ما هي جدولة الموظفين؟ كيفية جدولة الفريق بكفاءة

كيف تجدول موظفيك بكفاءة؟ اترك الشرح علينا.

يعد إنشاء جداول عمل مثالية بحيث لا تعاني من زيادة أو نقصان في الموظفين أساسَ جدولة الفريق الفعالة. لكن في الواقع، الأمر أصعب مما يبدو.

فقد يصعُبُ إنشاء جدول زمني يناسب الشركة مع توفر عدة أنواع للمناوبات، بما في ذلك المناوبات الدورية والثابتة وعند الطلب، وأكثر من 500 نمط آخر. علاوة على ذلك، لا شيء يضمن استمرارية فعالية خطتك بعد وضعها، لأنه سيتعين عليك احتساب تغييرات المناوبات المفاجئة وطلبات الإجازة.

في استطلاع أجرته مؤسسة Gallup، وجدت أن 38٪ من العمال الأمريكيين يتشاركون الرأي بأن شركاتهم تعاني نقصاً في عدد الموظفين، ويعتقد 52٪ منهم أن شركاتهم تمتلك العدد المناسب، أما 8٪ منهم فيعتقدون أن شركاتهم تعاني زيادةً في عدد الموظفين.

لكن إليك الخبر الرائع. ستكتشف في هذه المدونة أسرار الجدولة الفعالة إلى جانب بعض الخطوات السهلة لتتبعها في إعداد جدول يناسبك ويناسب موظفيك. فكر في مبادئ الجدولة الفعالة كإطار عمل تتبعه في صنع جدولك الخاص.

ما هي جدولة الموظفين؟

فكر فيها. أنت موظف جديد في شركة، وتسلّمت مشروعاً من غير موعد محدد لإنهائه. يخلق هذا نتيجتين محتملتين:

إما أن تتعجل في المشروع أو تتناسى الوقت. لربما تستغرق بضعة أيام لإنجاز المهمة من غير استعجال، ثم بحلول وقت تسليمه في النهاية، يكون الموعد النهائي قد فاتك بالفعل.

في السيناريو الأول، تخاطر بالعمل الزائد والإصابة بالإرهاق. بصرف النظر، قد يؤدي فرض مهلة تقديرية على نفسك إلى تقديم عمل رديء الجودة.

وعلى العكس في الحالة الثانية، قد يعرض فشلك في تسليم مهام حرجة على الموعد أهداف الشركة للخطر. فالتخطيط ضرورة قصوى. إذن، ما الذي ينطوي عليه التخطيط بالضبط؟ لنستكشف الأمر معاً.

يمكن تعريف جدولة الموظفين على أنها عملية تنسيق جداول دوام الفريق وتحسينها وتعديلها لضمان إنجاز مشاريع وأهداف العمل في

الوقت المحدد. إلا أن مجال الجدولة أوسع من هذا المصطلح. فيما يلي بعض مفاهيم جدولة الموظفين في بيئة العمل المعاصرة.

• التقسيم الفعال للمشاريع بحسب المواعيد النهائية وتكاليف العمالة وشروط التوافق وغيرها من القيود
• إدارة الطلبات وتنسيق الإجازات
• تنسيق الجداول لتكون أكثر إنتاجية للعمال، ضمن عوامل أخرى.

علاوة على ذلك، تعتمد جدولة المناوبات بالتفصيل على نوع المنظمة؛ فقد تتطلب الشركات الصغيرة ذات المشاريع الأقل جدول مواعيدٍ واحداً، بينما قد تتطلب الشركات الأكبر تقاويم فردية للمساعدة في تنسيق المهام بين عدد من الفرق المختلفة.

حسناً، بعد فهمنا لحيثيات الموضوع، دعونا نشرح السبب وراء ضرورة أخذ الشركات لجدولة الموظفين على محمل الجد.

جدولة الموظفين: إحدى أساسيات بيئة العمل الحديثة

• تعزز جدولة الموظفين كفاءة العمليات:

يتمثل سر ازدهار شركة ما في سلاسة وموثوقية ووضوح خطة عملها. وعادة ما يوكل الأمر لمديري المنشآت ممن هم في موقعك لوضع خطة تحيط بساعات العمل والمواعيد النهائية وما إلى ذلك. لحسن الحظ، يمكنك الاستعانة بجدولة الموظفين لإنشاء خطة عمل تتوافق مع أهداف الشركة وتتضمّن كلاً من احتياجات التوظيف، وتنظيم الاجتماعات، ومراقبة المواعيد النهائية، وتوزيع الواجبات. 

• تساعد في تنسيق رواتب ودوام الموظفين:

على الموظفين الحضور والحفاظ على إنتاجيتهم طيلة ساعات العمل لتحقيق أهداف المشروع والالتزام بالمواعيد النهائية. مع ذلك، فمن مهام المدير أيضاً تحديد المقصرين بواجباتهم بشكل متكرر والتعامل معهم على الفور. للأخذ بالعلم، فإن جدولة الموظفين ضرورية لإنجاز جميع الأنشطة المذكورة.

• تسهل جدولة الموظفين إدارة المناوبات بكفاءة:

إذا كانت شركتك تقدم خدمات على مدار الساعة، فهنالك غالباً نظام مناوبة قائم. في هذه الحالة، عليك ضمان عدم إرهاق موظفيك أو السماح لهم بالحضور إلى مكان العمل دون سابق إنذار، مما قد يعطل سير العمل. لحسن الحظ، قد تساعدك جدولة الموظفين الفعالة في منع حصول ذلك.

باستخدام الجدولة، وزع المناوبات على الموظفين مراعياً نوباتهم السابقة وتاريخ عملهم وقدراتهم. يحفظ هذا التناغم بين أفراد الفريق ويقلل بشكل كبير من التضاربات في مناوباتهم.

• تسهل إدارة العمل الإضافي:

قد يصعُب عليك أحياناً تجنب تعيين مناوبات عمل إضافية. لكن بصفتك مدير المنشأة، فعليك الانتباه إلى أن هذه التعيينات لا تنفع على المدى الطويل.

نظراً لأن المناوبات كهذه تؤثر سلباً على إنتاجية الموظفين (وجدت إحدى الدراسات أن زيادة 10٪ من العمل الإضافي قللت من إنتاجية الموظفين بنسبة 2.4٪). نتيجة لذلك، أصبح تتبع ساعات العمل وجدولة الموظفين الفعالة أمرين بالغي الأهمية.

• تساعد جدولة الموظفين في مراقبة الإجازات:

سيأخذ العمال إجازة من حين لآخر. كمدير للمنشأة، تتمثل مهمتك بالتأكد أن تلك الإجازات لا تؤثر على الأعمال. عليك الاعتماد على جدولة الموظفين عند الموافقة على الإجازات أو تعديل جداول العمل لتتناسب معها. في كلتا الحالتين، ستعدّ إجراءات تضمن إعطاء موافقات إجازة منصفة وتعيينات أعمال تحقق الاكتفاء، وقد تفيدك جدولة الموظفين في هذا الخصوص.

كيفية جدولة الموظفين بكفاءة

والآن بعدما توضح مدى أهمية مراعاة متطلبات العمل والموظفين عند إنشاء جدول زمني، دعنا نستكشف معاً خطوات بسيطة لجدولة الموظفين بكفاءة (مع أمثلة).

• حدد أهداف فريقك:

ينطوي هذا على خطوتين:

• قسم كل وظيفة إلى المهام الفردية التي يجب إنهاؤها في مهلة زمنية محددة. اعتماداً على مجال عملك، يمكن قياس “كمية العمل” بعدة طرق.                                                                  
• ضع قائمة بالواجبات لكل دور وظيفي. مجدداً، ستختلف هذه الواجبات بناءً على مجال عملك الخاص.

• حدد أكثر أوقات العمل ازدحاماً:

حان الوقت لتقييم أعباء العمل الحالية، بما في ذلك مدى انشغالك في أيام معينة أو ساعات معينة من اليوم. سيمكنك هذا من توفير عدد موظفين يتناسب مع ساعات العمل المختلفة. أفضل استراتيجية لإنشاء جداول زمنية أكثر تكيفاً هي الاستفادة من بيانات الشركة كإحصاءات العمالة والمبيعات.

• توقع مستويات النشاط المستقبلية:

استنبط مستويات النشاط المستقبلية عبر مستويات النشاط الحالية. تأمل دورات المبيعات اليومية، والأسبوعية، والشهرية والسنوية. على سبيل المثال، إن ظهر نمط متكرر في بياناتك يفيد بوجود ساعات أو مواسم معينة من العام أكثر ازدحاماً، فقد تتوقع بدرجة معينة من اليقين استمرار هذا النمط وتخطط وفقاً لهذه المعلومة.

• ضع احتياجات موظفيك في الاعتبار:

المرحلة التالية هي تحقيق التوازن بين مطالب الموظفين وضرورة وجود جدول زمني مثالي. لذا، عليك التأكد مما يلي:

• إذا تغير جدولك الزمني، فأبلغ موظفيك مسبقاً
• نسق الورديات المناسبة مع الفريق المناسب
• خصص لكل موظف عدداً معقولاً من الورديات
• وضح الأدوار لمنع الالتباس

• اختر آلية لجدولة المناوبات:

حان الوقت الآن لتخطط التقويم. أمامك ثلاث خيارات لإنشاء جدولك الزمني: إما القلم والورقة، أو جداول بيانات غوغل/إكسل، أو برنامج جدولة الموظفين. وازن بين مزايا وعيوب كل نهج لتقرر الوسيلة الأنسب لشركتك.

قد يساعدك استخدام برنامج جدولة الموظفين في توفير الوقت والمال عند تصميم الجداول وإدارتها على المدى الطويل.

• المناسبات وغيرها من العناصر التي تؤثر على الجدول الزمني:

بمجرد ما أصبح الجدول الزمني المفصل في حوزتك، تفحصه جيداً قبل اعتماده بشكل نهائي. تحقق من التفاصيل التالية مرتين:

توافقه مع الفريق: تأكد من عدم الحاجة لأي تعديلات عبر التحقق من توافر الوقت لدى موظفيك.

قواعد الالتزام المحلية: لكل ولاية أو دولة قوانين عمل محلية مختلفة. تأكد من توافق جدولك الزمني مع القانون وخلوه من الانتهاكات لتجنب دفع غرامات ضخمة.

تكلفة العمالة: قارن ساعاتك المجدولة مع ميزانية العمالة المخصص للتأكد من عدم تجاوزها والتأثير سلباً على هامش الربح.

إضافة لذلك، من المفيد أن تكون مطلعاً على البيئة التي تحتضن شركتك. لذا تحقق من جداول الفريق، أو في حال كنت قريباً من ملعب أو وجهة محلية أخرى، تجهز لاستغلال أحداث المنطقة التي قد تتطلب أعداد كبيرة من الموظفين.

• حرر الجدول للموظفين:

أرسل الجدول النهائي لموظفيك فور انتهائك من إعداده حتى يكونوا على علمٍ بساعات عملهم، والمتوقع منهم، وكيف تتم محاسبتهم. تذكر عقد اجتماعات متكررة لمناقشة إمكانية تعديل الجدول.

بالإضافة إلى ذلك، انشر الجدول على المنصة إذا كنت تستخدم برنامج الجدولة، بحيث يتلقى الموظفون على الفور إشعارات بالجدول الجديد وأي تحديثات أخرى على أجهزتهم المحمولة.

• أنشئ طريقة للتواصل بين الفريق:

في حال لم تفعل ذلك بعد، فأنشئ قناة خاصة بفريقك لمناقشة المسائل المتعلقة بالعمل. يوفر HRmatters تسهيلات مثل تمكين الموظفين من التواصل مع مديريهم لتغيير المناوبات، أو عرضها لمن يرغب في قبولها. يعود الفضل بتوفر هذه التجربة السلسة إلى دمج جدولة الفريق مع طرق لتواصل.

• راجع الجدول الزمني وسير العمل بانتظام:

لا ينتهي عملك بانتهاء إعدادك للجدول الزمني. إنما عليك تقييمه وإجراءات الجدولة بانتظام لاكتشاف المشكلات وإصلاحها. لا يوجد جدول زمني مثالي، والجدولة مهارةٌ تتطلب التدريب لإتقانها. ولكن يمكنك السعي والاقتراب من المثالية بتوظيف الأدوات والتقنيات الصحيحة والاستعانة بمصادر ممتازة وبيانات موثوقة.

كيفية استخدام HRmatters لجدولة الموظفين

لم تكن جدولة فريق العمل يوماً بهذه البساطة والسرعة والكفاءة. تخطى كل التعقيدات وارفع من كفاءة أعمالك التجارية. فيما يلي كيفية إنشاء جداول الفريق باستخدام HRmatters.

• سجل الدخول إلى لوحة إدارة HRmatters وعدل ملف شركتك:

عليك أولاً إضافة عملك وتغيير ملف تعريف الشركة قبل البدء في استخدام لوحة الإدارة. إلى جانب الاسم والموقع، سيتضمن هذا أيضاً تفاصيل تخص سياسات العمل الإضافي وقوانين العمل المحلية. ستضيف أيضاً الوظائف مثل المدير والمدير تنفيذي والمطور ومصمم الجرافيك وأقسام ضمان الجودة والموارد البشرية.

• أضف أعضاء فريقك:

بعد إعداد عملك، يمكنك البدء في إضافة الموظفين. كل ما عليك فعله هو كتابة الاسم والبريد الإلكتروني، وسيتم إرسال دعوة إلى تطبيق هاتف الموظف. ستكون على علمٍ دائم بإمكانية عمل أحدهم عبر معرفة تفاصيل الاتصال الخاصة به ومدى توفره وفترات راحته. يمكن إضافة الموظفين في أي وقت وبدون رسوم إضافية.

• أنشئ مناوبة ووزّع الفريق:

بمجرد اكتمال تنظيم الفريق، يمكنك بسهولة البدء في إنشاء الجداول. يمكنك إضافة ورديات، وتحديد أوقات البدء والانتهاء، وتعيين الموظفين المناسبين للجدول الزمني. يراعي نظام HRmatters سهل الاستخدام توافر الموظفين، والإجازات، والامتثال لقوانين العمالة المحلية، مما يجعل جدولة الموظفين أمراً يسيراً. بإمكانك إنشاء قوالب لجداولك بحيث يسهُل عليك تكرارها وتعديلها بسرعة.

أبلغ فريقك:
من السهل مشاركة الجدول بمجرد ما أن عينت الورديات وكنت جاهزاً للتنفيذ. قرر ما إذا كنت ترغب في إبلاغ الموظفين. وننصح بفعل ذلك، حيث سيتم إرسال الجدول الكامل مباشرة إلى التطبيق الموجود على هواتفهم، مما يسمح للموظفين بتصفح وردياتهم القادمة.

في الختام

يمكن لجدولة الموظفين الفعالة أن تكون عملية صعبة لا تنتهي أبداً. حيث يتوجب عليك اختيار أنواع الورديات المناسبة لشركتك، والنظر بطلبات الإجازة، وحتى التعديل بما يتناسب مع تغييرات المناوبات المفاجئة.

لحسن الحظ، طالما أنك تفكر في المطالب الفردية والتجارية وتلتزم بخطوات الجدولة الفعالة هذه، يمكن القول أن المهمة ليست بتلك الصعوبة.

بعد تنفيذ الخطوات المذكورة، إن بقيت الجدولة عملية تستغرق وقتاً طويلاً أو لا زال إنشاء وحفظ ونشر الجداول يهدر الوقت، فمن الضروري تعديل أسلوبك الحالي أو البحث عن نهج جدولة بديل.

أحد هذه الأساليب البديلة هو HRmatters. ستساعدك أداة جدولة الموظفين التي أنشئت خصيصاً للموارد البشرية على جدولة الموظفين في وقت أقل بنسبة 80٪ وتوفر لك ما يصل إلى 3٪ من نفقات العمالة.

قد يصعُب إنشاء جداول مناوبات الموظفين وإدارتها، لكن إذا اتبعت هذا الدليل واستخدمت الأدوات المناسبة، فقد تصبح من المهمات البسيطة.

ما المزايا التي توفرها جداول الموظفين؟ 1.  

• التغطية الوافية للورديات
• التقليل من العمل الإضافي العشوائي
• زيادة إنتاجية وصحة الموظفين وسلامتهم
• سهولة إنشاء الجداول الزمنية متعددة المناوبات والمواقع.

هل من المفترض نشر جداول الموظفين عبر الإنترنت؟ 2. 

نعم. تأكد من قدرة وصول كل الموظفين إلى الجدول عبر أجهزتهم المحمولة. وفور طلب عامل لإجازة، يجب إعلام العمال المؤهلين بأن مناوبته متاحة.

كيف أفرض الالتزام بجدول الموظفين؟ 3. 

الجواب هو HRmatters، حيث توفر للشركات أفضل أدوات الجدولة التي يثق بها العديد من أعضاء الفريق. مقارنة بجداول البيانات الرقمية أو القلم والورقة، فبرامج الجدولة هي دائماً الحل الأمثل.

لمَ تعدّ جدولة الموظفين الفعالة أمراً بالغ الأهمية؟ 4. 

الفريق الفعال هو نتاج الجدولة الفعالة. بضمان أن تقويمك يأخذ قدرات فريقك وامتثالهم واحتياجات الشركة في عين الاعتبار، تضمن أن فريقك يقدم أفضل أداء ممكن.