تعد عملية التوظيف بمثابة شريان الحياة لأي منشأة. لذلك، يجب أن يكون لدى المنشآت خطة محكمة لجذب أمهر الموظفين واستبقائهم مع ضمان الاستخدام الأمثل للموارد. إن تصميم خطة مفصلة لدورة التوظيف يساعدك على تعزيز الربحية والبقاء في الصدارة.
لذلك، تعد إجراءات المبيعات، والتوظيف، وإدارة الموارد البشرية ضرورية لكل خطة توظيف ناجحة.
والآن، لنتعرف بالتفصيل على ماهية دورة التوظيف وأهم خطواتها التي تساعدك على تحقيق أهدافك.
ما هي دورة التوظيف؟
تبدأ دورة التوظيف عند إعلان الشركة عن حاجتها لموظف أو أكثر لشغل وظيفة/منصب ما، بينما تكتمل الدورة باختيار الموظف المناسب وتوظيفه بالفعل. تغطي دورة التوظيف جميع المراحل، من اللحظة الأولى التي تقرر فيها أنك بحاجة إلى موظف جديد إلى إجراءات إعداد ودمج الموظفين الجدد.
عندما تكتمل الدورة، نبدأ العملية من جديد. نتيجة لذلك، يمكنك توحيد إجراءات التوظيف الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك، فهو يمكّنك من تحسين إجراءات التوظيف باستمرار لاختيار مرشحين بمعايير أعلى من أي وقت مضى وارتكاب أخطاء أقل.
تتيح لك إجراءات دورة التوظيف فرصة اكتشاف المواهب الاستثنائية، سواء كنت تبحث عن موظفين بدوام جزئي لقسم خدمة العملاء، أو حتى عن الرئيس التنفيذي التالي لشركتك.
خطوات دورة التوظيف
تتضمن دورة التوظيف الكاملة التعامل مع مراحل التوظيف المختلفة وإدارتها. فيما يلي خطوات التوظيف السبع الأساسية لعملية توظيف ناجحة.
-
تحديد حاجة شركتك للتوظيف
يعد تحديد الاحتياجات الداخلية للشركة الخطوة الأولى في عملية التوظيف. قد تشمل هذه الاحتياجات توسيع نطاق الأنشطة التنظيمية، إدارة عبء العمل للفريق بشكل أفضل، أو شغل وظيفة شاغرة. بمعنى آخر، قد تحدد الشركة حاجتها لإنشاء مسمى وظيفي جديد، أو مجرد شغل وظيفة أُخليت مؤخرًا.
-
أنشئ استراتيجية للتوظيف
يجب أن تبدأ المنظمة في إجراءات التوظيف بمجرد تحديد احتياجاتها الداخلية. في البداية، يجب أن تُوضح الشركة سبب إنشائها لأي مسمى وظيفي جديد وكيف يمكن لهذا المنصب أن يخدم أهدافها واستراتيجية أعمالها. في كل مرحلة من مراحل عملية التوظيف، يجب على المنظمات إبلاغ الفرق الداخلية ذات الصلة والموظفين بالمنصب الجديد. يجب على كل المشاركين في عملية التوظيف قبول خطوات وإجراءات العملية ومعرفة الطرق المناسبة للتواصل. تتطلب عملية التوظيف أيضًا التخطيط لكيفية الإعلان عن الوظيفة الجديدة داخليًا وخارجيًا، ومعايير الفحص الأولي للمرشحين، وتحديد الأشخاص المسؤولين عن إجراء المقابلات، وتحديد كيفية إجرائها.
-
أنشئ الوصف الوظيفي للمنصب
يجب على فريق التوظيف إنشاء وصف وظيفي يحتوي على قائمة مرتبة حسب الأولوية للمتطلبات الأساسية للوظيفة، والتفضيلات، والسمات والخبرة المطلوبة. يجب تضمين تفاصيل الراتب والمزايا في الوصف الوظيفي أيضًا.
-
ترويج المنصب
ابدأ البحث من داخل الشركة؛ يمكنك العثور على مرشحين ذوي كفاءة عالية. لذلك، يجب أن تبدأ أولًا بإبلاغ الموظفين الحاليين بالوظيفة. إذا نجحت في إيجاد الشخص المناسب للوظيفة داخليًا، يمكنك عندئذ التوقف عن الإعلان عن الوظيفة. في حال عدم توافر متطلبات الوظيفة داخليًا، يمكنك البحث عن مرشحين من خارج الشركة، وذلك من خلال الموقع الإلكتروني الخاص بالشركة، ومنصات التواصل الاجتماعي، ومواقع نشر الوظائف مثل لينكد إن، ومعارض الوظائف، والمجلات، والفعاليات المتعلقة بالمجال، وإعلانات الصحف المحلية، والتوظيف الشفهي.
-
بدء عملية التصفية واختيار المرشح الأفضل
يجب على فريق التوظيف التواصل مباشرة مع المرشحين المحتملين عبر لينكد إن، ووسائل التواصل الاجتماعي، ومعارض الوظائف. تساعد عملية التوظيف النشط في استقطاب المزيد من المرشحين المحتملين الذين قد يكونون مثاليين للوظيفة الشاغرة على الرغم من عدم بحثهم باستمرار عن عمل جديد.
-
التحقق من طلبات التقدم للوظيفة
تمتلك شركتك على الأرجح- نظامًا مطبقًا بالفعل لقبول الطلبات مثل نظام تتبع المتقدمين (ATS) أو البريد الإلكتروني. يقوم متخصصو الموارد البشرية في كثير من الأحيان بتحليل الطلبات لبدء عملية المراجعة واستبعاد المتقدمين غير المناسبين للوظيفة أو للمنظمة ككل. في بعض الأحيان، قد يفضل فريق التوظيف أو المدير مراجعة جميع المتقدمين. يجب على فريق التوظيف تحليل المتقدمين المتبقين واختيار أسماء محددة لإجراء المقابلات بعد اختيارهم كأفضل الطلبات المؤهلة.
-
حوار/فحص أولي عبر الهاتف
عادةً ما يجري مسؤولو الموارد البشرية فحصًا/حوارًا أوليًا عبر الهاتف قبل إجراء المقابلات على أرض الواقع. يتم تقييم المرشحين عبر المراجعة الهاتفية لمعرفة ما إذا كانوا يستوفون متطلبات الوظيفة ويتناسبون مع ثقافة الشركة وقيمها. تتيح المراجعات الهاتفية لأصحاب العمل تعزيز كفاءة موارد الشركة من خلال تضييق نطاق المرشحين المحتملين.
- المقابلات
بالنسبة لأولئك المرشحين المتبقين، تُجرى مقابلة واحدة أو أكثر لتحديد المرشح النهائي اعتمادًا على حجم لجنة التوظيف والمنظمة. تُجرى المقابلات كالآتي:
- عادة ما تُجرى المقابلات المبدئية وجهًا لوجه وبشكل شخصي بين المرشح ومسؤول التوظيف. غالبًا ما تركز المقابلات المبدئية على الخبرة، والقدرات، والتاريخ الوظيفي، بالإضافة لكون المرشح متاحًا للعمل.
- يجوز للجنة التوظيف تنظيم مقابلات إضافية فردية أو جماعية للمرشحين مع الإدارة، والمديرين التنفيذيين، وأعضاء الشركة الآخرين. يمكن إجراء هذه المقابلات داخل أو خارج الشركة، أو عبر الإنترنت من خلال Zoom أو Google Meets، إلخ. عادةً ما تكون هذه المقابلات الإضافية أكثر تعمقًا؛ على سبيل المثال، يركز كل عضو في فريق التوظيف على موضوع أو جانب مختلف من الوظيفة لتجنب التكرار وضمان مناقشة جميع جوانب الوظيفة بشكل شامل بالإضافة إلى جميع مؤهلات وخبرات المتقدم.
- غالبًا ما تتضمن المقابلات النهائية مناقشة أعمق مع أحد مسؤولي التوظيف السابقين، أو مقابلة مع أحد أفراد القيادة العليا للمنظمة. عادة ما يُدعى عدد محدود نسبيًا من أفضل المرشحين لإجراء المقابلات النهائية.
-
تقييم المرشح
تقدم الشركات للمرشحين اختبارًا قياسيًا واحدًا أو أكثر بعد عملية المقابلة أو أثناءها. تقيم هذه الاختبارات سمات مختلفة، بما في ذلك الشخصية، والتفكير، والذكاء العاطفي، وفهم القراءة، ومهارات حل المشكلات.
-
التحقق من خلفية المرشح
يخضع جميع المرشحين في هذه المرحلة لفحص مدقق لخلفياتهم، من خلال تحقيقات أساسية تفحص الماضي الجنائي للمرشحين، وتتأكد من تاريخهم الوظيفي ومؤهلاتهم، بالإضافة إلى إجراء فحوصات الائتمان. تتحقق بعض الشركات أيضًا من الحسابات الشخصية للمرشحين على فيس بوك وتويتر وغيرها من المنصات لتحديد ما إذا كان المرشح سيمثل واجهة جيدة للشركة. واعتمادًا على الوظيفة، قد يكون اختبار المخدرات مطلوبًا أيضًا.
-
القرار النهائي
يختار فريق التوظيف مرشحًا بعد إجراء فحوص الخلفية والفحوص المرجعية. يجب اختيار مرشح احتياطي في حال رفض المرشح الأول لعرض التوظيف لأي سبب. في حال عدم وجود مرشح احتياطي مناسب، يقرر فريق التوظيف ما إذا كان سيعيد عملية التوظيف من البداية أم لا، كما يجب أن يقرر أيضًا ما إذا كان سيتم تعديل أي من إجراءات عملية التوظيف لاستقطاب مرشحين أفضل.
-
الفحوص المرجعية
يجب تأكيد أي معلومات ذات صلة يقدمها المرشح حول الوظيفة السابقة، مثل الأداء الوظيفي، والخبرة، والمسؤوليات، والسلوك في مكان العمل وما إلى ذلك من خلال الفحوصات المرجعية. يمكن طرح سؤال محدد على مديري المرشح السابقين وهو: “هل تود إعادة توظيف هذا الشخص؟”
-
عرض العمل:
يجب أن تقدم الشركة عرضًا أوليًا في حال العثور على مرشح مناسب. يشمل ذلك العرض الراتب، والمزايا، والإجازات المدفوعة، وتاريخ البدء، وتعويضات نهاية الخدمة المحتملة، وسياسة العمل عن بُعد، ومعدات الشركة المقدمة، وشروط وظروف العمل الأخرى في خطاب العرض. تأتي بعد ذلك مرحلة المفاوضات. لهذا السبب، يجب أن يقرر فريق التوظيف داخليًا الشروط القابلة للتفاوض والأخرى غير القابلة للتفاوض. تعد شروط الراتب، وجدول العمل المرن، والقدرة على العمل من المنزل أمثلة على الشروط التي يمكن التفاوض عليها.
بعد نجاح المفاوضات وقبول المرشح لعرض العمل، يتم تعيينه مباشرة، لتبدأ مرحلة استكمال وتقديم الوثائق المتعلقة بالتوظيف والتي قد تشمل أيًا مما يلي:
- عقد العمل عن طريق منصة قوى
- التسجيل في التأمينات الإجتماعية
- دليل الموظف داخل الشركة
- . إعداد الموظف الجديد
لا تنتهي دورة التوظيف بمجرد تعيين الموظف المناسب، إذ تعد عملية إعداد ودمج الموظف الجديد داخل بيئة الشركة أمرًا شديد الأهمية، والذي يساعد على خلق شراكة مثمرة طويلة الأمد بين الموظف والشركة. تشمل عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد كتابة خطاب ترحيب، واستقباله من قبل الإدارة المناسبة قبل تاريخ بدء العمل، كما يجب تنظيم مساحة العمل الخاصة بالموظف الجديد وتنظيفها وتزويدها بجميع الأدوات المطلوبة. تأكد من تعريف موظفك بتوقعات الشركة ومستوى الأداء المطلوب، بالإضافة إلى جدولة جميع الأنشطة المتعلقة بإعداد الموظف إذا كان التوجيه جزءًا من إجراءات الإعداد.
يمكنك أيضًا تعيين مرشد للموظف الجديد، وذلك لمساعدته على التأقلم مع الدور الجديد داخل الشركة ووضعه على بداية طريق النجاح.
الخلاصة
إن اتباع الخطوات الكاملة لدورة التوظيف يساهم في تحسين التواصل بين فريق التوظيف والمرشحين، مما ينتج عنه تجربة توظيف إيجابية لجميع الأطراف. ضع في اعتبارك احتياجات مؤسستك قبل تطبيق خطوات التوظيف، لأنه بعضها قد يكون غير مناسب لجميع المنظمات.
الأسئلة الأكثر شيوعًا
-
ما هي دورة التوظيف؟
تعرف دورة التوظيف الكاملة أو ما يسمى بالتوظيف الشامل، على أنها إجراءات توظيف يشارك فيها مسؤول التوظيف في كل مرحلة.
-
ما هي خطوات دورة التوظيف الكاملة؟
تتكون عملية التوظيف الكاملة من خطوات رئيسية: التخطيط، وتحديد المصادر، والفحص، والاختيار، والتوظيف، والإعداد.
-
ما هي مزايا دورة التوظيف الكاملة ؟
تشمل مزايا دورة التوظيف الكاملة تعزيز المساءلة، وخلق تجربة إيجابية للمرشحين، وتقليص الوقت المستغرق للتوظيف.
-
ما هي عيوب دورة التوظيف الكاملة؟
قد لا تتناسب دورة التوظيف الكاملة مع جميع نماذج الأعمال، كما تتطلب لتطبيقها خبرة واسعة واحترافية كبيرة.