مسير الرواتب في إدارة الموارد البشرية

تعد إدارة الموارد البشرية وظيفة واضحة المعالم ضمن الشركات، ولكن ماذا عن إدارة المرتبات؟

أول من يتبادر إلى ذهننا عند التفكير في إدارة مرتبات مؤسسة معينةٍ هو المحاسب. لكن ماذا لو أخبرتك أن لقسم الموارد البشرية دور أكبر مما يقدّر قسم الشؤون المالية؟ تقع مسؤولية إدارة المرتبات على عاتق أخصائي مالي وآخر من قسم الموارد الشرية.

باستخدام كشف مرتبات الموارد البشرية، تُبنى هيكلية واسعة لإدارة التعويضات من خلال حساب نفقات الموظفين وأدائهم. لكن إدراج إدارة المرتبات ضمن مهام قسم الموارد البشرية يضع عبئاً هائلاً على أكتافهم المُثقلةِ أصلاً. يحُلّ مسير الرواتب في إدارة الموارد البشرية قسماً كبيراً من هذه المشكلة. وكبقية الأدوات البرمجية، يساعد برنامج مسير الرواتب في تقليل مجهودك وزيادة الكفاءة في آنٍ معاً.

بمساعدة مسير الرواتب في إدارة الموارد البشرية، من الممكن تنفيذ واجباتٍ كثيرةٍ تتطلب عادةً أخصائي تمويل وموارد البشرية. علاوة على ذلك، يقلل مسير الرواتب عبر الإنترنت من ضرورة التدخل البشري إلى حد كبير.

في هذه المدونة معلومات مفصلة عن إدارة المرتبات ضمن الموارد البشرية وفوائدها، والسبب وراء أهمية أنظمة مسير الرواتب للأعمال التجارية، وغيرها من المعلومات المتعلقة بمسير الرواتب.

ما هي إدارة المرتبات في الموارد البشرية؟

تسمح أنظمة إدارة مسير الرواتب لصاحب العمل بتتبع رواتب موظفيه. يتضمن هيكل الرواتب ما يلي: الرواتب والمِنح والخصومات والمدفوعات الصافية للموظفين، كما يدير عملية كتابة فواتير الرواتب. ويمكن لبرنامج مسير الرواتب أتمتة الحسابات المعقدة التي كانت تتم يدوياً من قبل.

تتتبع إدارة الأداء تفاصيل أداء كل موظف. نتيجة لذلك، فهي توفر للشركات صورة مفصلة عن أداء وكفاءات موظفيها، ما يتيح للمديرين وضع خطط تدريبية مدروسة استناداً إلى احتياجات كل موظف وإنجازاته المتوقعة. قد تفيد مراجعات أداء الموظفين كتلك في وضع الخطط وتحسين الإنتاجية عامةً.

بمساعدة نظام مسير الرواتب في الموارد البشرية، تستطيع الشركات تقليل عدد المسؤولين عن مراقبة الحضور والدوام والرواتب وضرائب الدخل يدوياً. فقد تصبح مهام مسير الرواتب رتيبة ومملة مع التكرار، مؤدياً ذلك إلى وقوع الأخطاء. لهذا السبب، فمن الجيد دائماً تبسيط الإجراءات لضمان دقة البيانات المتوفرة. حيث تخدم أنظمة إدارة المرتبات في الموارد البشرية الشركات بتقليل الأخطاء المتعلقة بالرواتب.

لماذا يعتبر مسير الرواتب في إدارة الموارد البشرية أساسياً؟

بما أن الأفراد يعملون في المنشآت لكسب لقمة عيشهم، فلا بد من وجود إجراء يتلقى الموظفون رواتبهم من خلاله، وذلك هو مسير الرواتب. من المرجح استقالة معظم موظفي أي مكان عمل في حال لم يتلقوا مستحقاتهم في الموعد المحدد. ونظراً لعملهم عن قربٍ مع المتقدمين وتحديدهم لأجر ومكافأة وحوافز كل موظف، تعتبر بعض الشركات مسير الرواتب من مهام قسم إدارة الموارد البشرية. حيث تتقاطع مهام القسم مع مسير الرواتب، ويعتمد أحدهما على الآخر في تسيير عمليات الشركة بسلاسة.

ببساطة، موظفو قسم الموارد البشرية هم أول من يستقبل استفسارات المتقدمين الأساسية حول دقة موعد تسليم الراتب، وأنواع الخصومات المطبقة على تعويضاتهم، وما إذا كان الحضور عاملاً يحتسب ضمن أجرهم، ومدى سرعة تصحيح مشاكل الدفع. وبالتالي، قسم الموارد البشرية مسؤول عن إقناع الموظف المحتمل بقبول المنصب، مما يضيف بلا شك جانباً حيوياً وحساساً للقسم. علاوة على ذلك، كثيراً ما يستفسر المتقدمون عن الامتيازات التي تقدمها الشركة للموظفين. والحقيقة هي أن برامج الصحة والسلامة لا تثبت مصداقية الشركة فعلياً؛ بل تسليم المستحقات في الوقت المحدد.

يرتبط مسير الرواتب ارتباطاً وثيقاً بقسم الموارد البشرية، ليس من حيث الراتب وحسب، بل من حيث الزيادات والخصومات والمكافآت والامتيازات والإقالات والاستقالات. ويتشابه أيضاً تعامل إدارة كشوف المرتبات وأنظمة الموارد البشرية مع خصوصية البيانات. وعلى الرغم من أن الذنب ليس ذنبهم بشكل مباشر، يجد متخصصو الموارد البشرية أنفسهم في مواقف محرجة عند تأخر سداد المستحقات.

وقد تسبب أحياناً الأخطاء اليدوية في فواتير المستحقات فوضى عارمة في القسم. نتيجة لذلك، تتجنب الكثير من شركات اليوم إنجاز مسير الرواتب يدوياً، وتلجأ بدلاً عن ذلك إلى برامج إدارة المرتبات الموثوقة. عادة ما تكون تلك البرامج سهلة الاستخدام والفهم، وإحدى أقوى مميزاتها هي الدقة القابلة للتكيف. ويوفر معظمها كذلك سجلاً لتاريخ تعديلات المستحقات، والذي يعتبر جوهرياً لتحري الدقة في سجلات العاملين. كما يمكن لأي شركة إدخال ملاحظات قانونية خاصة بمؤسستها في النظام، مما يساعد في تحضير مسير الرواتب. يحسب البرنامج متغيرات المدفوعات مثل السفر والعمل الإضافي من تلقاء نفسه، ويدخلها أثناء حساب تفاصيل الأجور.

فوائد برامج المرتبات في الموارد البشرية – لمستقبل أفضل!

• إدارة الأداء

تراقب إدارة الأداء معلومات وتفاصيل أداء كل موظف. قد تجدول الإدارة بعدها التدريبات بحسب احتياجات ومتطلبات كل موظف فردياً، من خلال فهمهم الشامل لأداء ومهارات طاقم العمل. يعود هذا النوع من تقييم الأداء الوظيفي بمنافع كبرى على التخطيط وزيادة الإنتاجية.

• الدقة 

يمكن تقليل أخطاء معالجة مسير الرواتب أو حتى التخلص منها نهائياً بمساعدة نظم إدارة الموارد البشرية. لإحصائيات أدق، استخدم إجراءات إدارة مسير الرواتب، فهي تسهل تسوية التضاربات. وستقتصر بيانات المرتبات التي تقدمها على تلك الملائمة والموثوقة فقط، مما يقلل المعرقلات ويزيد الكفاءة.

• سهلة المعالجة

تبسّط البرامج المهام. نظراً لاحتوائها على نظام برمجي، فلا حاجة إلا للقليل من المدخلات لتحصيل البيانات اللازمة لاحتساب الأجور وحصر الضرائب ودفعها للحكومة. كما توفر سجلات مالية تشمل المكافآت والخصومات وصافي الأجر. يجب على صاحب العمل تسجيل هذه المستندات وأرشفتها، لاحتمالية الحاجة إليها كمرجع أو مصدر للتحقق مستقبلاً.

• تحسين العملية وتنقيحها

باستخدام أنظمة مسير الرواتب في الموارد البشرية، يمكن لصاحب العمل تقليل عدد المسؤولين عن الحفظ اليدويّ لسجلات الحضور والأجور وساعات العمل وضرائب الدخل وما إلى ذلك. حيث يؤدي تكرار عمليات مسير الرواتب في كثير من الأحيان إلى الملل وانخفاض دقة العمل. ولهذا، يجب دائماً تحسين العملية وتنقيحها لضمان دقة المعلومات المتوفرة.

• تخفيف ضغط تقارير نهاية العام

يتضمن إنشاء تقارير نهاية العام عدداً كبيراً من المهام الفرعية، من بيانات الميزانية إلى تقارير المدققين وجميعها مسائل مضجرة. لكن بفضل نظام كشف مرتبات الموارد البشرية، أصبح تلخيص السنة المالية وترحيل البيانات والإيداع الضريبي جميعها أبسط وأيسر. أضف إلى ذلك إمكانية تتبع المصاريف وتعديل موازنتك للعام المقبل من خلال التقارير التلقائية.

أسباب حاجة شركتك إلى نظام مسير الرواتب وإدارة الموارد البشرية

يمكن لأنظمة مسير الرواتب والموارد البشرية الرائدة أن تسد فجوات عظيمة، ولكن هل تستحق استثمار شركتك فيها؟ لتحصيل دعم القوى العاملة وتحقيق مكاسب مالية، عليك عرض قضية تجارية مقنعة. بصورة أكثر وضوحاً، عليك عدّ جميع المزايا التي يمكن لعملك التجاري تقديمها لفرق العمل عن بُعد في الواقع الفعلي. فيما يلي بعض الأسباب وراء ضرورة بدء استخدام الشركات لحاسبات مرتبات الموارد البشرية فورياً.

• حماية معززة للبيانات:

يعد دعم أمن البيانات من أكثر المبررات إلحاحاً لشراء برامج مسير الرواتب. تتمتع معظم الأنظمة بعدد من إجراءات الحماية الأمنية المختلفة لمنع الاختراقات – مثل مصادقة المستخدم، وجدار الحماية، والتشفير. نتيجة لذلك، لا داعي للقلق بشأن أوراق كشوف الرواتب المطبوعة أو -في هذا الصدد- وصول معلومات بنك الإيداع المباشر إلى الأيدي الخطأ. لا ضير من سؤالك بائعي البرامج عن بروتوكولات أمن البيانات المتوفرة. يرجى تضمينها في طلب تقديم العرض الخاص ببرنامجك؛ حتى يتمكن البائع من تفصيل إجراءاتهم بخصوص أمن البيانات في عروضهم.

• تحسين إدارة الأداء:

عند العمل في إدارة الموارد البشرية، يترتب عليك إنجاز مسؤوليات عديدة. فيتوجب عليك مثلاً تذكر الوصف الوظيفي لكل منصب بدقة، وبدء تدريب الموظفين، وإجراء التقييمات السنوية، وملاحظة الأنماط في أداء الموظف وسلوكه. وليست تلك إلا البداية في مسألة الموارد البشرية. لكن باستخدام برامج مسير الرواتب والموارد البشرية، يمكنك أتمتة العملية وإدارة أداء الفريق بفعالية أكبر. على سبيل المثال، باستطاعتك معرفة عدد الموظفين الذين عملوا فوق طاقتهم الأسبوعية القصوى، أو كم مرة استفادوا من الإجازة المرضية.

• رفع معنويات الموظفين:

تتمتع معظم حلول كشف مرتبات الموارد البشرية بخصائص تتبع الساعات ولوحات البيانات الشخصية. وبفضل هذا، يتلقى الموظفون ملخصاً شاملاً لمستوى أداء مهامهم اليومية، وتفاصيل الحضور، وحالتهم المالية. بمعنى آخر، يرفع هذا من ولائهم لشركتك وسيطرتهم على العملية. ولأن كل شيء واضح، يمكن لأنظمة الرواتب المناسبة رفع معنويات الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، تساعد أساليب إدارة الدوام اليومية والساعية في تحنّب الإنهاك.

• تبسيط عملية التوظيف:

يمكن لحلول كشف مرتبات الموارد البشرية المناسبة تبسيط عملية التوظيف، ذلك لقيامها بأتمتة الكثير من الإجراءات المتعبة. فعلى سبيل المثال، يمكن للموظف الجديد إدخال معلوماته قبل تسجيل الدخول. ويمكنه كذلك طلب المستندات وتحديث البيانات المالية واستخراج السجلات من أرشيف النظام. يمكن للعملاء أيضاً تحميل وتعبئة نماذج الضرائب أو الامتيازات اللازمة بسهولة وسلاسة.

في الختام

يمكن لأي مؤسسة الاستفادة من برنامج مسير الرواتب، الذي يبسط مهام قسم الموارد البشرية وحساب الرواتب. أضف إلى ذلك أنه يحسن أداء النظام ويقلل احتمالية حدوث الأخطاء عند تفعيله. ومن المهم عند انتقاء أفضل برنامج لإدارة كشف مرتبات الموارد البشرية أن يكون آمناً لأقصى الحدود، ذلك لاحتوائه على بيانات شركتك وموظفيها.

أسئلة شائعة

• هل مسير الرواتب من مهام قسم الموارد البشرية أم الشؤون المالية؟ 

نظراً لتضمنه التعامل مع تعويضات الموظفين، فإنه يقع ضمن اختصاص الموارد البشرية. ومع ذلك، يتطلب مشاركة من الإدارات الأخرى، بما في ذلك المالية والإدارة وموردي المقصف/الوجبات والنقل وما إلى ذلك.

• ما هي مزايا نظام إدارة المرتبات؟

أهم مزايا نظام إدارة مسير الرواتب مذكورةٌ أدناه. –

• أتمتة المهام المتعلقة بالرواتب
• حسابات خالية من الأخطاء
• أداة لتوفير الوقت والمال
•  حماية البيانات بنسبة 100٪

• ما أهم عناصر مسير الرواتب؟

أهم عنصرين في مسير الرواتب هما كما يلي:

• الدقة: يمكن لخطأ واحد التسبب بمجموعة واسعة من الآثار السلبية، من موظف ساخط إلى خسائر كبيرة للشركة، والتي تبلغ في كثير من الأحيان ملايين الروبيات.
• الإلتزام: يجب أن يتبع أي نظام كشف مرتبات القوانين والمراسيم، بما في ذلك أحكام ضرائب الدخل، وصندوق ادخار الموظفين، وغيرها من المسائل. فقد يؤدي عدم الإلتزام إلى تغريم الشركة، غير عدد من المشاكل القانونية الأخرى.

• ما هي أفضل برامج إدارة المرتبات؟

من صفات برنامج إدارة مسير الرواتب الجيد أن يكون ميسور التكلفة وأن يتضمن جميع المكونات الأساسية لحساب الرواتب بدقة. ويجب أن يوفر قابلية برمجة جميع الخصومات وسياسات الإجازات واللوائح الأخرى ضمن حساب الرواتب التلقائي. الأهم من ذلك، على نظام إدارة المرتبات توفير مستوى عالٍ من الأمن المعلوماتي لحماية بيانات موظفيك.