أي وقت مضى.

لنقم في البداية بتعريف هذه المصطلحات الأساسية

يعد تأهيل الموظفين وتسريح الموظفين من الإجراءات التي تحدد بداية ونهاية فترة عمل الموظف في أية مؤسسة.

عملية التأهيل تجعل الموظف الجديد مستعداً للمساهمة في الفريق. وعلى العكس، فإن التسريح يقوم بإعداد الموظف (وكذلك صاحب العمل) للحظة مغادرة الموظف للعمل

سنناقش كيفية البدء بإجراء التأهيل والتسريح بطريقة فريدة وآمنة، بغض النظر عما إذا كنت الرئيس لقسم تكنولوجيا المعلومات كطاقم كامل أو كنت تتعامل مع قسم الموارد البشرية.

ما المقصود ب “تأهيل الموظف”؟

يشمل مصطلح “تأهيل الموظف” على عدة معانٍ مختلفة حسب كل منظمة. في حين أن العملية متشابهة جداً في كثير من الأحيان بين جمع المنظمات، فإن كل من المدة والمهام المطلوبة هي ما تميز كل برنامج تأهيل وتمنحه طابعه المميز.

إن بعض مديري الموارد البشرية ينظرون إلى تأهيل الموظفين الجدد على أنها ليست أكثر من إجراء لاستكمال الأعمال الورقية. ومع ذلك، فإن أعضاء الفريق الأكثر خبرة وتفانياً ينظرون إلى الموظف الذي يتم تأهليه بنظرة مختلفة. يتم تعريف عملية تأهيل الموظف على أنها الفترة الممتدة من وقت تقديم طلب التوظيف وحتى يتم قبول المرشح في الشركة ويبدأ بالمساهمة فيها بفعالية.

تُعرف هذه الفترة باسم التأهيل، منذ اللحظة التي يتم فيها تقديم طلب التوظيف وحتى يبدأ الشخص بأداء مهام وظيفته بشكل فعلي. وعلى الرغم من هذا، قد يستغرق كل عمل مدة مختلفة من الوقت. تعتبر بعض الشركات عملية التأهيل على أنها عملية تستغرق يوماً واحداً، بينما لدى شركات أخرى فإنها تستمر ل 18 شهراً. ومع ذلك، بالنسبة للعديد من الشركات، تبدأ عملية التوظيف بمجرد أن يتلقى الموظف المحتمل خطاب العرض والقبول.

يشمل تعريف مصطلح التأهيل كل إجراء يتم خلال تلك الفترة، مثل برنامج التوجيه وجدول التدريب ومؤشرات الأداء وإجراءات التغذية الراجعة الدورية.

خطوات القيام بعملية تأهيل الموظف

• إرسال الطلب

بعد مرحلة التوظيف، تبدأ إجراءات التأهيل للموظفين الجدد. يقوم مدير الموارد البشرية بإرسال بريد إلكتروني ترحيبي مكتوب بأسلوب لطيف إلى المرشح المختار بالإضافة لبعض الأوراق الرئيسية، مثل خطاب العرض والقبول، والروابط إلى نماذج التأهيل الرقمية، ووثائق السياسة الخاصة بالمنظمة، وذلك بمجرد تعيينهم. يصبح الموظف على دراية بثقافة المنظمة ويعرف ما يجب عليه توقعه من خلال الحفاظ على الشفافية.

• قبول العرض

الشركات الكبرى ستقوم بالترتيب لإجراء مكالمة هاتفية قصيرة بمجرد قبول المرشح للعرض وذلك من أجل مراجعة الأوراق والفوائد والتوقعات. إن الحفاظ على مصلحة الموظفين الجدد سيساعدهم على أن يكونوا واثقين من تلقي الطلب كما يساعدهم على تطوير روابط عاطفية وثيقة مع الشركة. ابدأ بتحديد جدول توجيه الموظف في هذا الوقت.

• فترة انتظار

حقيقة قبول الموظف للعرض لا تضمن حضوره في يوم الانضمام المحدد. يمكن أن يكون الموظف منفتحاً على الطلبات من أصحاب العمل المحتملين الآخرين طوال فترة الانتظار. لذلك، فإن تطوير علاقة قوية مع الموظف أمر بالغ الأهمية. دع العامل يعرف أنك تقدره. وبالتالي يعد التخطيط لفترة الانتظار عند إنشاء إجراء تأهيل الموظف فكرة جيدة.

• يوم انضمام الموظف للعمل

في يومهم الأول، يشعر معظم الموظفين الجدد بأحاسيس مختلفة. في الوقت نفسه، يعانون من القلق والفرح والإثارة والعصبية. لذلك، تكون ضمان راحة الموظفين الجدد هي المسؤولية الرئيسية لمديري الموارد البشرية في وفي المنزل. إن منح الموظفين الجدد إحساساً بالانتماء لبيئة العمل سيزيد من التزامهم ويزيد من تركيزهم أثناء القيام بعملهم.

إن قائمة تأهيل الموظف الجيدة ستقوم بالتقليل من العبء الواقع على عاتق موظفي الموارد البشرية. قبل يوم انضمام الموظف للعمل، احرص على ما يلي:

• كن على استعداد من خلال إنشاء جدول التوجيه.
• قم بتعيين موارد تكنولوجيا المعلومات (محطة العمل والوصول إلى البريد الإلكتروني، إلخ)
• احصل على اللوازم المكتبية التي تحتاجها (أثاث، مفاتيح، بطاقة دخول، إلخ)
• إنشاء حساب للراتب.
• تعيين مرشد أو مسؤول اتصال من أجل مساعدة العامل على الاستقرار بالعمل.

• التعاون مع أقسام إضافية

يعد التنسيق مع المساهمين، مثل المشرفين وزملاء العمل، أمراً بالغاً في الأهمية قبل إبلاغهم بتاريخ بدء التوظيف الجديد. عند إعداد اجتماعات ترحيب فردية للموظف، والقيام بجدولة جلسات التوجيه، وتزيين مكتب الموظف الجديد، من الممكن أن يقوم موظفو الموارد البشرية بطلب المساعدة من العاملين الآخرين.

• التوجيه والتدريب

يتم تحديد أهداف المنظمة وأعمالها من خلال ورشات العمل التوجيهية الخاصة بالموظفين الجدد. حيث يتم في هذه المرحلة تزويد الموظفين الجدد بمعلومات حول فرق الشركة وإجراءات الفريق واللوائح الخاصة بالشركة. ويعد تحديد الأهداف والغايات اعتماداً على دور كل موظف لمدة 30-60-90 يوماً القادمة أفضل طريقة لتعريف الموظفين الجدد بما يجب عليهم التركيز عليه.

نظراً لأن معظم الموظفين يحتاجون إلى تدريب أساسي من أجل البدء بالعمل، فإن معظم الشركات تقوم بتنظيم برامج تدريبية لتأهيل موظفيها ووضعهم في جو العمل في أسرع وقت ممكن. من خلال إجراء تقييم للمهارات، قد تقوم الشركات بتحديد ما يجب على العمال تعلمه والمهارات اللازمة لهم بالإضافة لإنشاء برنامج تدريب مخصص بالاعتماد على أدوارهم في الشركة من خلال مجموعة المهارات الخاصة بهم.

• الفترة الابتدائية (التدريبية)

الهدف الرئيسي من هذه الفترة هو القيام بفحص للتأكد من توافق توقعات الموظفين مع التنظيمات. خلال هذه الفترة، من الضروري إجراء مناقشات فعالة حول تطوير هذا الموظف الجديد والجهود المستمرة للانخراط في المنظمة.

فيما يلي قائمة بمجموعة المهام الخاصة بتأهيل الموظف والتي يجب على موظفي الموارد البشرية والإدارة التأكد من تنفيذها للحفاظ على الموظفين الجدد في الشركة:

• قم بإجراء مقارنة يبن خبرة الموظف وتوقعاته من خلال التحدث معه عنها.
• القيام بفحص لأدائهم وتقديم التغذية الراجعة.
• التحقق مما إذا كان الموظف لديه أي مشاكل أو شكاوى.
• مناقشة الخطة الوظيفية والتقدم.
• الحصول على توصيات وملاحظات حول عملية التأهيل.
• تحديد ما إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من التدريب.

لماذا تعد عملية التأهيل أمراً مهماً؟

من بين هذين المصطلحين، لا شك في أن التأهيل يلقى كامل الاهتمام حالياً من قبل تكنولوجيا الموارد البشرية. حيث يهتم أصحاب العمل بالاحتفاظ بالموظفين لأنه من المكلف العثور على موظفين جدد والقيام بتدريبهم في نطاق سوق العمل الضيق. إن نصف الموظفين القدامى يفشلون في غضون 18 شهراً، وهذا وفقاً لبعض الأبحاث ولجمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM)، حيث استقال نصف العاملين بنظام الساعات في غضون 120 يوماً. والمسؤولية في هذه المشكلة تعود نوعاً ما إلى سوء التأهيل.

قد تقوم الشركة بتقديم نفسها لمرشح على أنها منظمة ذات نظرة مستقبلية وتستخدم أحدث التقنيات. قد يشعر الموظف المستجد بسعادة غامرة، لكن قسم الموارد البشرية يمكن أن يشوّه هذا الانطباع دون قصد. على سبيل المثال، يُمنح الموظف الجديد مجموعة من النماذج الورقية لإكمالها والتوقيع عليها فور البدء بالعمل. ولكن ينقصها أوراق الاعتماد الأمنية اللازمة. ولم يتم إعداد أي شيء من اجل التدريب بشكل أساسي. وبهذا يمضي العامل الجديد وقته يشك في صحة اختياره.

وفقاً لدراسة حديثة تم إجراؤها من قبل مؤسسة القوى العاملة البشرية وشركة Kronos الخاصة بالموارد البشرية، تتمثل الأهداف الرئيسية للتوظيف بالنسبة لأصحاب العمل في دمج الموظفين الجدد مع ثقافة مكان العمل، والتي تتضمن تدريبهم وزيادة إنتاجيتهم بأسرع وقت ممكن. وتعيين موظف أو سفير، بالإضافة إلى التأكد أن الاجتماعات مع الإدارة يتم التخطيط لها خلال فترة قريبة، تعد من أساليب تحقيق هذا الهدف. ويمكن تسهيل عملية التنظيم والتنسيق هذه بمساعدة من قبل تطبيق التأهيل.

ما المقصود بتسريح الموظف؟

التسريح هي عملية السماح للموظف بمغادرة شركتك بشكل رسمي. في معظم الأوقات، يبدأ إجراء التسريح بعد أن يقوم الموظف بالاستقالة بشكل رسمي. ومع ذلك، قد تختلف طريقة حدوث هذا. حيث يمكن أيضاً أن يحصل التسريح عن طريق التقاعد.

يجب أن تشتمل العناصر الأساسية لعملية التسريح الجيدة على العناصر التالية، والتي سيتم التعمق فيها أكثر فيما يلي:

• إبلاغ الأطراف الهامة في الإدارة العليا وتكنولوجيا المعلومات والعمليات والقانونية والرواتب والموارد البشرية.
• إبلاغ المشرف المباشر للموظف المسرّح وزملائه في العمل بشكل حازم.
• إنشاء استراتيجية انتقالية وإعادة توزيع الواجبات.
• التأكد من نقل معارف الموظف المسرّح بسلاسة إلى أعضاء الفريق الآخرين.
• استخدم تقنية مقابلة التسريح من أجل حصول على تعليقات صادقة.
• استعادة أي معدات عمل تم تقديمها للموظف خلال فترة عمله.
• يجب تعطيل وصول الموظف المسرّح إلى تكنولوجيا المؤسسة.

عملية تسريح الموظف النهائية في 10 خطوات

• قم بإعداد قائمة تسريح (قم بتوفير وقتك واطلب القائمة المجانية الخاصة بنا!)

تتضمن القائمة الخاصة بنا مجموعة أسئلة لمقابلة التسريح وقائمة بممتلكات الشركة التي يجب أن يتم جمعها. كما تتضمن أيضاً جميع الخطوات التي نحن على وشك أن نقوم بالتطرق إليها في عملية تسريح الموظفين.

• جمع المعلومات الأولية والتوثيق

يجب أن يكون توقيع الموظف على خطاب الاستقالة الرسمي هو الإجراء الأول الذي يتم اتخاذه بعد المعرفة بشأن تسريحه. قد يقوم مدير أو مشرف الموارد البشرية بعد ذلك بمراجعة الأوراق التي قام الموظف بالموافقة عليها طوال فترة عمله مع المنظمة. حيث قد تشمل هذه الاتفاقيات على نقاط مثل عدم الإفصاح والسرية، واتفاقيات الفوائد، إلخ، على سبيل المثال.

يجب أن يتم ذكر كل من آخر يوم عمل للموظف في المنظمة وتاريخ تلقيه لبلاغ التسريح بشكل واضح في خطاب الاستقالة.

لحفظ السجلات بشكل أفضل، فإن نظام إدارة الموارد البشرية من HRmatters يجعل تخزين الأوراق الموظفين السابقين أمراً سهلاً.

• إبلاغ قسم المحاسبة

في هذه المرحلة، بإمكانك إبلاغ قسم المحاسبة حتى يتمكنوا من إعداد كشوف الرواتب الأخيرة وأي مدفوعات أخرى مستحقة بالإضافة لأيام الإجازة والتعويض إذا لزم الأمر.

• إعلان التسريح

تأكد من أن يتم إبلاع كل شخص سيؤثر عليه تسريح الموظف بشكل كبير بدلاً من انتظار انتشار الخبر بينهم. وبأخذ موقع الموظف المسرّح داخل الفريق، يتم إتمام هذا عادةً قبل مغادرة الموظف بـ 1.5 أسبوع. ويمكن بعد انقضاء هذه الفترة إبلاغ الموظفين الآخرين.

أفضل إجراء يمكن أن يتم اتخاذه هو أن يتم سؤال الموظف المسرّح بأدب كيف يرغب في أن تنشر الشركة الخبر.

• عمليات تسليم الخطة

يعد التركيز على تطوير استراتيجية التسليم في هذه المرحلة أمراً غايةً في الأهمية وذلك بهدف ضمان أفضل عملية نقل ممكنة. وتهدف هذه الخطة إلى إكمال الأعمال المهمة أثناء تهيئة الموظف الجديد لتولي المنصب مكان الموظف المسرّح. والنقطة الأساسية هي فهم كيفية تغيير الأولويات ونقل عبء العمل بين الموظفين بشكل واضح. هذه هي المرحلة التي يتم فيها ما يعرف بنقل المعرفة.

• عند التحضير لعملية التسليم، من المهم مراعاة النقاط التالية:
• من الموظف الذي سيحل محله؟
• ما هو نوع التدريب الذي سيحتاجون للقيام به؟
• من الذي سيقوم بتدريب الموظف الجديد؟
• ما هي المهام التي يجب الانتهاء منها قبل مغادرة الموظف؟
• ما هي المخرجات؟

• التواصل مع العملاء

من المهم أن يتم إبلاغ هؤلاء العملاء على الفور إذا كان الموظف المسرّح يتعامل مباشرة مع العملاء. بالإضافة إلى هذا، من الأفضل التواصل معهم بطريقة تضمن أن يعرف كل عميل أنه ستستمر الشركة بتلبية طلباتهم، بغض النظر عن تغيير الموظفين، وبغض النظر عن الطريقة التي تختارها لإبلاغهم بتسريح الموظف.

• جمع أصول الشركة

قد يكون الموظف يملك أغراض تعود ملكيتها للشركة طوال فترة عمله. حيث يجب عليك جمع هذه الأغراض قبل تسريحهم. وتعد أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة وشارات الهوية والزي الرسمي والمفاتيح وتصاريح وقوف السيارات وبطاقات الائتمان التجارية بعض الأمثلة عما يمكن اعتباره ملكية للشركة. تغطي قائمة الأغراض المجانية الخاصة بنا جميع الأغراض الأساسية التي ستحتاج إلى جمعها من الموظفين المسرحين. احصل على هذه القائمة على الفور!

• إجراء مقابلة التسريح

الهدف من مقابلة التسريح هو جمع ردود فعل واضحة من الموظف حول فترة عملهم في المنظمة. هذه هي الفرصة الأخيرة التي تسمح للشركة بترك انطباعاً جيداً عنها لدى الموظف. وأثناء مقابلة التسريح، يمكنك أيضاً الحصول على بيانات من الموظف تساعد الإدارة في عملية اتخاذ القرار في المستقبل.

ما هي الاستفسارات التي تحتاج إلى طرحها؟ لمعرفة الإجابة على هذا السؤال، تحقق من قائمة التسريح المجانية الخاصة بنا.

عندما تقوم الإدارة بطرح مجموعة الأسئلة الصحيحة، فعندها سوف يكتسبون معرفة بحقائق مهمة تتعلق بالعمل وما هي مزاياه وعيوبه وطرق تعزيزه.

• حذف صلاحية الوصول لحسابات المنشأة

بغض النظر عن نوع العلاقة الجيدة التي تربطك مع الموظف المسرّح، ينبغي ألا يكون لديهم سماحية للوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني أو الأنظمة الأساسية أو قواعد بيانات الشركة الأخرى بعد تسريحهم وذلك لأسباب أمنية.

• الوداع الأخير

بغض النظر عن أسباب التسريح، فإن توديع كل موظف يعتبر دائماً أمر جيد. ومع هذا الوداع، نضمن أن يكون لكل من الموظف المسرّح والموظفين الباقين انطباع جيد عن بعضهم البعض.

أظهر للموظف أنك تقدر كل ما قان بتقديمه للفريق. إن منحه هدية، أو كتابة رسالة شكر له من قبل طاقم العمل، أو حتى إقامة حفلة له يمكن أن يفي بالغرض.

من أجل تذكير باقي أعضاء الفريق بالقيام بتوديع الموظف المسرّح في آخر يوم عمل له، يُنصح بإرسال إعلان وداع لهم.

• المتابعة

قطع التواصل لا يعتبر فكرة جيدة على الإطلاق. حيث يُنصح بالبقاء على اتصال مع الموظف، حتى لو كان ذلك ببساطة من خلال حساب LinkedIn فدائماً ما يكون الحفاظ على تواصل جيد في سياق العمل مفيداً للغاية، حتى بعد تسريح هذا الشخص.

لماذا تعد عملية التسريح أمراً مهماً؟

للعديد من الأسباب المهمة، من الضروري اتباع عملية التسريح.

من وجهة نظر الشركة، تعد فرصة للحصول على تعليقات، والتعرف على المشاكل التي قد تحتاج إلى حل، وسد الثغرات في تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة، والتأكد من عدم وجود أي مشاكل.

أما من وجهة نظر الموظف، هذا يوفر فرصة للتفكير في الوقت الذي قضوه مع المنظمة، والقيام بنقل خبرتهم إلى الموظفين الباقين، والافتراق بشكل ودي.

كما سيكون لدى الموظفين الباقين صورة عن الشركة أكثر احترافية في حال قامت بمنحهم فرصة لتقديم الملاحظات والمساعدة في تسليم مهامهم بسهولة إلى الآخرين.

وكنتيجة لذلك، فمن المرجح أن يقوموا بدعم عملك من خلال اعتباره مكان رائع للعمل.

بالإضافة إلى ذلك، هذا يساعد على فتح الباب لإعادة توظيف عمال “عائدين” – وهم الموظفين الذين يغادرون الشركة للعمل في مكان آخر ليعودوا إليه بعد فترة وجيزة.

الخلاصة

حتماً يتسبب تعيين الموظف وإيقافه عن العمل بإزعاج الإدارة وأعضاء الفريق. وحتى في حال حذف خطوة بسيطة واحدة فقط من الإجراء، فإن كلا الموقفين يعرضان شركتك لخطر كبير.

ومع ذلك، كما هو حال جميع الأعمال التجارية الأخرى، يمكن إنشاء هذه العمليات ومتابعتها بشكل أكثر كفاءة بهدف استخدام موارد أقل مع ضمان سير الأمور كما ينبغي. قم بالتواصل معنا إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في تطوير سياسات التأهيل / التسريح الخاصة بك أو الإشراف على إجراءات هذه العمليات. حيث يوجد لدينا عمليات مختبرة بشكل جيد وتعتبر آمنة على نطاق مجموعة واسعة من الشركات والمتطلبات، والتي يمكننا تنفيذها مباشرة من خلال تقديمك لطلب مساعدة واحد فقط.