تعد عملية إعداد ودمج للموظفين الجدد عاملًا رئيسيا في تحديد أسلوب عمل الموظف في شركتك. وعلى الرغم من أهمية الأمر، تغفل الكثير من الشركات عن كثير من جوانبه، لتركز فقط على الجانب المهني البحت بدلاً من خلق تجربة شاملة لا تُنسى – والتي من شأنها أن تربط الموظف عاطفيًا بالشركة وترسخ ثقته وولاءه.
ووفقًا لاستطلاع Jobvite، يُضطر 30٪ من الموظفين الجدد إلى ترك وظائفهم في غضون التسعين يومًا الأولى من التعيين، وذلك لأن بيئة العمل وثقافة الشركة لم تلبي توقعاتهم. توجهنا هذه النتائج إلى ضرورة أخذ عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد بشكل أكثر جدية وخاصة عند محاولة جذب المواهب.
نقدم إليك أفكارًا متميزة طُورت بناء على بحث ودراسة متعمقة بهدف مساعدتك خلال تلك العملية. لكن أولاً، لنتعرف سويًا على الفوائد العديدة التي ستعم شركتك في حال اهتمامك بخلق تجربة ناجحة لدمج وإعداد الموظفين الجدد.
الفوائد الناتجة عن خلق تجربة ناجحة لدمج وإعداد مميزة للموظفين الجدد.
ليك خمسًا من فوائد دمج وإعداد الموظفين من خلال تجربة ناجحة:
-
قابلية أعلى لاستبقاء المواهب:
أظهرت الأبحاث زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 82٪ بالنسبة للمؤسسات ذات الإجراءات القوية فيما يتعلق بإعداد ودمج الموظفين الجدد. تشير هذه النتيجة إلى أن الاهتمام المبكر بتعريف الموظفين بثقافة الشركة ومحاولة دمجهم داخل بيئة عمل تتميز بالدفء والألفة يزيد من احتمالية اكتساب الموظفين الجدد إحساسًا بالولاء لشركتك.
-
تعزيز صورة عملية التوظيف بالشركة
تجعل تجارب الإعداد السلبية الموظفين أقل ميلًا لتأييد شركاتهم أو الإشادة بها. على الجانب الآخر، سيكون لدى الموظفين الجدد انطباع إيجابي عن منظمتهم في حال خوضهم لتجربة إعداد متميزة. يميل هؤلاء الموظفين إلى إعطاء شركاتهم تقييمات إيجابية على مواقع مثل Glassdoor.
-
تحقيق نتائج أفضل:
يحتاج الموظفون الجدد إلى بعض الوقت للتكيف، قبل أن يبدأوا في تحقيق النتائج المرجوة. تساعد عملية الإعداد والدمج الناجحة في تسريع هذه العملية من خلال مساعدتهم على التكيف بسرعة مع محيطهم، والتعرف على الشركة، وزملاء العمل، والمهام الوظيفية، وتقليل الوقت المستغرق لبدء الإنتاجية.
-
دعم ثقافة المؤسسة
تساهم عملية إعداد ودمج الموظفين بمستوى عالٍ من التنظيم في تأقلم الموظفين الجدد مع ثقافة الشركة بشكل أسرع، وذلك من خلال تعزيز الشركة لشعور الموظفين بالمزيد من التوافق الثقافي من خلال التأكيد على قيمها ورسالتها الأساسية في مرحلة مبكرة.
-
زيادة نسبة رضا الموظفين
من الممكن زيادة إشراك الموظفين الجدد بشكل كبير من خلال تنفيذ برنامج إعداد تفاعلي منظم جيدًا؛ وذلك نتيجة لتوطيد العلاقة بين الموظف والشركة وربطه عاطفيًا بها. يؤدي ذلك في النهاية إلى جعل هؤلاء الموظفين أكثر تفانيًا في تحقيق أهداف الشركة.
الآن، وبعد أن تعرفنا على الفوائد الناتجة عن خلق تجربة دمج وإعداد ناجحة، إليك بعض النصائح التي من شأنها أن تبهر موظفيك الجدد.
نصائح لخلق أفضل تجربة لدمج وإعداد الموظفين الجدد
يُضطر بعض العاملين في كثير من المؤسسات إلى التخلي عن وظائفهم لأسباب مختلفة، بما في ذلك عدم الرضا عن نظام إدارة المؤسسة، والأجور المنخفضة، ونقص فرص الترقي المهني، والعوائد الضعيفة، وغيرها. ومع ذلك، يمكن حل العديد من تلك المشكلات المحتملة من خلال دعم نجاح أعضاء الفريق المعينين حديثًا. فيما يلي، نستعرض الممارسات المُوصى بها لخلق أفضل تجربة دمج وإعداد للموظفين الجدد والتي من شأنها زيادة الإنتاجية وتعزيز الاستبقاء.
-
ما قبل اليوم الأول
يشير متخصصو الموارد البشرية إلى أهمية بدء إجراءات دمج وإعداد الموظفين الجدد قبل اليوم الأول من التوظيف. يعزز ذلك الشعور بالتقدير لدى الفرد المرشح للعمل في حال حرصت الشركة على إشراكه قبل أن يبدأ العمل.
تعد شركة واربي باركر مثالاً حيًا على تلك الشركات التي تحرص على دمج وإشراك الموظفين الجدد حتى قبل يومهم الأول؛ إذ يتلقى الموظفون الجدد باقة ترحيب رقمية من الشركة بمجرد تعيينهم. تحتوي هذه الباقة على دليل الموظف ومعلومات أساسية عن العمل وما يمكن توقعه في اليوم الأول، والأسبوع الأول، والشهر الأول من العمل.
يمكن لأصحاب العمل تبني استراتيجية واربي باركر لمساعدة الموظفين الجدد في التعود على مكان العمل قبل الانضمام. يمكنك إرسال روابط لمقاطع فيديو تعريفية عن الشركة، أو تعريفهم أكثر بفريقك، أو إهدائهم كتبًا تدعم المثل العليا للشركة.
-
اجعل يومهم الأول مميزًا
قد يشعر الموظفون بالقلق في أول يوم عمل، ولكن في حال كان يومهم الأول مميزًا اليوم الأول سيؤدي ذلك إلى تكيفهم بشكل أسرع مما يعزز من إنتاجيتهم بشكل فوري.
قد تقوم الشركات أيضًا بتخصيص موظف للتعيينات الجديدة. عندما تتاح للموظفين الجدد هذه الميزة، سيكون من الأسهل عليهم التكيف مع مكان عملهم الجديد حيث سيكون لديهم صديق يمكنه تعريفهم بثقافة الشركة ومساعدتهم على تكوين صداقات. بالإضافة إلى ذلك، يساعدهم هذا الشخص في التواصل مع الشركة في حال وجود أي استفسارات أو مشكلات.
-
عين مرشدًا
تعد الأيام التسعين الأولى حاسمة فيما يتعلق بمستقبل الموظف واندماجه وتكيفه داخل الشركة. قد يجاوه الموظفون الجدد صعوبة في فهم الدور المطلوب منهم بالضبط أو فهم أهمية هذا الدور في تحقيق أهداف الشركة. سيكون من المفيد أن تعين مرشدًا للموظفين الجدد أثناء عملية الإعداد لتسريع إدماجهم في ثقافة شركتك.
تتمثل المسؤولية الأساسية للمرشدين في شرح ما تتوقعه الشركة من كل موظف، بالإضافة إلى مساعدة الموظفين الجدد على اجتياز الأشهر القليلة الأولى بنجاح، وتشجيعهم على تحقيق أقصى إمكاناتهم من خلال تدريبهم ودعمهم.
-
نظم لقاءً ترحيبيًا
يمكنك ببساطة أن تبهر موظفيك الجدد من خلال تنظيم حفل ترحيبي، والذي يعد فرصة رائعة لتوضيح المزيد حول الشركة و تاريخها والتعرف على زملائهم في العمل وغيرهم من الموظفين الجدد في هذا اللقاء.
يمكن للشركات الاستفادة من استراتيجية Microsoftفيما يتعلق بهذا الصدد. ففي كل أسبوع، تنظم ميكروسوفت لقاء ترحيبيًا يوجه خلاله الرئيس التنفيذي خطابًا مسجلًا للموظفين الجدد. يتم إطلاع الموظفين على أهداف الشركة ورؤاها. بالإضافة إلى ذلك، يتم إبلاغ العمال الجدد بمزايا العمل المقدمة لهم، بما في ذلك خيارات الأسهم، والتأمين الصحي، والإجازات المدفوعة.
-
وظف التكنولوجيا لصالحك
قد تصبح عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد مرهقة لفريق الموارد البشرية والموظفين الجدد إذا استُخدِمت الأساليب والنُهج اليدوية، كما أنها تعرض كلا الطرفين لخطر الوقوع في الأخطاء التي قد يكون لها آثار ضارة طويلة المدى. يجب على الشركات تطبيق نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) لتطبيق إجراءات إعداد ودمج جيدة التنظيم للموظفين الجدد بهدف تفادي هذه المشكلة.
تعمل إجراءات إعداد ودمج الموظفين الجدد من خلال نظام معلومات الموارد البشرية على تحسين بيئة العمل. إنها تمكّن متخصصي الموارد البشرية من تخصيص عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد، وإعداد قوائم المراجعة لمتابعة أعضاء الفريق المسؤولين، وتتبع الأعمال غير المكتملة. يتمتع الموظفون الجدد الآن بحرية إرسال المستندات، أو تحديث المعلومات الشخصية، أو استعراض الموارد في الوقت الذي يناسبهم من خلال استخدام نظام معلومات الموارد البشرية.
-
أًعِدَّ الأنظمة المناسبة
تعتمد نصائح إعداد ودمج الموظفين الجدد بشكل كامل على أطر العمل الخاصة بشركتك. ما نوع النظام الذي قمت بتطبيقه؟ هل يساعد ذلك النظام في تعريف الموظفين الجدد على زملائهم في العمل، ومبادئ المنظمة، وثقافتها؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فعليك البدء من هنا.
ففي حال إغفالك عن مساعدة الموظفين في فهم أهداف الشركة وثقافتها، فلن يكون أي منهم قادرًا على المساهمة في تعزيز تلك الثقافة أو تحقيق تلك الأهداف.
-
احرص على تعريفهم بأهمية أدوارهم وتأثيرهم الكبير على الشركة
تذكر دائمًا أن عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد تتضمن تعريفهم بثقافة الشركة. إذا كنت تريد تعزيز شعورهم بالراحة داخل الشركة، فتأكد من التواصل معهم عاطفياً أثناء عملية الإعداد والدمج.
يمكنك تطبيق ذلك من خلال تقديم أمثلة على أرض الواقع لمختلف الموظفين داخل الشركة ممن ساهموا في نجاحها وتركوا بصمة مؤثرة. تضمن هذه الاستراتيجية تعزيز حماس الموظفين الجدد لبذل المزيد.
-
شجع الموظفين الجدد على مشاركة تعليقاتهم وملاحظاتهم الخاصة
وفقًا لاستطلاع حديث، يفقد 38٪ من الموظفين شغفه للعمل في حال تجاهل الرئيس/الإدارة لأفكارهم وعدم إشراكهم في المسائل التي قد تخصهم بشكل ما. تتمثل إحدى فوائد الاهتمام بموظفيك في وجود قوة عاملة متحمسة وملتزمة.
تفتح عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد بابًا قد يفيد مؤسستك بالكامل: إنه المنظور الجديد. لا تتردد في إجراء استطلاع -مع إخفاء الهوية- لمعرفة ما يعجب وما لا يعجب أعضاء الفريق الجدد في عملهم الحالي.
من الأفضل لك وضع اقتراحاتهم موضع التطبيق، إذ سيترتب على ذلك شعور الموظفين الجدد بالتقدير، وتحسين مواطن الضعف لدى شركتك. إنها ميزة تخدم الأمر كلا الطرفين.
-
جهز اللوازم الورقية
لسبب ما عادةً ما ترتبط عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد بعدد كبير من الأعمال الورقية. نماذج I-9، وكتيبات الموظفين، والنماذج المالية، وعقود عدم الإفصاح ليست سوى أمثلة قليلة. تدعي العديد من شركات الموارد البشرية أن الأعمال الإدارية المتعلقة بإعداد ودمج الموظفين الجدد تتم وجهًا لوجه في منطقة العمل أو في غرفة الاجتماعات. ولكن في حال طلبت جميع الأوراق واللوازم دفعة واحدة، ربما يشعر الموظف الجديد بالارتباك أو الانزعاج نتيجة لهذا الكم من الطلبات في وقت واحد.
قم بتعريف الموظفين الجدد باللوازم الورقية وامنحهم فرصة لاستكمالها بشكل مستقل. وخلال برنامج إعداد ودمج الموظفين الجدد، يمكنك نشر جميع الأعمال الورقية الأساسية عبر الإنترنت وتحديد التواريخ النهائية لاستكمالها.
-
ساعد الموظفين في معرفة وتحديد مسؤولياتهم
احرص على شرح توقعات الشركة للموظف وتأكد من فهمه لدوره ومسؤولياته بشكل واضح.
يمكنك جدولة اجتماعات للجلوس مع الموظفين وترسيخ تلك التوقعات في وقت مبكر. بالإضافة إلى ذلك، قد تطلب من موظفيك وصف أدوارهم للتأكد من فهمهم لها بالشكل الصحيح. بهذه الطريقة، يشعر الموظفون أنهم يمتلكون زمام الأمور بشكل جيد.
كلمات أخيرة
إذا كنت تريد بلوغ رضا الموظفين وتعزيز إنتاجيتهم سريعًا، فإن إجراءات إعداد ودمج الموظفين الجدد مثل تلك التي ناقشناها أعلاه تعد ضرورية. يمكن لتلك الإجراءات أن تسهل انضمامهم إلى العمل مع زيادة معدلات الاستبقاء وتقوية مركزك المالي.
أسئلة شائعة
-
ما هي بالضبط إجراءات إعداد ودمج الموظفين الجدد؟
تعد إجراءات إعداد ودمج الموظفين الجدد أكثر من مجرد تسليم حزمة مستندات للموظف الجديد للتوقيع عليها في اليوم الأول؛ يتعلق الأمر بالنظرة المستقبلية للأمور ومراعاة الموظف الجديد.
تغطي إجراءات إعداد ودمج الموظفين الجدد جميع جوانب الانتقال إلى وظيفة جديدة. يُعد اليوم الأول من العمل إحدى العلامات الدالة على مدى نجاح عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد.
- ما هي الخطوات التي تشتمل عليها إجراءات إعداد ودمج الموظفين الجدد؟
- إعداد الموظف الجديد قبل اليوم الأول
- توعية الموظفين الجدد بأي أدوات يتم استخدامها
- تعريف شامل بالمؤسسة
- التفاعل مع الفريق أثناء الاجتماع
- تقييم عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد من قبل الموظف الجديد
- ما سبب أهمية إجراءات إعداد ودمج الموظفين الجدد؟
يمكن أن تساعدك الإجراءات المثلى لإعداد ودمج الموظفين الجدد في عملك بعدة طرق. يشمل ذلك خلق بيئة عمل قوية، وزيادة الإنتاجية، وزيادة معدل استبقاء الموظفين.
-
كيف يمكن إعداد ودمج الموظفين الجدد عن بعد؟
قد تبدو عملية إعداد ودمج الموظفين الجدد عن بُعد مختلفة بعض الشيء. شجعهم على التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين عبر الدردشة، أو مكالمات الفيديو، أو البريد الإلكتروني. استخدم لقطات الشاشة أو مشاركة الشاشة للتدريب، واجعل الوصول إلى المستندات الأساسية أمرًا سهلاً وتحقق من ذلك بشكل منتظم. حدد موعدًا مبكرًا للقاء وجهاً لوجه إذا أمكن.