قد لا تكون متحمسًا كثيرًا للمواضيع ذات الصلة بمسير الرواتب إلا إذا كنتَ تعمل محاسِبًا أو عضواً في فريق الموارد البشرية، خصوصًا بسبب النظر عادةً إلى ذلك المجال على أنه ممِل وصعب. ولكنك إن كنتَ صاحب شركة، فلا بد لك من الاطلاع على تعقيدات مسير الرواتب، ليس فقط لكونها تمثل إحدى أكبر نفقاتك الشهرية، بل لأن لإنجاز مسير الرواتب على نحو خاطئ تداعيات كبرى على شركتك أيضًا. نكتب هذا المقال الموجَّه إلى أصاحب المنشآت للمساعدة على إنجاز مسير الرواتب على نحو صحيح ولتوضيح مدى بساطة هذه المهمة.
سنعرِّف في هذا المنشور أنظمةَ مسير الرواتب، وسنصِفُ عملية الرواتب، وسنناقش الفوائد التي يمكن أن تجلبها عملية مسير الرواتب إلى شركتك. أكمِل القراءة لمعرفة المزيد عن إنشاء عملية مسير الرواتب، وعن تفاصيل الناجحة منها، وأكثر من ذلك. فلنبدأ بالأساسيات.
ما هي برامج مسير الرواتب؟
أنظمة مسير الرواتب تقدّم أنظمة برمجية وآلية لمساعدة المنشآت على إنجاز مهامها ذات الصلة بمسير الرواتب والموارد البشرية. يمكن لمقدِّم خدمة مسير الرواتب مساعدة المنشآت في مسير الرواتب عبر ما يلي:
- برمجيات داخل المنشأة
- الاستعانة بمصادر خارجية
بالنسبة لبرمجيات مسير الرواتب داخل المنشأة، يتولى صاحب العمل إدارة مسير الرواتب. أما إن كان هناك طرف ثالث خارجي يتولى تنفيذ جميع متطلبات مسير الرواتب. تُدفَع الرواتب أو الأجور الساعية إلى الموظفين بمعدل محدد عادةً، وعلى أصحاب المنشآت دفع ضرائب التأمينات الاجتماعية، والرعاية الصحية، وتعويضات العمال.
يتقاضى مقدِّم خدمة مسير الرواتب مقابلًا ماليًا لقاء إدارته كلًا من تلك المهام على نحو مستقل، مما يفرِّغُ وقتًا لصاحب العمل يخصِّصه للتركيز على مسائل أخرى مهمة. فمتى ما أُنشِئَ حسابٌ ما، فكل ما على صاحب العمل أن يزوِّد البرامج التي تتولى مهمة مسير الرواتب بقائمة تضم اسم كل موظف، وساعات العمل الفعلية التي أنجزها، إضافة إلى أي فروقات بين ساعات العمل تلك والساعات التي يدعي الموظف أنه عملها. وبعد معالجة تلك المعلومات، يُنقَل الراتب من نظام إدارة الموارد البشرية مثل منصة HRmatters الى منصة مدد مباشرةً، والتي من خلالها يتم دفع أجور الموظفين عن طريق الربط التكاملي مع البنوك.
إضافة إلى ما سبق بيانُه أعلاه، تقدِّم برامج مسير الرواتب خدماتٍ أخرى على نحو منتظم، فلصاحب العمل أن يفوِّضَ إدارة خدمات التقاعد ومزايا الموظفين أو استحقاقاتهم المالية في شركته إلى برامج كتلك، وبذلك يغدو بوسعك تتبُّعُ وقتِ إجازتك وعطلتك. وللتعامل مع المخاوف ذات الصلة بإدارة الوقت والعمل. وإلى جانب ما ذُكِر آنفًا، تهتم برامج مسير الرواتب بالتوثيق المطلوب للإيداع المباشر لرواتب الموظفين. تسري رسوم مختلفة وفقًا لحجم الحساب والخدمات المقدَّمة. هناك عادةً رَسمٌ يُستوفى على كل شخص، إضافة إلى رسمٍ على كل شيك مكتوب.
كيف تعمل برامج مسير الرواتب؟
رغم أن إرسال الأموال من صاحب العمل إلى الموظف قد يبدو أمرًا بسيطًا، لكنّ هناك عددًا من العوامل الأساسية التي ينبغي أخذها بالحسبان في هذا الشأن، فمن الممكن تقليل الأخطاء وإبقاء شركتك على توافقٍ مع القواعد الضريبية السارية وذلك باستخدام عملية مسير رواتب متّسقة لكل موظف. يمكن تقسيم معظم إجراءات مسير الرواتب بالنسبة للشركات إلى ثماني خطوات أساسية:
-
إعداد الموظفين الجدد لمسير الرواتب:
على المنشآت إعداد الموظفين الجديد وإنشاء قائمة بالذين يجب الدفع لهم منهم في المرحلة الأولى من عملية معالجة مسير الرواتب.
-
تحديد سياسة مسير الرواتب العائدة لك:
على المنشآت -إذا أرادت إنجاز عملية مسير رواتب على نحو منتظم- أن تطوِّرَ سياساتِها في هذه الخطوة وأن تنال موافقة الإدارة. تشمل هذه الإجراءات التنظيمية مواضيعَ مثل التعويض، والإجازة، والحضور، إضافة إلى استحقاقات الموظف أو المزايا التي يحصل عليها.
-
جمع مُدخَلات الموظف:
تعتمد معالجة عملية مسير الرواتب على المُدخَلات الخاصة بالموظف، مثل: الإجراءات الخاصة بشؤون الموظفين، والعنوان، ومعلومات الحساب البنكي، إلخ. تُجمَع هذه المُدخَلاتُ عادة من الموظفين عند انضمامهم إلى فرق العمل ضمن المنشأة.
-
التحقق من مدخلات الموظف:
بمجرد تلقّي المدخلات العائدة للموظف، تحقَّقْ مِن أنَّ المعلومات دقيقة فيما يتعلق بسياسات المنشأة ونموذج القبول، إلخ، واحرص على عدم تضمين موظفين سابقين في المدفوعات الخاصة بالراتب، وعلى التوافق مع معايير المجال الذي تنشط فيه المنشأة
وأخذ جميع الأفراد الموظفين حاليًا بالحسبان.
-
حساب مسير الرواتب:
بحلول هذا الوقت، تكون المُدخًلات الموافَق عليها قد حُمِّلَت على النظام الخاص بمعالجة مسير الرواتب. وبعد إجراء التصحيح لغرض الاقتطاعات المناسبة والضرائب مستَحَقة الدفع، يقدّم ذلك عملياتٍ حسابية للمدفوعات الصافية؛ كما إن استخدام جداول البيانات موجَّهٌ لتلك العمليات الحسابية. ولذلك، تعد مقارنة البيانات وتفحُّصها لغرض الدقة أمرَين يصعب إنجازهما. ولكن، ربما تكون قد خُفِّضَت احتماليةُ وقوع أخطاء مكتبية أو رياضية من جانب الموظفين بفضل استخدام برنامج مسير رواتب آلي.
-
دفع رواتب الموظفين:
على المنشآت أن تضمن أنها تمتلك ما يكفي من المال في حساباتها البنكية إذا أرادت تحويل الرواتب إلى موظفيها. ثم يُرسَل إلى البنك المعني بيانٌ بإشعارٍ مصرفي خاص بالرواتب يُطلب منه بموجبه صرفُ الرواتب. ولكن استخدام إمكانية صرف الرواتب عبر كبسة زر واحدة في أحد برمجيات مسير الرواتب يُغنيكَ عن جميع تلك الإجراءات التي تهدر الوقت.
لماذا لا غنى لشركتك عن خدمة مسير الرواتب؟
تحتاج إلى نظام مطبَّق لإدارة ساعات عمل موظفيك، ولاستيعاب الاقتطاعات من رواتبهم ودفعها لهم، سواء أكان ذلك عبر خدمة قائمة على تقنية سحابية أو يدويًا.
قد تجد شركةٌ صغيرة في طور النمو أن اتِّبَاعَ عملية يدوية في مسير الرواتب يهدر الكثير من الوقت والموارد، إذ إنّ عليك تعقُّب ساعات عملهم ورواتبهم في حال كان لديك العديد منهم. ثم إن عليك البحث في الأنظمة الضريبية الفيدرالية والخاصة بالولايات لضمان أنك تقتطع المبالغ الصحيحة المحددة للضرائب من كل مسير راتب.
على كل حال، ما يزال عليك دفع رواتب موظفيك، ومراقبة مصاريف المنشأة منذ بداية السنة والمبالغ التي تدفعها للموظفين بمناسبة إجازاتهم المدفوعة. يُرجَّح في ذلك الوضع أنك ستتشتت أثناء محاولتك إدارة مسير الرواتب بالتزامن مع قيامك بإدارة شركتك.
تقوم التكنولوجيا الخاصة بمسير الرواتب بأتمتة جميع الخطوات المطلوبة لتنفيذ كشوف الرواتب على نحو صحيح، فتحدد تلك التكنولوجيا تلقائيًا المبلغ الصحيح الذي يجب دفعه لموظفيك في كل فترة دفع، وذلك بالاستناد إلى عدد الساعات التي أمضوها في العمل.
كما تتعقب البرمجياتُ الخاصة بمسير الرواتب رواتبَ موظفيك، ومواعيدَها، وتدفعها لهم على نحو يُعتَمَد عليه، كما يُمكن أخذ الأجور التي تُدفَع مقابل العمل الإضافي بالحسبان في تلك البرمجيات، وحسابُها كذلك.
من أهم المزايا التي تحصِّلها من استخدام برمجية مسير رواتب الخصم التلقائي للضرائب من رواتب الموظفين. كما لن تضطر إلى القلق مستقبلًا من تقديم معلوماتِ رواتب موظفين غير صحيحة أو من دفع ضرائب رواتب كل ربيع.
أما بالنسبة لموظفيك، فتتضمن أنظمة الرواتب منصات إلكترونية حيث يمكن لهم تفحُّص بيانات الدفع الأساسية.
لكن الأمر الأكثر أهمية أن تكنولوجيا مسير الرواتب توفر عليك الكثير من الوقت بحيث يصبح بوسعك التركيز على إدارة شركتك بدلًا من إضاعته في ممارسة عمل إداري.
كلمات ختامية
لا غنى عن نظام مسير رواتب لكل مَن يدير شركة أو برامج تجارية صغيرة. يبسِّطُ نظامُ مسير الرواتب دفعَ رواتب موظفي فريقك على نحو صحيح وخلال الوقت المحدد، وهناك عدد متزايد من المنشآت التي بدأت تعتمد عمليات مسير رواتب آلية أو مؤتمَتة. يمكنك تقليل الأخطاء وتوفير الوقت بفضل برامج مثل HRmatters Payroll مقابل تكلفة معقولة. كما إنّ بوسعك ضبط مسير رواتب تلقائي ضمن برنامج مسير الرواتب الخاص بنا لإنجاز كل عملية دفع شهرية تلقائيًا.
ربما ترغب بصفتك صاحب شركة تجارية في تقليل الوقت المخصص لمسير الرواتب إلى الحد الأدنى. ولكنّ العمل يجب إكماله دائمًا على نحو صحيح. من شأن اختيارك أفضل برنامج لمسير الرواتب في شركتك أن يجعلك مواكِبًا لإنجاز تعويضات موظفيك.
الأسئلة الشائعة
-
ما هي برامج مسير الرواتب؟
شركة أو برامج طرف ثالث تساعد في معالجة مسير الرواتب لدى المنشآت الأخرى، وتُبسِّط عوامل متعددة متعلقة بعمليات دفع سريعة ودقيقة، بما في ذلك:
- حضور الموظفين والوقت الذي عملوا فيه
- تعويض الموظفين
- خصم التأمينات الإجتماعية
- معلومات حول الودائع المباشرة
-
كيف تعمل برامج مسير الرواتب؟
تعمل غالبية برامج مسير الرواتب عبر الإنترنت، وستعرض الجهةُ مُقدِّمةُ خدمة مسير الرواتب كيفية الاستفادة من خدماتها عبر الإنترنت بمجرد أن تبدأ شركتُك العمل معها. تعمل تلك البرامج بوصفها نقطة واحدة للوصول إلى موقع إلكتروني يساعدك في موضوع الوقت الذي أمضاه الموظفون في العمل، وحضورهم، ومعالجة الدفع، والضرائب، وغير ذلك من أمور.
-
ما مزايا برامج مسير الرواتب؟
فيما يلي بعض مزايا العمل مع مقدِّم خدمة مسير رواتب:
- تبسيط معالجة مسير الرواتب الخاص بك
- تمكينك من استخدام وقتك بفعالية أكبر
- مراقبة حضور الموظفين إلى العمل والوقت الذي أمضَوه فيه
- الدفع بسرعة للموظفين
-
ما الفرق بين برامج مسير رواتب وبرمجية مسير رواتب؟
يمكنك بمساعدة برامج مسير رواتب أن تُعَهِّد معالجة مسير الرواتب الخاص بك، أي الاستعانة بمصادر خارجية لإنجازه لك، مما يتيح لك مجالًا ووقتًا لتنفيذ الالتزامات الأخرى لشركتك. أما بالنسبة لبرمجية مسير الرواتب بالمقابل، فإنها تتيح لك مزيدًا من التحكّم والسيطرة على عملية مسير الرواتب الخاصة بك، لكنه يحتاج منك إلى أن تُدخِل مسير الرواتب وتحسبه يدويًا.
-
كم تُكلِّف الخدمات التي تقدّمها برامج مسير الرواتب؟
رغم أن خدمات مسير الرواتب قد تكون مُكلِفة، فإنها تعدّ على نحوٍ منتظم استثمارًا ذكيًا لشركتك. لخدمات مؤسسات مسير الرواتب أسعارٌ مختلفة، وقد تؤثِّر المتغيرات التالية في تكلفة خدمات مسير الرواتب التي تحصل عليها:
- الخدمة التي تريد
- عدد الأشخاص الذين يعملون في شركتك
- العدد السنوي لفترات الدفع
-
ما الذي تفعله برامج مسير الرواتب؟
إنها تُبسِّط إجراءات عملية معالجة مسير الرواتب، وتتجنب العمل غير الضروري والمزدحِم الذي قد ينتج عن عمليات الحساب اليدوية لكشوف الرواتب، كما تخفف تلك الأنظمة التوترَ الذي ينتاب الموظف الذي يتولى مهمة مسير الرواتب في المنشأة التي يعمل لديها. بفضل الخدمات التي تقدمها برامج مسير الرواتب، سيتمكن مُقدِّم الخدمة من حساب الساعات التي عملها كل موظف مع أخذ فترات وجوده خارج الوظيفة بالحسبان.